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E-Rechnung Format-Finder

XRechnung, ZUGFeRD oder beides? Vier Fragen zu deinen Empfängern und deinem Volumen — und du bekommst Format, Software-Kategorie und den passenden Versandweg. Kein IT-Wissen nötig.

Beide Formate — XRechnung und ZUGFeRD — erfüllen die Norm EN 16931 und damit die E-Rechnungspflicht. Der Unterschied liegt darin, wer deine Rechnungen bekommt und wie du sie verschickst. Genau das klärt dieser Finder. Ob du überhaupt schon ausstellen musst, sagt dir der Stichtag-Checker.

An wen stellst du Rechnungen?

Sollen deine Kunden die Rechnung als PDF sehen können?

Wie viele Ausgangsrechnungen pro Monat?

Nutzt du schon Buchhaltungssoftware oder einen Steuerberater mit DATEV?

Empfohlenes Format

ZUGFeRD

Für reine Unternehmens-Empfänger ist ZUGFeRD meist am angenehmsten: ein PDF mit eingebettetem XML. Dein Kunde sieht eine gewohnte Rechnung, die Software liest die Daten. Erfüllt EN 16931 vollständig. Praktisch für dich: ZUGFeRD zeigt Kunden ohnehin eine normale PDF.

Software-Kategorie

Schlankes Rechnungsprogramm oder Web-Tool

Bei wenigen Rechnungen im Monat reicht ein günstiges Rechnungsprogramm oder ein Web-Tool mit E-Rechnungs-Funktion — Hauptsache, es gibt EN-16931-Formate aus und du archivierst GoBD-konform.

Versandweg

E-Mail genügt

Im reinen B2B darfst du die E-Rechnung einfach per E-Mail verschicken — ein eigenes Netzwerk brauchst du dafür nicht. Peppol wird erst bei großen Mengen oder Behörden-Bezug interessant.

Peppol: für dich vorerst nicht nötig

Deine nächsten Schritte

  • → Software prüfen/wählen, die dein empfohlenes Format wirklich erzeugt (nicht nur PDF).
  • → Stammdaten (Adresse, USt-ID, Bankverbindung) vollständig und korrekt pflegen.
  • → GoBD-konforme Archivierung sicherstellen: 8 Jahre, im Originalformat (das XML zählt).
  • → Eine Test-Rechnung erzeugen und beim Empfänger auf Einlesbarkeit prüfen, bevor es ernst wird.

Häufige Fragen zu Format und Software

XRechnung oder ZUGFeRD — was ist der Unterschied?
XRechnung ist ein reines XML ohne sichtbare PDF, das vor allem öffentliche Auftraggeber verlangen. ZUGFeRD ist ein PDF mit eingebettetem XML — dein Kunde sieht eine normale Rechnung, die Software liest zusätzlich die strukturierten Daten. Beide erfüllen die Norm EN 16931 und damit die E-Rechnungspflicht. Viele Programme erzeugen beides.
Brauche ich Peppol?
Für den Einstieg meist nicht. Peppol ist ein sicheres Versandnetz, das vor allem im B2G und bei größeren Mengen oder internationalen Empfängern sinnvoll ist. Für kleine Volumina reicht oft der Versand per E-Mail oder die Einlieferung über ein Behörden-Portal. Wächst dein Volumen, kann sich ein Peppol-fähiger Dienst lohnen.
Reicht mein bisheriges Rechnungsprogramm?
Nur, wenn es E-Rechnungen im Format EN 16931 (XRechnung oder ZUGFeRD) erzeugen kann. Ältere Programme geben oft nur PDF aus — das gilt nicht als E-Rechnung. Prüfe die Funktion oder rüste auf ein Programm mit E-Rechnungs-Export um. Bei vielen Rechnungen lohnt eine Lösung mit Anbindung an deine Steuerberatung.
Kann ich einfach immer ZUGFeRD nehmen?
Im reinen B2B ist ZUGFeRD oft die bequemste Wahl. Sobald aber ein öffentlicher Auftraggeber dabei ist, brauchst du in der Regel XRechnung mit Leitweg-ID. Ein Programm, das beide Formate erzeugt, hält dir alle Wege offen — das ist die sicherste Grundeinstellung.

Quelle & Stand

  • Norm der E-Rechnung: EN 16931 (Formate XRechnung und ZUGFeRD).
  • Rechtsgrundlage der Pflicht: Wachstumschancengesetz / § 14 UStG.
  • Stand: 2026 · Angaben ohne Gewähr.
  • Dieser Finder gibt eine allgemeine Orientierung und ersetzt keine Steuer- oder IT-Beratung. Konkrete Software-Auswahl bitte mit deiner Steuerberatung abstimmen.

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