Urlaubsabgeltung berechnen: Formel und 3 Praxis-Beispiele

Die Urlaubsabgeltung wird mit der Formel (Brutto-Monatsgehalt × 3) ÷ 13 ÷ wöchentliche Arbeitstage × offene Urlaubstage berechnet. Bei einem Brutto von 3.200 Euro, 5-Tage-Woche und 8 Resturlaubstagen ergibt das 1.182 Euro brutto. Nach § 7 Abs. 4 BUrlG ist die Abgeltung Pflicht, wenn der Urlaub wegen Beendigung des Arbeitsverhältnisses nicht mehr genommen werden kann — und sie ist sozialversicherungs- und steuerpflichtig.

Die Formel im Detail — woher die Zahl 13 kommt

Die Berechnungsgrundlage für die Urlaubsabgeltung ist der durchschnittliche Arbeitsverdienst der letzten 13 Wochen vor Ausscheiden. Daher das (Brutto × 3) ÷ 13: drei Monate entsprechen ungefähr 13 Wochen, geteilt ergibt das einen Wochen-Brutto-Wert. Dieser wird wiederum durch die wöchentlichen Arbeitstage geteilt, um den Tageswert zu bekommen. Multipliziert mit den offenen Urlaubstagen ergibt das die Brutto-Abgeltung.

Wichtig für die Praxis: Variable Bestandteile wie Provisionen, Zuschläge oder Boni fließen anteilig in den Durchschnitt ein, einmalige Sonderzahlungen wie Weihnachtsgeld jedoch nicht. Wer das ignoriert, zahlt entweder zu wenig — und riskiert eine Nachforderung des ehemaligen Mitarbeiters — oder zu viel und verschenkt Geld. Die Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts ist hier eindeutig: Was regelmäßig fließt, gehört in den Schnitt.

Die offenen Urlaubstage richten sich nach dem anteiligen Anspruch zum Austritts-Datum. Beispiel: 30 Tage Jahresanspruch, Austritt am 30. Juni heißt 15 Tage anteilig, abzüglich bereits genommener Tage. Der gesetzliche Mindesturlaub nach § 3 BUrlG (20 Tage bei 5-Tage-Woche) muss in jedem Fall abgegolten werden, übergesetzliche Ansprüche können vertraglich anders geregelt sein.

Beispiel 1: Vollzeit-Verkäuferin, 5-Tage-Woche

Eine Verkäuferin verdient 2.800 Euro brutto, arbeitet 5 Tage die Woche und hat zum Austritt am 31. März noch 6 Urlaubstage offen. Rechnung: (2.800 × 3) ÷ 13 ÷ 5 × 6 = 775,38 Euro brutto. Diese Summe wird mit der letzten Lohnabrechnung ausgezahlt.

Auf diesen Betrag fallen Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag (sofern noch relevant), Kirchensteuer sowie Sozialversicherungsbeiträge an. Die Abgeltung wird im letzten Lohnabrechnungszeitraum mit ausgezahlt und erscheint auf der Lohnabrechnung als separate Position. Netto kommen bei dieser Bemessung je nach Steuerklasse zwischen 450 und 520 Euro raus.

Vorsicht bei Provisionen: Hatte die Verkäuferin in den letzten drei Monaten zusätzlich 600 Euro Provision verdient, erhöht sich die Bemessungsgrundlage auf 3.000 Euro Monatsdurchschnitt — die Abgeltung steigt auf 830,77 Euro. Diese Anpassung wird in der Praxis oft vergessen und führt regelmäßig zu Nachforderungen vor dem Arbeitsgericht. Die Beweislast für die korrekte Berechnung liegt beim Arbeitgeber.

Beispiel 2: Teilzeit-Bürokraft, 3-Tage-Woche

Eine Bürokraft arbeitet 3 Tage pro Woche, verdient 1.500 Euro brutto monatlich und hat zum Austritt 4 Urlaubstage offen. Rechnung: (1.500 × 3) ÷ 13 ÷ 3 × 4 = 461,54 Euro brutto. Die niedrigere Tagesteiler-Zahl wirkt sich direkt auf den Tageswert aus.

Bei Teilzeit ist der Urlaubsanspruch nach der Anzahl der Wochenarbeitstage anteilig zu berechnen — nicht nach Stunden. Wer 3 statt 5 Tage arbeitet, hat 3/5 des Anspruchs, also bei 20 Tagen Mindesturlaub anteilig 12 Tage pro Jahr. Eine Teilzeitkraft, die in 3 Tagen die gleichen Stunden wie eine Vollzeitkraft an 5 Tagen leistet, hat dennoch nur 12 Urlaubstage Anspruch.

