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Personalkosten-Rechner: Was kostet ein Mitarbeiter wirklich?

Bruttogehalt ist nicht gleich Vollkosten — dieser Rechner zeigt die echten Arbeitgeber-Jahreskosten inklusive Sozialversicherung, Berufsgenossenschaft, Umlagen, Equipment und Weiterbildung. Plus: Kosten pro produktivem Arbeitstag.

Wer als KMU-Chef nur das Bruttogehalt in seiner Kalkulation hat, unterschätzt die Personalkosten um 20 bis 30 Prozent. Ein Mitarbeiter mit 3.000 € Brutto-Monatslohn kostet das Unternehmen am Ende des Jahres nicht 36.000 €, sondern eher 44.000 bis 46.000 €. Dazwischen liegt der gesamte Arbeitgeber-Anteil zur Sozialversicherung, die Berufsgenossenschaftsabgabe, die Umlagen U1/U2/U3, Arbeitskleidung, Hardware und Schulungen.

Dieser Rechner adressiert genau die Position, die in den meisten Kalkulationen fehlt: die Gesamtkosten pro produktivem Arbeitstag. Denn ein Vollzeit-Mitarbeiter arbeitet keine 365 Tage und auch keine 261 Werktage — er arbeitet nach Abzug von Wochenenden, Urlaub, Krankheit und Feiertagen rund 216 bis 220 Tage. Wer seinen Stundensatz auf Basis von 261 Tagen kalkuliert, lässt Geld liegen.

Der Rechner unterscheidet zwischen Vollzeit, Teilzeit (30h/20h), Minijob, Midijob und Werkstudenten. Für Minijobs gelten andere Pauschalsätze (rund 32 % AG-Pauschale), für Werkstudenten entfallen KV/PV/ALV (nur RV-Pflicht). Die Berufsgenossenschaftsabgabe richtet sich nach deiner Branche und liegt zwischen 0,73 % (Büro/Verwaltung) und 4,1 % (Baugewerbe). Alle Werte basieren auf Beitragssätzen 2026 — verbindliche Lohnabrechnung liefert weiterhin nur Steuerberater oder Lohnsoftware.

⚠️ Keine Steuer- oder Rechtsberatung

Diese Berechnung ist eine Orientierung auf Basis der durchschnittlichen Beitragssätze 2026. Für die rechtsverbindliche Lohnabrechnung beziehe deine:n Lohnbuchhalter:in oder Steuerberater:in ein. Beitragssätze, Beitragsbemessungsgrenzen, BG-Gefahrtarife und Umlagen ändern sich jährlich — der hier angesetzte Krankenkassen-Zusatzbeitrag (~0,85 % AG-Anteil) variiert pro Kasse. Tatsächliche Werte können um ±5 % abweichen.

Gesetzlich min. 20 (5-Tage-Woche). Tarifüblich 25–30.

BKK-Gesundheitsreport-Schnitt: 14,1 Tage (2024).

Exakter Beitragssatz nach Gefahrtarif deiner zuständigen Berufsgenossenschaft.

Kleidung, Werkzeug, Hardware-Anteil.

Seminare, Schulungen, Zertifikate.

13. Gehalt, Urlaubsgeld, Prämien.

Szenario A — Vollzeit (40h)

Brutto 3.000 €/Monat | 36.000 €/Jahr

AG-Gesamtkosten / Jahr

45.037 €

≈ 125,10 % vom Brutto

Kosten / Arbeitstag

209 €

216 produktive Tage

Kosten / Stunde

26 €

8 h/Tag

Position€ / Monat€ / Jahr% Brutto
Bruttogehalt3.000 €36.000 €100,00 %
AG-KV (~8,15 %)244 €2.934 €8,15 %
AG-PV (1,7 %)51 €612 €1,70 %
AG-RV (9,3 %)279 €3.348 €9,30 %
AG-ALV (1,3 %)39 €468 €1,30 %
BG Büro / Verwaltung (0.73 %)22 €263 €0,73 %
U1/U2/U3-Umlagen51 €612 €1,70 %
Σ Sozialabgaben AG686 €8.237 €22,88 %
Equipment-Pauschale—500 €1,39 %
Weiterbildung—300 €0,83 %
GESAMT-Jahreskosten3.753 €45.037 €125,10 %

ℹ️ Lohnfortzahlung für Urlaub und Krankheit sind bereits im Bruttogehalt enthalten — sie reduzieren aber die produktive Arbeitszeit und damit den effektiven Stundensatz. Bei 216 produktiven Tagen entspricht das einem Vollkostensatz von 26 € pro produktiver Arbeitsstunde.

Kostenverteilung pro Jahr

80 %
18 %

Brutto + Bonus

36.000 €

SV + BG + Umlagen

8.236,8 €

Equipment + Schulungen

800 €

Berufsgenossenschaft — Beiträge nach Branche (Durchschnitt 2026)

Der BG-Beitrag richtet sich nach dem branchen-spezifischen Gefahrtarif. Hier die Durchschnittswerte — dein realer Satz steht im jährlichen Bescheid deiner zuständigen Berufsgenossenschaft.

