Papershift, Shifts, SchichtHQ und Co.: 5 Schichtplaner für unter 50 MA

Schichtplaner-Software für KMU mit unter 50 Mitarbeitenden kostet zwischen 1,50 und 4 € pro Person und Monat — bei 30 Schichtarbeitern also 45 bis 120 € monatlich, deutlich weniger als die 8 bis 12 Stunden Excel-Pflege pro Woche. Seit dem BAG-Urteil vom 13.09.2022 zur Arbeitszeit-Aufzeichnung (§ 16 Abs. 2 ArbZG) ist eine saubere Schicht-Dokumentation kein Nice-to-have mehr, sondern Pflicht. Fünf Tools im direkten KMU-Vergleich.

Was ein Schichtplaner können muss

Ein brauchbares Tool muss drei Welten verbinden: Schicht-Planung im Voraus, Ist-Erfassung der tatsächlich geleisteten Stunden und Export für die Lohnbuchhaltung. Wer nur plant, aber nicht erfasst, hat den BAG-Pflichten nicht genüge getan. Wer nur erfasst, aber nicht plant, hat das Excel-Problem nur verschoben.

Dazu kommt der mobile Zugriff. In Bäckerei, Werkstatt oder Pflege haben viele Mitarbeitende keinen Schreibtisch — die App muss auf dem Smartphone funktionieren, Stempel-Vorgänge per QR-Code oder GPS-Verifizierung erlauben und mit instabilem WLAN klar kommen. Browser-only-Lösungen scheitern hier oft in der Realität.

Die rechtliche Schicht: § 16 Abs. 2 ArbZG verlangt Aufzeichnung über die Arbeitszeit der Beschäftigten, das BAG hat in 1 ABR 22/21 klargestellt, dass dies ein objektives, verlässliches und zugängliches System sein muss. Reine Vertrauens-Arbeitszeit reicht seit September 2022 nicht mehr. Dein Tool muss auch Pausen, Überstunden und Sonn-/Feiertags-Stunden separat ausweisen.

Papershift — der Sweet-Spot für 15 bis 50 MA

Papershift ist der bekannteste deutsche Anbieter und kostet im Pro-Tarif etwa 3,90 € pro aktiver Mitarbeitenden und Monat. Stärken: sehr gute Schicht-Tausch-Funktion zwischen Mitarbeitenden, automatische Konflikt-Erkennung bei Überschneidungen, DATEV-Export, Stempel-App mit GPS-Option. Schwächen: die Einarbeitung dauert 2 bis 3 Wochen, der Funktions-Umfang erschlägt am Anfang.

Für eine Bäckerei mit 22 Mitarbeitenden inklusive Filiale, Backstube und Auslieferung ist Papershift gut geeignet, weil mehrere Standorte sauber getrennt geplant werden können. Für eine kleine Werkstatt mit 8 Personen ist Papershift überdimensioniert — hier reichen schlankere Tools.

Wichtig: der Stundenlohn pro Person muss korrekt hinterlegt sein, sonst stimmen die Lohnabrechnungs-Exporte nicht. Dafür gibt es einen freien Daten-Import per CSV, der initiale Aufwand liegt bei 4 bis 6 Stunden bei 25 Personen.

Shifts (Microsoft Teams) — kostenlos, wenn schon M365

Shifts ist Teil von Microsoft 365 Business Basic (ab ca. 6,10 € pro User/Monat). Wer das Paket sowieso für E-Mail und Office hat, bekommt den Schichtplaner ohne Aufpreis. Stärken: Integration in Teams-Chat, Schicht-Tausch über Push-Benachrichtigung, mobile App.

Schwächen: keine ausgereifte Zeit-Erfassung mit § 16 ArbZG-konformer Dokumentation, kein direkter DATEV-Export, keine automatische Überstunden-Berechnung. Shifts ist ein guter Schicht-Planer, aber kein vollwertiges Zeit-Erfassungs-System. Für die BAG-Pflichten brauchst du zusätzlich ein anderes Tool oder einen sauberen Excel-Workflow.

Empfehlung: nur dann Shifts allein, wenn du Vertrauens-Arbeitszeit hast und die BAG-Risiken bewusst eingehst. Sicherer ist die Kombination Shifts + separates Zeit-Erfassungs-Tool wie Crewmeister oder TimeTac.

