Papershift, Shifts, SchichtHQ und Co.: 5 Schichtplaner für unter 50 MA

Schichtplaner-Software für KMU mit unter 50 Mitarbeitenden kostet zwischen 1,50 und 4 € pro Person und Monat, bei 30 Schichtarbeitern also 45 bis 120 € monatlich, deutlich weniger als die 8 bis 12 Stunden Excel-Pflege pro Woche. Seit dem BAG-Urteil vom 13.09.2022 zur Arbeitszeit-Aufzeichnung (§ 16 Abs. 2 ArbZG) ist eine saubere Schicht-Dokumentation kein Nice-to-have mehr, sondern Pflicht. Fünf Tools im direkten KMU-Vergleich.

Was ein Schichtplaner können muss

Ein brauchbares Tool muss drei Welten verbinden: Schicht-Planung im Voraus, Ist-Erfassung der tatsächlich geleisteten Stunden und Export für die Lohnbuchhaltung. Wer nur plant, aber nicht erfasst, hat den BAG-Pflichten nicht genüge getan. Wer nur erfasst, aber nicht plant, hat das Excel-Problem nur verschoben.

Dazu kommt der mobile Zugriff. In Bäckerei, Werkstatt oder Pflege haben viele Mitarbeitende keinen Schreibtisch, die App muss auf dem Smartphone funktionieren, Stempel-Vorgänge per QR-Code oder GPS-Verifizierung erlauben und mit instabilem WLAN klar kommen. Browser-only-Lösungen scheitern hier oft in der Realität.

Die rechtliche Schicht: § 16 Abs. 2 ArbZG verlangt Aufzeichnung über die Arbeitszeit der Beschäftigten, das BAG hat in 1 ABR 22/21 klargestellt, dass dies ein objektives, verlässliches und zugängliches System sein muss. Reine Vertrauens-Arbeitszeit reicht seit September 2022 nicht mehr. Dein Tool muss auch Pausen, Überstunden und Sonn-/Feiertags-Stunden separat ausweisen.

Papershift: der Sweet-Spot für 15 bis 50 MA

Papershift ist der bekannteste deutsche Anbieter und kostet im Pro-Tarif etwa 3,90 € pro aktiver Mitarbeitenden und Monat. Stärken: sehr gute Schicht-Tausch-Funktion zwischen Mitarbeitenden, automatische Konflikt-Erkennung bei Überschneidungen, DATEV-Export, Stempel-App mit GPS-Option. Schwächen: die Einarbeitung dauert 2 bis 3 Wochen, der Funktions-Umfang erschlägt am Anfang.

Für eine Bäckerei mit 22 Mitarbeitenden inklusive Filiale, Backstube und Auslieferung ist Papershift gut geeignet, weil mehrere Standorte sauber getrennt geplant werden können. Für eine kleine Werkstatt mit 8 Personen ist Papershift überdimensioniert, hier reichen schlankere Tools.

Wichtig: der Stundenlohn pro Person muss korrekt hinterlegt sein, sonst stimmen die Lohnabrechnungs-Exporte nicht. Dafür gibt es einen freien Daten-Import per CSV, der initiale Aufwand liegt bei 4 bis 6 Stunden bei 25 Personen.

Shifts (Microsoft Teams): kostenlos, wenn schon M365

Shifts ist Teil von Microsoft 365 Business Basic (ab ca. 6,10 € pro User/Monat). Wer das Paket sowieso für E-Mail und Office hat, bekommt den Schichtplaner ohne Aufpreis. Stärken: Integration in Teams-Chat, Schicht-Tausch über Push-Benachrichtigung, mobile App.

Schwächen: keine ausgereifte Zeit-Erfassung mit § 16 ArbZG-konformer Dokumentation, kein direkter DATEV-Export, keine automatische Überstunden-Berechnung. Shifts ist ein guter Schicht-Planer, aber kein vollwertiges Zeit-Erfassungs-System. Für die BAG-Pflichten brauchst du zusätzlich ein anderes Tool oder einen sauberen Excel-Workflow.

