Abschreibung Geschäftsausstattung: Sofortabzug bis 800 Euro nutzen

Wirtschaftsgüter bis 800 Euro netto sind nach § 6 Absatz 2 EStG sofort und in voller Höhe als Betriebsausgabe abziehbar, sogenannte geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG). Für Anschaffungen zwischen 250 und 1.000 Euro gibt es zusätzlich die Sammelposten-Methode mit 5-jähriger Linearabschreibung. Wer jedes Jahr Ausstattung im Wert von 5.000 bis 10.000 Euro kauft, kann mit der richtigen Methode die Steuerlast um mehrere tausend Euro reduzieren.

Was ist ein geringwertiges Wirtschaftsgut?

Ein GWG ist ein selbstständig nutzbares, abnutzbares und bewegliches Wirtschaftsgut des Anlagevermögens. "Selbstständig nutzbar" bedeutet: das Gut kann ohne weitere Teile sinnvoll eingesetzt werden. Ein Bürostuhl ist selbstständig nutzbar, ein Tastatur ohne PC nicht. Das entscheidet über die Anwendbarkeit der GWG-Regel.

Die 800-Euro-Grenze bezieht sich auf Netto-Anschaffungskosten, also ohne Umsatzsteuer. Bei einem regelversteuerten Unternehmer mit 19 Prozent zählt der Nettobetrag, bei einem Kleinunternehmer ohne Vorsteuerabzug die Brutto-Anschaffungskosten. Diese Unterscheidung wird oft übersehen und führt zu falschen Buchungen.

Wichtig: Anschaffungsnebenkosten gehören zur Bemessungsgrundlage. Versandkosten, Montage, Aufbau, Skonti, alles fließt in die Bewertung ein. Ein 780-Euro-Schreibtisch mit 50 Euro Lieferung kostet 830 Euro netto und ist damit kein GWG mehr, sondern muss linear über die Nutzungsdauer abgeschrieben werden.

Die drei Abschreibungsmethoden

Bis 250 Euro netto gibt es den vereinfachten Sofortabzug ohne Aufzeichnungspflicht, direkt in die Buchhaltung als Aufwand. Zwischen 250,01 und 800 Euro netto greift die GWG-Regel mit Sofortabzug, aber Pflicht zur Aufnahme in ein laufendes Verzeichnis. Über 800 Euro netto wird linear abgeschrieben.

Die Sammelposten-Methode ist eine Alternative für Wirtschaftsgüter zwischen 250 und 1.000 Euro netto. Alle Anschaffungen eines Wirtschaftsjahres in diesem Bereich werden zusammengefasst und einheitlich über 5 Jahre linear abgeschrieben. Vorteil: kein Verzeichnis nötig, einheitliche Abschreibung. Nachteil: keine Flexibilität für einzelne Güter.

Die normale lineare Abschreibung über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer (AfA-Tabelle) gilt für alles über 800 Euro netto. Computer und Notebooks haben seit 2021 nur noch ein Jahr Nutzungsdauer, klassische Büromöbel 13 Jahre, Werkzeugmaschinen je nach Typ 5 bis 14 Jahre.

GWG-Verzeichnis führen

1. Pflicht ab 250 Euro: Verzeichnis für jedes Wirtschaftsgut über 250 € netto
2. Inhalt: Datum der Anschaffung, genaue Bezeichnung, Anschaffungskosten
3. Form: Liste, Excel, Buchhaltungssoftware, Format ist frei
4. Aufbewahrung: 10 Jahre wie alle Buchungsbelege
5. Ausweis: separates Konto in der Gewinn-und-Verlust-Rechnung
6. Veräußerung: Verkauf oder Verschrottung ist zu dokumentieren

Vergleich der Methoden

Wahlrechte zwischen GWG-Sofortabzug und Sammelposten gelten einheitlich pro Wirtschaftsjahr, also für alle Anschaffungen eines Jahres entweder GWG oder Sammelposten. Ein Wechsel mitten im Jahr ist nicht zulässig. Wer Mitte des Jahres die Methode wechseln will, muss bis zum nächsten 1. Januar warten.

