Lohnabrechnung selber machen vs. Steuerberater: Echte Kostenrechnung

Eine externe Lohnabrechnung beim Steuerberater kostet 2026 zwischen 15 und 28 Euro netto pro Abrechnung — bei 10 Mitarbeitern also 1.800 bis 3.360 Euro pro Jahr. Die Selbstabrechnung mit Lexware oder DATEV kostet als Software 380 bis 1.200 Euro pro Jahr, plus geschätzt 4 bis 8 Stunden Eigenarbeit pro Monat. Wer sich falsch entscheidet, zahlt entweder fünfstellig drauf oder riskiert Haftungsschäden bei fehlerhaften Lohnsteueranmeldungen nach § 41a EStG. Die echte Schwelle liegt nicht bei einer Mitarbeiterzahl, sondern bei drei harten Faktoren — und die werden in den meisten Beratungsgesprächen nicht klar gemacht, weil sie gegen das Geschäftsmodell des Beraters laufen.

Die echten Kostenblöcke beim Selbermachen

Die Software ist nur die sichtbare Spitze. Lexware Lohn+Gehalt 2026 kostet als Jahresabo 380 Euro netto (Einsteiger), 580 Euro (Standard), 880 Euro (Premium mit DEÜV und Auswertungen). DATEV LODAS startet ab 35 Euro pro Monat plus 1,80 Euro pro Mitarbeiter — bei 10 MA sind das 636 Euro pro Jahr. Dazu kommen Schulungskosten beim Einstieg von 300 bis 800 Euro für eine 1- bis 2-tägige Software-Einführung.

Dazu kommen Zeitkosten: Eine durchschnittliche Lohnabrechnung dauert pro Mitarbeiter 15 bis 25 Minuten — Stamm-Pflege, Variable-Daten-Eingabe, Kontrolle, Versand. Bei 10 Mitarbeitern macht das 2,5 bis 4 Stunden pro Monat, im Jahr 30 bis 48 Stunden. Wenn du als Geschäftsführer den eigenen Stundensatz mit 80 Euro ansetzt, sind das 2.400 bis 3.840 Euro Opportunitätskosten — Zeit, die du anders viel produktiver einsetzen könntest.

Übersehen werden meist drei Posten: 8 bis 16 Stunden Jahresabschluss-Arbeiten (Lohnsteuerjahresausgleich, DEÜV-Meldungen, Sozialversicherungs-Jahresmeldungen), 4 bis 8 Stunden Lohnsteuer-Außenprüfungs-Vorbereitung alle 3 bis 4 Jahre, und die Haftung. Wer falsch meldet, haftet persönlich für die Lohnsteuer-Differenz nach § 42d EStG. Eine Berufshaftpflicht für externe Lohnbüros deckt solche Fehler ab — die eigene Geschäftsführer-Haftung tut das nicht ohne weiteres.

Was der Steuerberater wirklich kostet

Die Steuerberatergebührenverordnung (StBVV) regelt in § 34 die Lohnabrechnungs-Gebühren als Rahmengebühr. Übliche Praxis 2026: 8 bis 20 Euro netto pro Standard-Abrechnung, 18 bis 28 Euro bei komplexen Fällen (Mehrfach-Beschäftigung, Lohnpfändung, Auslandsbezüge).

Pauschalpreise sind verhandelbar und für KMU sinnvoll. Ein typisches Paket für 10 Mitarbeiter: 180 bis 250 Euro netto pro Monat als Festpreis, inklusive Lohnsteuer-Anmeldung, SV-Beitragsnachweis und Jahresabschluss-Lohn. Das macht 2.160 bis 3.000 Euro pro Jahr.

Zusatzleistungen kosten extra: Eintritts- und Austrittsmeldungen 25 bis 60 Euro je Fall, Lohnpfändungen 40 bis 80 Euro pro Vorgang, Sonderzahlungen ohne Vorlauf 15 bis 30 Euro Express-Zuschlag. Bei einem Betrieb mit Fluktuation oder häufigen Sonderzahlungen können diese Posten 500 bis 1.500 Euro pro Jahr ausmachen — frag im Beratervertrag explizit nach.

