Cheftipps
Tool-Stack

Schichtplan-Vorlage für KMU

Wochen-Schichtplaner für Betriebe bis 8 Mitarbeiter — Print + CSV-Export.

In kleinen Betrieben entsteht der Schichtplan oft auf einem A4-Blatt am Tresen, per WhatsApp oder in Excel. Das funktioniert — bis ein Mitarbeiter krank wird, zwei Aushilfen kurzfristig tauschen und plötzlich keiner mehr durchblickt. Eine strukturierte Vorlage spart pro Woche 20–40 Minuten und vermeidet die häufigsten ArbZG-Stolperfallen.

Dieses Tool generiert einen 7-Tage-Wochenplan für bis zu 8 Mitarbeiter mit drei frei konfigurierbaren Schichten (Früh, Spät, Nacht). Du trägst pro Person ein Wochenstunden-Ziel ein, weist die Schichten zu und siehst direkt: geplante Stunden, Soll-Ist-Abgleich und automatische Compliance-Hinweise (Ruhezeit nach §5 ArbZG, maximale Schichten in Folge). Am Ende: Print oder CSV-Export.

Was die Vorlage nicht kann: Stundenkonten über mehrere Wochen, Urlaubs- oder Krankheitsverwaltung, Schicht-Tausch zwischen Mitarbeitern, automatische Lohnberechnung oder rechtssichere Arbeitszeitdokumentation. Für diese Funktionen brauchst du eine spezialisierte Lösung — siehe Hinweis am Seitenende.

Schicht-Zeiten festlegen

Früh
–
Spät
–
Nacht
–

Mitarbeiter (2/8)

Mitarbeiter
Mo
29.06.
Di
30.06.
Mi
01.07.
Do
02.07.
Fr
03.07.
Sa
04.07.
So
05.07.
Plan
Mitarbeiter 1
Ziel: 40 h
40 h
Mitarbeiter 2
Ziel: 40 h
32 h
Personenstunden gesamt72 h

Soll-Ist-Abgleich & Compliance-Hinweise

Mitarbeiter 1: 40 h geplant / 40 h Ziel — passt exakt zum Wochenziel

Mitarbeiter 2: 32 h geplant / 40 h Ziel — 8.0 h unter Ziel

Wichtiger Hinweis: Diese Vorlage ist ein Werkzeug zur Schichtplanung — sie ersetzt keine professionelle Schichtsoftware (z.B. SchichtHQ, Papershift) für Betriebe mit komplexeren Anforderungen, Stundenkonto-Tracking oder Compliance-Auto-Checks. Für rechtssichere Dokumentation gemäß §17 MiLoG/ArbZG (BAG-Urteil 2022) müssen Arbeitsbeginn und -ende zusätzlich tagesgenau aufgezeichnet werden.

Übersicht aller KMU-Tools

Diese Schichtplan-Vorlage ist ein Werkzeug aus unserem kuratierten KMU-Tool-Stack — 27 Tools in 8 Bereichen von Banking bis Schichtplanung. Wenn du wissen willst, welche Software-Stack-Bausteine dir bei deinem Betrieb wirklich helfen, schau in den Hub.

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Häufige Fragen

Für welche Betriebsgrößen ist diese Vorlage gedacht?
Die Vorlage ist auf kleine Betriebe mit bis zu 8 Mitarbeitern ausgelegt — Gastronomie, Einzelhandel, Handwerksbetriebe, Pflegedienste oder ähnliche Unternehmen mit überschaubarem Schichtbedarf. Wer regelmäßig mehr als 8 Personen plant oder komplexe Vertretungslogiken braucht, sollte auf eine spezialisierte Schichtsoftware wie Papershift, SchichtHQ oder Shyftplan umsteigen.
Welche Schichtmodelle sind möglich?
Standardmäßig bietet die Vorlage drei Schichten: Früh (06:00–14:00), Spät (14:00–22:00) und Nacht (22:00–06:00). Die Uhrzeiten kannst du pro Schicht anpassen, sodass auch klassische Gastro-Modelle (z.B. 10:00–14:00 Mittag, 17:00–23:00 Abend) abgebildet werden. Zusätzlich gibt es eine 'Frei'-Option pro Zelle für Ruhetage.
Welche Compliance-Hinweise prüft das Tool?
Die Vorlage prüft automatisch zwei kritische Punkte: 1) Werden mehr als 5 Schichten in Folge geplant? (Indiz für unzureichende Erholung), und 2) Liegen weniger als 11 Stunden Ruhezeit zwischen zwei aufeinanderfolgenden Schichten? (§5 ArbZG-Verstoß). Beide Hinweise erscheinen pro Mitarbeiter als gelbe Warnung.
Wie exportiere ich den Plan?
Du hast zwei Optionen: 'Drucken' öffnet den Browser-Druckdialog mit einer optimierten Tabellen-Ansicht ohne Buttons und Schatten — ideal für den Aushang am schwarzen Brett. 'Als CSV exportieren' lädt eine .csv-Datei herunter, die du in Excel, Google Sheets oder dein Lohnbuchhaltungs-Tool importieren kannst.
Ersetzt diese Vorlage eine professionelle Schichtsoftware?
Nein. Die Vorlage ist eine schnelle Wochenplanung — sie hat keine Stundenkonto-Verwaltung, keine Verfügbarkeits- oder Urlaubsverwaltung, keine Tausch-Anfragen und keine automatische Compliance-Auto-Korrektur. Für rechtssichere Arbeitszeitdokumentation gemäß §17 MiLoG/ArbZG (BAG-Urteil 2022) musst du Arbeitsbeginn und -ende zusätzlich tagesgenau aufzeichnen.

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