BrancheBerufsgenossenschaftSatz
BäckereiBGN — Berufsgenossenschaft Nahrungsmittel & Gastgewerbe2.10 %
GastronomieBGN — Berufsgenossenschaft Nahrungsmittel & Gastgewerbe3.00 %
EinzelhandelBGHW — Berufsgenossenschaft Handel und Warenlogistik0.98 %
FriseurBGW — Berufsgenossenschaft für Gesundheitsdienst & Wohlfahrtspflege1.50 %
BauBG BAU — Berufsgenossenschaft der Bauwirtschaft4.10 %
HandwerkBGHM — Berufsgenossenschaft Holz und Metall2.20 %
Büro / VerwaltungVBG — Verwaltungs-Berufsgenossenschaft0.73 %

💡 Sozialversicherungs-Beitragssätze 2026 (AG-Anteil)

  • • Krankenversicherung: 7,3 % + ca. 0,85 % halber Zusatzbeitrag (~8,15 %)
  • • Pflegeversicherung: 1,7 % (Kinderlosenzuschlag 0,35 % nur AN, nicht AG)
  • • Rentenversicherung: 9,3 %
  • • Arbeitslosenversicherung: 1,3 %
  • • Umlagen U1/U2/U3: Schnitt ca. 1,5 % gesamt
  • • Berufsgenossenschaft: 0,73–4,1 % je nach Branche/Gefahrtarif
  • • BBG KV/PV 2026: 5.512,50 €/Monat | BBG RV/ALV: 8.050 €/Monat (bundeseinheitlich)

⚠️ Minijob-Pauschalen (gewerblich) 2026

Bei einem gewerblichen Minijob zahlt der Arbeitgeber Pauschalabgaben statt der regulären SV-Beiträge:

  • • 15 % Pauschale Rentenversicherung
  • • 13 % Pauschale Krankenversicherung (nur bei gesetzlich versichertem AN)
  • • 2 % Pauschsteuer (alternativ: individuelle Lohnsteuer nach Klasse)
  • • ~1,4 % Umlagen U1/U2/U3
  • • Plus Berufsgenossenschaftsabgabe (siehe Branchen-Tabelle)

In Summe rund 32 % Pauschallast. Bei einem 538-€-Minijob zahlt der Arbeitgeber also rund 708 € Vollkosten pro Monat — vor Equipment und Einarbeitung. Bei Haushaltsscheckverfahren gelten deutlich niedrigere Sätze.

🎓 Werkstudenten — vereinfachte Sozialversicherung

Werkstudenten sind nur rentenversicherungspflichtig (AG-Anteil 9,3 %) — Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung entfallen. Voraussetzung: maximal 20 Wochenstunden während der Vorlesungszeit, keine Selbstständigkeit. In den Semesterferien dürfen mehr Stunden gearbeitet werden ohne SV-Status zu verlieren. Plus reduzierte Berufsgenossenschaftsabgabe und Umlagen. Damit kostet ein 1.200-€-Werkstudent den Arbeitgeber nur rund 1.330 €/Monat statt 1.470 € wie regulär sozialversicherungspflichtig Beschäftigte.

📚 Quellen & weiterführende Links

Letzte Aktualisierung der Beitragssätze: Anfang 2026. Da einige kassenindividuelle Zusatzbeiträge erst zum 1. Januar final festgelegt werden, können die hier verwendeten Durchschnittswerte um ±0,1–0,2 Prozentpunkte abweichen.

⚠️ Wichtiger Hinweis — keine verbindliche Berechnung

Dieser Rechner liefert Schätzwerte auf Basis vereinfachter Pauschalen (Stand 2026). Eine verbindliche Personalkosten-Kalkulation und Lohnabrechnung liefert nur ein Steuerberater oder eine zertifizierte Lohnsoftware wie DATEV, Lexware Lohn+Gehalt oder Sage Lohn.

Tatsächliche AG-Kosten weichen ab je nach: Krankenkassen-Zusatzbeitrag (kassenindividuell), Beitragsbemessungsgrenzen (Deckelung bei hohen Gehältern), tatsächlichem Gefahrtarif der zuständigen Berufsgenossenschaft, Tarifbindung, betrieblicher Altersvorsorge, vermögenswirksamen Leistungen, geldwertem Vorteil (Dienstwagen, Essenszuschüsse), Mutterschutz/Elternzeit, Schwerbehindertenabgabe, Unfallumlage, Insolvenzgeldumlage und Sonderzahlungen außerhalb des regulären Brutto.

Diese Berechnung ersetzt keine Steuerberatung. Sozialversicherungsträger prüfen rückwirkend bis zu 4 Jahre — Fehler in der Lohnabrechnung sind nachforderungspflichtig (inkl. Säumniszuschläge und ggf. Bußgelder). Konsultiere vor jeder Einstellung deine:n Steuerberater:in oder Lohnbuchhalter:in.