Bei Schwankungen in den Arbeitstagen pro Woche zählt der Schnitt der letzten drei Monate. Das gilt vor allem für Aushilfen mit unregelmäßiger Einsatzplanung. Wer Arbeitstage flexibel handhabt, sollte die Verteilung in jedem Lohnzeitraum dokumentieren — sonst landet die Abgeltung im Schätzbereich.

Beispiel 3: Minijobber mit 520-Euro-Grenze

Auch Minijobber haben Urlaubsanspruch nach § 3 BUrlG — und damit Anspruch auf Abgeltung. Ein 520-Euro-Kraft mit 4 Arbeitstagen pro Woche und 5 offenen Urlaubstagen erhält: (520 × 3) ÷ 13 ÷ 4 × 5 = 150 Euro brutto. Der Anspruch ist nicht verzichtbar, auch wenn er in der Praxis bei kurzen Beschäftigungen oft vergessen wird.

Bei Minijobs ist die Pauschalbesteuerung weiterhin möglich, die Abgeltung wird aber dem Verdienst hinzugerechnet und kann die 520-Euro-Grenze sprengen — dann wird der Job in dem Monat sozialversicherungspflichtig. Diese Falle übersehen viele Lohnabrechner und produzieren damit ungewollt versicherungsrechtliche Komplikationen mit der Minijob-Zentrale.

Eine elegante Lösung: Die Abgeltung erst im Folgemonat nach Austritt auszahlen, dann läuft sie nicht mehr unter dem Minijob-Vertrag, sondern als nachvertragliche Leistung. Steuerberater oder Lohnbüro müssen das im DEÜV-Meldewesen sauber zuordnen, damit die Sozialversicherungs-Träger die Zahlung korrekt erfassen.

Häufige Fehler bei der Berechnung

1. Variable Bestandteile vergessen — Provisionen, Zuschläge, regelmäßige Boni fließen anteilig in den Schnitt ein.
2. Falsche Tagesteilung — bei Teilzeit wird durch tatsächliche Wochen-Arbeitstage geteilt, nicht durch 5.
3. Übergesetzlichen Urlaub nicht prüfen — bei mehr als 20/24 Tagen kann der Tarif- oder Arbeitsvertrag andere Regeln vorsehen.
4. Krankheitstage falsch verrechnet — Krankheit zerschlägt den Urlaubsanspruch nicht, sondern erhält ihn.
5. Sonderzahlungen einbezogen — Weihnachts- und Urlaubsgeld zählen nicht zum Durchschnittsverdienst.
6. Übertragung ins Folgejahr falsch behandelt — nur unter engen Voraussetzungen nach § 7 Abs. 3 BUrlG zulässig.

Wer einen Lohnabrechnungs-Dienstleister beauftragt, sollte den Resturlaub explizit kommunizieren und die Berechnung nachvollziehen. Die Verantwortung trägt der Arbeitgeber, auch wenn das Steuerbüro die Zahlen liefert.

Praxis-Tipp: Tools und Vorgehen für die Lohnabrechnung

Vor der finalen Abrechnung ist es sinnvoll, einen Testlauf zu machen und das Ergebnis manuell gegenzurechnen. Gerade bei Schwankungsgehältern oder unterjährigen Vertragsänderungen liegen die Programme nicht immer richtig — die Endverantwortung trägt der Arbeitgeber, nicht die Software. Eine Excel-Plausibilitätsprüfung mit der Grundformel kostet 5 Minuten und vermeidet Streit.

Wer keine eigene Lohnsoftware nutzt, lässt das Steuerbüro abrechnen. Hier den Resturlaub explizit kommunizieren — das Steuerbüro kennt nicht automatisch den Urlaubsstand jedes Mitarbeiters. Im Idealfall einen Resturlaubs-Stand zum Austrittsdatum schriftlich übergeben, am besten mit Aufschlüsselung der bereits genommenen Tage.

Unterm Strich: Sauber rechnen, dokumentieren, auszahlen

Die Urlaubsabgeltung ist mathematisch simpel, in der Praxis aber fehleranfällig — vor allem bei Teilzeit, variablen Gehaltsbestandteilen und Minijobs. Die Formel (Brutto × 3) ÷ 13 ÷ Wochentage × Resttage liefert die Brutto-Summe, der Rest passiert in der Lohnabrechnung. Konkrete Empfehlungen: Bei eigener Lohnabrechnung mit DATEV Lodas oder Lexware Lohn+Gehalt arbeiten und Stammsätze sauber pflegen. Bei komplexen Fällen — etwa Aufhebungsvertrag mit Abfindung plus Urlaubsabgeltung — Steuerberater oder Fachanwalt einbeziehen.