Die echte Schwelle: Drei Faktoren statt Mitarbeiterzahl

Hybride Modelle: Das Beste aus beiden Welten

Die wirtschaftlich beste Lösung für KMU mit 8 bis 25 Mitarbeitern ist meist hybrid. Die laufende monatliche Abrechnung machst du in Lexware oder DATEV selbst (Software-Kosten ~600 Euro pro Jahr, Zeitaufwand 3 Stunden pro Monat). Der Steuerberater übernimmt nur Jahresabschluss-Lohn, Lohnsteuer-Außenprüfungs-Vorbereitung und komplexe Sonderfälle (Pauschalpreis 600 bis 1.000 Euro pro Jahr).

Gesamtkosten dieser Hybrid-Variante: ~1.200 bis 1.600 Euro pro Jahr direkt plus ~36 Stunden Eigenarbeit. Im Vergleich zum reinen Outsourcing (2.500 bis 3.500 Euro pro Jahr) sparst du ~1.500 Euro — bei einem GF-Stundensatz unter 50 Euro lohnt sich das auch zeitlich.

Wichtig: Dein Steuerberater muss bereit sein, parallel zu deiner Software zu arbeiten. Manche Berater bestehen auf ihrem System (meist DATEV LODAS) und verlangen kompletten Daten-Zugriff. Frag das vor Vertragsabschluss explizit ab — sonst hast du am Ende zwei parallele Systeme und doppelte Kosten.

Wann definitiv outsourcen

1. Du hast noch nie eine Lohnabrechnung gemacht und kein Bauchgefühl für Lohnsteuer- und SV-Beitrags-Logik — die Einarbeitung dauert 40 bis 60 Stunden, die Fehlerquote im ersten Jahr ist hoch.
2. Gastgewerbe mit Trinkgeld-Erfassung — hier gibt es so viele Sonderregeln (§ 3 Nr. 51 EStG, individuelle Trinkgeld-Pools), dass externe Spezialisten klar überlegen sind.
3. Bau-Branche mit SOKA-BAU — die Meldungen an die Sozialkasse sind komplex und ändern sich häufig.
4. Lohnpfändungen oder Lohnabtretungen im Team — falsch berechnete Pfändungsfreibeträge führen zu Schadensersatzansprüchen der Gläubiger.
5. Auslandsbezüge oder grenzüberschreitende Beschäftigung (z. B. polnische Bau-Arbeiter, Saison-Aushilfen aus Drittstaaten) — A1-Bescheinigungen, Doppelbesteuerungsabkommen, das ist Spezialisten-Gebiet.

Empfehlung nach Betriebsgröße und Profil

Bis 5 Mitarbeiter mit stabilen Verhältnissen: Selbermachen mit Lexware Lohn+Gehalt Standard (580 Euro/Jahr). Aufwand 1,5 bis 2 Stunden pro Monat ist überschaubar, Lerneffekt zahlt sich aus. Bei Unsicherheit Einzel-Beratungs-Pakete vom Steuerberater kaufen (60 bis 90 Euro pro Stunde).

Von 6 bis 15 Mitarbeiter ohne Sonderfälle: Hybrid-Modell mit Lexware oder DATEV LODAS plus Jahres-Pauschale beim Steuerberater. Beste Mischung aus Kosten, Kontrolle und Sicherheit.

Ab 15 Mitarbeiter oder bei komplexer Branche: Komplett-Outsourcing zum Steuerberater oder spezialisiertes Lohnbüro (z. B. Forba, Paychex, Edenred Lohnabrechnung). Bei reinen Lohnbüros oft 20 bis 30 Prozent günstiger als Steuerberater, aber kein Steuerrechts-Ansatz bei strittigen Fällen.

Bei konkreten Fällen — besonders bei Lohnsteuer-Außenprüfung, drohender Nachzahlung oder Streit über Sozialversicherungspflicht bei freien Mitarbeitern — Steuerberater oder Fachanwalt für Sozialrecht einbeziehen. Empfehlung Software: Lexware Lohn+Gehalt für Self-Service-Einsteiger bis 10 MA, DATEV LODAS für Steuerberater-affine Hybrid-Modelle ab 8 MA.