Sonderfälle und Stolperfallen

Computer, Notebooks und Software werden seit der Neuregelung 2021 mit einer betriebsgewöhnlichen Nutzungsdauer von einem Jahr abgeschrieben, egal welcher Anschaffungspreis. Ein 2.000-Euro-MacBook wird also komplett im Anschaffungsjahr abgeschrieben, ohne dass die GWG-Grenze zählt. Diese Regelung gilt für die gesamte Hardware und systemnahe Software einschließlich Betriebssystemen und ERP-Lizenzen.

Möbel und Werkstattausrüstung folgen der klassischen AfA-Tabelle. Ein Industrie-Werkzeugschrank über 800 Euro hat in der Regel 14 Jahre Nutzungsdauer, das sind unter 7 Prozent jährliche Abschreibung. Wer hier die GWG-Grenze knapp verpasst, verliert massiv an Steuervorteil im Anschaffungsjahr und zieht die Last über mehr als ein Jahrzehnt, was bei steigenden Steuersätzen besonders ärgerlich ist.

Gebrauchte Wirtschaftsgüter fallen ebenfalls unter die GWG-Regelung, solange der Anschaffungspreis netto 800 Euro nicht übersteigt. Eigenleistungen, etwa der Selbstaufbau eines Schreibtischs, werden bei den Anschaffungskosten ignoriert, weil sie nicht in Rechnung gestellt wurden. Das schafft Spielraum bei der GWG-Grenze und ist ein legitimer Weg, knapp über der Grenze liegende Anschaffungen doch noch sofort abzuziehen.

Bei zusammengesetzten Wirtschaftsgütern entscheidet die wirtschaftliche Einheit. Drei Monitore am gleichen Arbeitsplatz sind drei separate Wirtschaftsgüter, jeder einzeln unter der 800-Euro-Grenze prüfbar. Ein Möbelsystem mit fest verbundenen Schreibtisch- und Schrankelementen kann dagegen als eine Einheit gelten und summiert seine Anschaffungskosten.

Buchhaltung und Praxis

In der Buchhaltung wird das GWG auf das Konto "Geringwertige Wirtschaftsgüter" gebucht und sofort als Aufwand erfasst, in der DATEV-Standard-Kontenrahmen meist Konto 0480 oder 6260. Das parallele GWG-Verzeichnis dokumentiert die einzelnen Positionen für eine spätere Betriebsprüfung. Die Aufzeichnung muss zeitnah erfolgen, spätestens zum Bilanzstichtag.

Bei elektronischer Buchhaltung ist die Verbindung Beleg ↔ Verzeichnis automatisiert: sevDesk, Lexware, DATEV Unternehmen Online und ähnliche Tools erkennen GWG-Anschaffungen anhand der Konto-Buchung und ergänzen das Verzeichnis automatisch. Das spart Zeit und reduziert Fehler bei der Prüfung durch das Finanzamt.

Bei Verkauf oder Entsorgung eines GWG ist der Vorgang zu dokumentieren, selbst wenn das Wirtschaftsgut buchhalterisch schon abgeschrieben ist. Der Verkaufserlös ist als Einnahme zu versteuern, eine Entsorgung sollte mit Beleg (Schrottplatz, Recyclinghof) belegt sein.

Wichtigste Schritte

Der Sofortabzug bis 800 Euro netto ist eines der effektivsten Steuersparinstrumente für KMU, vor allem bei regelmäßigen Anschaffungen von Büroausstattung, Werkzeug oder Kleingeräten. Wichtige Hebel: Anschaffungspreis durch sinnvolle Aufteilung unter 800 Euro halten, Verzeichnis lückenlos und zeitnah führen, Sonderregeln für Computer und Notebooks mit einjähriger AfA gezielt nutzen, Sammelposten als Alternative für Anschaffungen zwischen 800 und 1.000 Euro prüfen. Tools wie DATEV Anlagenverwaltung, sevDesk oder Lexware automatisieren das GWG-Verzeichnis und reduzieren den manuellen Aufwand erheblich. Bei konkreten Fällen Steuerberater oder Fachanwalt einbeziehen, die richtige Methodenwahl entscheidet oft über 1.000 bis 3.000 Euro Steuerersparnis pro Jahr.