E-Rechnung für KMU
E-Rechnungspflicht: dein Stichtag, die Formate und was jetzt zu tun ist.
Empfangen können müssen alle inländischen Unternehmen bereits seit 2025. Ausstellen wird gestaffelt Pflicht — ab 2027 für größere, ab 2028 für alle übrigen, Kleinunternehmer bleiben befreit. Hier findest du deinen Stichtag, das passende Format und die Anleitungen an einem Ort.
Die E-Rechnung ist kein einzelner Stichtag, sondern ein Fahrplan mit mehreren Stufen — und welche Stufe für dich gilt, hängt von Umsatz, Status und deinen Empfängern ab. Genau das sortiert dieser Hub: von der Frage, ob du überhaupt betroffen bist, bis zur ersten fertig verschickten E-Rechnung.
Wichtig vorab: Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach der Norm EN 16931 (XRechnung oder ZUGFeRD) — eine reine PDF genügt nicht. Und betroffen sind ausschließlich Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen (B2B); an Privatkunden ändert sich nichts.
In 4 Schritten startklar
- 1Empfang sicherstellen: Rechnungs-E-Mail-Adresse plus Software/Portal, das XRechnung und ZUGFeRD liest (gilt seit 2025).
- 2Deinen Ausstellungs-Stichtag bestimmen — mit dem E-Rechnungspflicht-Checker in Sekunden.
- 3Format wählen: XRechnung für Behörden, ZUGFeRD im B2B.
- 4GoBD-konforme Archivierung klären: 8 Jahre, im Originalformat.
Deine Werkzeuge
E-Rechnungspflicht-Checker
Empfänger, Status, Umsatz und Volumen eingeben — und deinen Ausstellungs-Stichtag (2027, 2028 oder befreit) samt Format-Empfehlung und Fahrplan bekommen.
Tool öffnen →Format-/Software-Finder
XRechnung, ZUGFeRD oder beides? Vier Fragen zu Empfängern und Volumen — und du bekommst Format, Software-Kategorie und Versandweg (E-Mail, Portal, Peppol).
Tool öffnen →Pflichtangaben-Checkliste
Alle Pflichtangaben nach § 14 UStG plus die strukturierten E-Rechnungs-Felder zum Abhaken — mit PDF-Export zum Ausdrucken.
Tool öffnen →Die wichtigsten Artikel
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Häufige Fragen
Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht?＋
Empfangen: seit 1.1.2025 für alle inländischen Unternehmen. Ausstellen: ab 1.1.2027 bei über 800.000 € Vorjahresumsatz, ab 1.1.2028 für alle übrigen. Betroffen sind nur B2B-Rechnungen.
Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?＋
Nein — Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind durch das Jahressteuergesetz 2024 dauerhaft von der Ausstellungspflicht befreit. Empfangen können müssen aber auch sie seit 2025.
Ist eine PDF eine E-Rechnung?＋
Nein. Nur ein strukturierter, maschinenlesbarer Datensatz nach EN 16931 (XRechnung oder ZUGFeRD) gilt als E-Rechnung. Eine einfache PDF oder ein Scan zählt nicht.
Welche Rechnungen sind ausgenommen?＋
Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, Fahrausweise und Rechnungen an private Endverbraucher (B2C). Dafür bleiben Papier und PDF erlaubt.