SchichtHQ — der Spezialist für Handwerk und Pflege

SchichtHQ kostet rund 2,50 € pro Person und Monat im Plus-Tarif und ist klar auf KMU mit 5 bis 80 Mitarbeitenden ausgelegt. Stärken: Bedienung ist auch für ältere Mitarbeitende ohne IT-Affinität schnell zu lernen, die Stempel-App funktioniert offline und synchronisiert nach. Drei-Schicht-System mit Nacht- und Wochenend-Zuschlägen rechnet automatisch.

Schwächen: weniger Integrations-Partner als Papershift, kein direktes Personio-Sync. Wer aber rein Schicht-Plan und Stempel braucht und nicht 5 weitere Systeme anbinden will, fährt mit SchichtHQ einfacher und günstiger. Setup-Zeit bei 20 Mitarbeitenden ungefähr 8 Stunden über 2 Wochen verteilt.

Die 5 Tools im Direkt-Vergleich

*Shifts erfordert M365 Business Basic, deshalb der höhere Listen-Preis. Wer M365 sowieso hat, zahlt für Shifts nichts extra. Die anderen Tools sind reine Cloud-SaaS ohne Office-Anteile.

Auswahl-Logik nach Betriebs-Typ

Welches Tool für dich passt, hängt mehr vom Betriebs-Typ ab als von der Mitarbeitenden-Zahl. Eine Bäckerei mit drei Filialen und 25 Personen hat andere Anforderungen als eine Werkstatt mit 12 Mechanikern an einem Standort.

1. Multi-Standort (Gastro, Bäckerei, Filial-Handel): Papershift wegen Standort-Trennung.
2. Ein Standort, ein-/zwei-Schicht-System (Werkstatt, Praxis): SchichtHQ wegen Einfachheit.
3. Drei-Schicht-Betrieb mit Nacht-Zuschlägen (Pflege, Produktion): Crewmeister wegen Zuschlag-Automatik.
4. Projekt-Arbeit mit Kunden-Stunden (Handwerk, Beratung): TimeTac wegen Projekt-Zeit-Modul.
5. Schon M365 im Einsatz, geringe Zeit-Erfassungs-Anforderungen: Shifts + manuelles Excel als Backup.

Wer noch komplett ohne Tool arbeitet, sollte mit Papershift oder SchichtHQ starten — beide bieten eine 14-Tage-Testphase ohne Kreditkarten-Eingabe. Die Daten lassen sich später bei Bedarf migrieren, der initiale Einarbeitungs-Aufwand ist vergleichbar.

Einführung in 4 Wochen

Die Tool-Auswahl ist nicht der Engpass, die Einführung ist es. Plane vier Wochen vom Beschluss bis zur Routine. Woche 1: Tool-Auswahl mit zwei parallelen Trials, Woche 2: Stamm-Daten, Schicht-Modelle und Lohn-Gruppen anlegen, Woche 3: Pilot mit einer Schicht oder einem Team, Woche 4: alle Mitarbeitenden onboarden und Excel parallel abstellen.

Wichtig: nicht mit allen Funktionen gleichzeitig starten. Erst der Schicht-Plan, dann nach 4 Wochen die Stempel-App, dann nach weiteren 4 Wochen die Schicht-Tausch-Funktion. Wer alles auf einmal einführt, überfordert das Team und verbrennt die Akzeptanz für den nächsten Anlauf.

Schulungs-Aufwand pro Mitarbeitenden ungefähr 30 bis 60 Minuten, plus eine kurze Refresh-Runde nach 2 Wochen. Ältere Mitarbeitende ohne Smartphone bekommen entweder ein Firmen-Gerät oder eine Stempel-Uhr am Eingang als Alternative.

Was du jetzt tun solltest

Für KMU mit 15 bis 50 Mitarbeitenden im Multi-Standort-Betrieb ist Papershift die solide Wahl mit den meisten Features und der größten Community. Für Ein-Standort-Betriebe mit Fokus auf einfache Bedienung ist SchichtHQ der bessere und günstigere Einstieg. Beide erfüllen die BAG-Pflichten nach § 16 ArbZG sauber.

Bei rechtlich heiklen Konstellationen — Betriebsrat, Tarif-Bindung, Mitbestimmungs-Themen — Steuerberater oder Fachanwalt einbeziehen, bevor du das Tool kaufst. Eine spätere Korrektur am Schicht-System oder an der Betriebsvereinbarung kostet deutlich mehr als die initiale rechtliche Prüfung.