Empfehlung: nur dann Shifts allein, wenn du Vertrauens-Arbeitszeit hast und die BAG-Risiken bewusst eingehst. Sicherer ist die Kombination Shifts + separates Zeit-Erfassungs-Tool wie Crewmeister oder TimeTac.

SchichtHQ: unser eigenes Tool – flat statt pro Kopf

SchichtHQ rechnet – anders als die Pro-Kopf-Tools oben – als Flat-Tarif pro Monat: Free (bis 2 Mitarbeitende, 1 Standort) kostenlos, Solo 9 €/Monat (bis 15), Pro 29 €/Monat (bis 50 Mitarbeitende und 5 Standorte), Plus 79 €/Monat (bis 200 Mitarbeitende, 20 Standorte). Bei 30 Mitarbeitenden an einem Standort sind das 29 € statt 90 bis 120 € bei den Pro-Kopf-Tools.

Zielgruppe sind Bäckereien, Tankstellen, Gastro, Friseure und kleine Filial-Betriebe. Mitarbeitende stempeln ohne App-Installation, der Schicht-Builder blendet ArbZG- und JArbSchG-Hinweise direkt beim Anlegen ein, das Stundenkonto exportiert ab dem Pro-Tarif nach DATEV und lexoffice. Der Plus-Tarif führt ein Audit-Log nach § 147 AO (10 Jahre). Daten liegen in Deutschland, 14 Tage kostenlos testbar, monatlich kündbar.

Ehrliche Einordnung: SchichtHQ ist bewusst schlank auf Schichtplan, Stempeln und Stundenkonto fokussiert. Wer eine volle HR-Suite mit digitaler Personalakte und Bewerbermanagement braucht, ist bei Papershift oder Ordio (siehe unten) besser aufgehoben. SchichtHQ ansehen und 14 Tage testen.

Ordio: der Sonderfall mit Standort-Abrechnung

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Neben unserem SchichtHQ gibt es mit Ordio einen weiteren Anbieter, der pro Standort statt pro Kopf abrechnet – dafür mit breiterer HR-Suite (digitale Personalakte, Dokumente). Der Starter-Tarif kostet 89 € pro Standort und Monat (bei jährlicher Zahlung), unabhängig von der Zahl der Mitarbeitenden an diesem Standort. SchichtHQ ist bei einem Standort günstiger, Ordio punktet mit dem größeren Funktionsumfang.

Der Vorteil greift bei hoher Kopf-Dichte je Standort. Ein Restaurant mit 40 Beschäftigten an einem Standort zahlt im Plus-Tarif mit § 16-Zeiterfassung 129 € statt 40 × 3,90 € = 156 € bei einem Pro-Kopf-Tool. Je mehr Personen an einem Standort arbeiten, desto größer der Abstand. Umgekehrt gilt: Bei vielen kleinen Standorten oder Teams unter etwa 30 Personen bleiben die Pro-Kopf-Tools günstiger, weil sich der Standort-Preis dann auf wenige Köpfe verteilt.

Im Starter-Tarif (89 €) deckt Ordio Schichtplanung, automatische Lohnabrechnung, digitale Personalakte, Urlaubs- und Abwesenheitsplaner sowie eine Mitarbeiter-App ab. Die § 16-konforme Zeiterfassung ist allerdings erst im Plus-Tarif (129 € pro Standort und Monat) enthalten – wer die gesetzlich geforderte Zeiterfassung braucht, rechnet also mit 129 €. Einen 7-Tage-Test (Pro) gibt es ohne Kreditkarte. Für Betriebe mit vielen Beschäftigten auf wenige Standorte konzentriert ist der Standort-Preis die rechnerisch interessante Alternative zum Pro-Kopf-Abo. Ordio ansehen und 7 Tage testen.

Die Tools im Direkt-Vergleich

*Shifts erfordert M365 Business Basic, deshalb der höhere Listen-Preis. Wer M365 sowieso hat, zahlt für Shifts nichts extra. Die anderen Tools sind reine Cloud-SaaS ohne Office-Anteile.