Frequently Asked Questions

Was sind die Lohnnebenkosten 2026?
Die Lohnnebenkosten für sozialversicherungspflichtige Beschäftigung betragen 2026 für den Arbeitgeber rund 21–23 % vom Bruttogehalt — bestehend aus 7,3 % KV (plus ~0,85 % halber Zusatzbeitrag), 1,7 % PV, 9,3 % RV, 1,3 % ALV sowie Umlagen U1/U2/U3 (~1,5 %). Hinzu kommt die Berufsgenossenschaftsabgabe (0,73–4,1 % je Branche). Bei Minijobs gelten andere Pauschalsätze (~32 % AG-Anteil). Beitragssätze ändern sich jährlich — verbindliche Werte liefert die Spitzenverband-Bekanntmachung.
Wie hoch ist der Arbeitgeber-Anteil zur Krankenversicherung?
Der Arbeitgeber zahlt 2026 die Hälfte des allgemeinen Beitragssatzes von 14,6 %, also 7,3 %. Hinzu kommt seit 2019 die paritätische Tragung des kassenindividuellen Zusatzbeitrags (im Durchschnitt 1,7 %, also 0,85 % AG-Anteil). Insgesamt rund 8,15 % vom beitragspflichtigen Brutto bis zur Beitragsbemessungsgrenze (2026: 5.512,50 €/Monat).
Was bedeutet U1/U2/U3-Umlage?
Die Umlagen werden zusätzlich zur regulären Krankenversicherung erhoben. U1 (~0,9–2,1 %) finanziert die Lohnfortzahlung bei Krankheit für Betriebe unter 30 Mitarbeitern. U2 (~0,3–0,5 %) deckt die Aufwendungen für Mutterschutz — gilt für alle Arbeitgeber unabhängig von der Betriebsgröße. U3 ist die Insolvenzgeldumlage (2026: 0,06 % bundesweit fix), wird vom Arbeitgeber allein getragen und über die Krankenkasse eingezogen.
Wie hoch ist die Berufsgenossenschaftsabgabe in meiner Branche?
Der Beitragssatz richtet sich nach dem Gefahrtarif deiner Branche und liegt zwischen rund 0,73 % (Büro / Verwaltung, VBG) und 4,1 % (Bau, BG BAU). Gastronomie und Bäckerei liegen mit BGN bei 2,1–3 %, Einzelhandel bei BGHW unter 1 %, Friseure bei BGW um 1,5 %. Der exakte Beitrag wird einmal jährlich nach Vorjahres-Bruttolohnsumme angesetzt — die zuständige BG erhebt den Beitrag direkt beim Arbeitgeber.
Was kostet ein Minijob den Arbeitgeber wirklich?
Ein gewerblicher Minijob mit 538 € (Stand 2026) kostet den Arbeitgeber rund 32 % zusätzlich — also etwa 170 € obendrauf pro Monat. Die Pauschalbeiträge: 15 % Rentenversicherung, 13 % Krankenversicherung, 2 % Pauschsteuer plus Umlagen U1/U2/U3 (~1,4 %) und Berufsgenossenschaft (je nach Branche). Insgesamt liegt der Vollkostenrahmen also bei rund 708 € pro Monat — exklusive Equipment, Einarbeitung und Verwaltungsaufwand.
Müssen Equipment und Weiterbildung in die Kalkulation?
Ja, wenn du die echten Personalkosten kennen willst. Arbeitskleidung, Sicherheitsschuhe, Werkzeug, anteilige Hardware (Laptop, Headset, Smartphone), Software-Lizenzen und Schulungen sind Personalkosten — sie verzerren die reine Brutto-Rechnung um 500–2.500 € pro Jahr und Person. Wer nur das Gehalt rechnet, kalkuliert seine Stundensätze regelmäßig zu niedrig.
Wie viele produktive Arbeitstage hat ein Mitarbeiter wirklich?
Ein Vollzeit-Mitarbeiter hat ca. 220 produktive Arbeitstage pro Jahr: 365 Tage minus 104 Wochenenden, 25 Urlaubstage, durchschnittlich 11 Krankheitstage (BKK-Gesundheitsreport-Schätzung) und 9 gesetzliche Feiertage. Wer mit den vollen 261 Wochentagen rechnet, übersetzt seine Personalkosten in einen zu niedrigen Stundensatz und kalkuliert Angebote falsch.
Gibt es Unterschiede zwischen West- und Ostdeutschland?
Die Beitragsbemessungsgrenzen für Renten- und Arbeitslosenversicherung wurden 2025 bundesweit angeglichen (vorher noch West/Ost unterschieden). 2026 gilt einheitlich: KV/PV-BBG 5.512,50 €/Monat, RV/ALV-BBG 8.050 €/Monat. Beitragssätze sind ebenfalls bundeseinheitlich — Unterschiede ergeben sich nur über kassenindividuelle Zusatzbeiträge und das tatsächliche Tariflohnniveau.

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