**Ordio rechnet pro Standort statt pro Kopf: Starter 89 €/Monat (ohne Zeiterfassung), Plus 129 €/Monat mit § 16-konformer Zeiterfassung (jeweils jährliche Zahlung). Beim Plus-Tarif rechnerisch günstiger ab etwa 33 Beschäftigten je Standort, teurer bei vielen kleinen Standorten.

Auswahl-Logik nach Betriebs-Typ

Welches Tool für dich passt, hängt mehr vom Betriebs-Typ ab als von der Mitarbeitenden-Zahl. Eine Bäckerei mit drei Filialen und 25 Personen hat andere Anforderungen als eine Werkstatt mit 12 Mechanikern an einem Standort.

1. Multi-Standort (Gastro, Bäckerei, Filial-Handel): Papershift wegen Standort-Trennung.
2. Viele Beschäftigte auf wenige Standorte konzentriert (großes Restaurant, Produktion): Ordio wegen Standort- statt Kopf-Abrechnung.
3. Günstigster Flat-Einstieg, ein bis wenige Standorte (Werkstatt, Bäckerei, Friseur): SchichtHQ (unser Tool), 29 €/Monat statt pro Kopf.
4. Drei-Schicht-Betrieb mit Nacht-Zuschlägen (Pflege, Produktion): Crewmeister wegen Zuschlag-Automatik.
5. Projekt-Arbeit mit Kunden-Stunden (Handwerk, Beratung): TimeTac wegen Projekt-Zeit-Modul.
6. Schon M365 im Einsatz, geringe Zeit-Erfassungs-Anforderungen: Shifts + manuelles Excel als Backup.

Wer noch komplett ohne Tool arbeitet, sollte mit Papershift oder SchichtHQ starten, beide bieten eine 14-Tage-Testphase ohne Kreditkarten-Eingabe. Die Daten lassen sich später bei Bedarf migrieren, der initiale Einarbeitungs-Aufwand ist vergleichbar.

Einführung in 4 Wochen

Die Tool-Auswahl ist nicht der Engpass, die Einführung ist es. Plane vier Wochen vom Beschluss bis zur Routine. Woche 1: Tool-Auswahl mit zwei parallelen Trials, Woche 2: Stamm-Daten, Schicht-Modelle und Lohn-Gruppen anlegen, Woche 3: Pilot mit einer Schicht oder einem Team, Woche 4: alle Mitarbeitenden onboarden und Excel parallel abstellen.

Wichtig: nicht mit allen Funktionen gleichzeitig starten. Erst der Schicht-Plan, dann nach 4 Wochen die Stempel-App, dann nach weiteren 4 Wochen die Schicht-Tausch-Funktion. Wer alles auf einmal einführt, überfordert das Team und verbrennt die Akzeptanz für den nächsten Anlauf.

Schulungs-Aufwand pro Mitarbeitenden ungefähr 30 bis 60 Minuten, plus eine kurze Refresh-Runde nach 2 Wochen. Ältere Mitarbeitende ohne Smartphone bekommen entweder ein Firmen-Gerät oder eine Stempel-Uhr am Eingang als Alternative.

Was du jetzt tun solltest

Für KMU mit 15 bis 50 Mitarbeitenden im Multi-Standort-Betrieb ist Papershift die solide Wahl mit den meisten Features und der größten Community. Für Ein-Standort-Betriebe mit Fokus auf einfache Bedienung ist SchichtHQ der bessere und günstigere Einstieg. Beide erfüllen die BAG-Pflichten nach § 16 ArbZG sauber.

Bei rechtlich heiklen Konstellationen, Betriebsrat, Tarif-Bindung, Mitbestimmungs-Themen, Steuerberater oder Fachanwalt einbeziehen, bevor du das Tool kaufst. Eine spätere Korrektur am Schicht-System oder an der Betriebsvereinbarung kostet deutlich mehr als die initiale rechtliche Prüfung.