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E-Rechnungspflicht-Checker

Vier Fragen — und du weißt deinen persönlichen Stichtag, das passende Format und die nächsten Schritte. Für KMU, Freiberufler, Vermieter und Kleinunternehmer.

Die E-Rechnungspflicht kommt gestaffelt: empfangen müssen alle Unternehmen bereits seit 2025, die Pflicht zum Ausstellen greift je nach Umsatz und Status erst 2027 oder 2028 — Kleinunternehmer bleiben ganz außen vor. Der Check ordnet dich in Sekunden ein und sagt dir, welches Format zu deinen Empfängern passt.

An wen stellst du überwiegend Rechnungen?

Dein umsatzsteuerlicher Status?

Vorjahresumsatz (Gesamtumsatz 2026)?

Wie viele Ausgangsrechnungen im Monat?

Dein Ergebnis

Du musst ab dem 1. Januar 2028 E-Rechnungen ausstellen (Vorjahresumsatz 800.000 € oder weniger).

Noch rund 508 Tage bis zu deinem Stichtag (01.01.2028).

Dein Fahrplan

1.1.2025
Empfangen
1.1.2027
Ausstellen ab >800k €
1.1.2028
Ausstellen alle übrigen
dein Stichtag

Empfohlenes Format

ZUGFeRD (angenehm im B2B)

Für Rechnungen an Unternehmen ist ZUGFeRD meist praktischer: Es ist ein PDF mit eingebettetem XML — dein Kunde sieht eine normale PDF, die Software liest die Daten. Viele Programme erzeugen zusätzlich XRechnung, falls ein Kunde das verlangt.

Software-Tipp

Schlankes Rechnungsprogramm reicht

Bei wenigen Rechnungen im Monat genügt ein gängiges Rechnungsprogramm mit E-Rechnungs-Funktion oder ein kostenloses Web-Tool. Wichtig ist nur, dass es EN-16931-Formate erzeugt und du GoBD-konform archivierst.

Deine nächsten Schritte

  • → E-Rechnungen empfangen können — eine Rechnungs-E-Mail-Adresse plus Software/Portal, das XRechnung und ZUGFeRD liest (gilt für dich bereits seit 1.1.2025).
  • → Bis 31.12.2027 darfst du B2B-Rechnungen noch als Papier oder — mit Zustimmung des Empfängers — als PDF stellen.
  • → Nutze den Vorlauf, um in Ruhe das passende System auszuwählen und zu testen.
  • → GoBD-konforme Archivierung klären: 8 Jahre, Originalformat.

Immer ausgenommen — egal welcher Fall

  • • Kleinbetragsrechnungen bis 250 €
  • • Fahrausweise
  • • Rechnungen an private Endverbraucher (B2C)

Und: Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach EN 16931 (XRechnung/ZUGFeRD) — eine reine PDF zählt nicht.

Häufige Fragen zur E-Rechnungspflicht

Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht in Deutschland?
Empfangen: Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können — auch Kleinunternehmer, Vermieter mit Umsatzsteuer-Option und Vereine. Ausstellen: ab 1. Januar 2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab 1. Januar 2028 für alle übrigen. Es geht ausschließlich um Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen (B2B).
Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?
Nein. Mit dem Jahressteuergesetz 2024 wurden Kleinunternehmer nach § 19 UStG dauerhaft von der Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen befreit — auch nach der Übergangsfrist. Empfangen können müssen aber auch Kleinunternehmer seit dem 1. Januar 2025. Freiwillig ausstellen ist erlaubt.
XRechnung oder ZUGFeRD — was soll ich nehmen?
Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (B2G) führt meist kein Weg an der XRechnung vorbei, oft mit Leitweg-ID und Einlieferung über ein Portal. Im normalen B2B ist ZUGFeRD häufig angenehmer, weil deine Kunden die Rechnung auch als PDF sehen. Beide Formate sind EN-16931-konform und erfüllen die Pflicht.
Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?
Nein. Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist ein strukturierter, maschinenlesbarer Datensatz nach der Norm EN 16931 (XRechnung oder ZUGFeRD). Eine einfache PDF oder ein Scan gilt nicht als E-Rechnung.
Für welche Rechnungen gilt die Pflicht nicht?
Ausgenommen sind Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, Fahrausweise sowie Rechnungen an private Endverbraucher (B2C). Dafür sind weiterhin Papier oder PDF erlaubt.

Quelle & Stand

  • Rechtsgrundlage: Wachstumschancengesetz / § 14 UStG; Kleinunternehmer-Befreiung durch das Jahressteuergesetz 2024.
  • Norm der E-Rechnung: EN 16931 (XRechnung, ZUGFeRD).
  • Stand: 2026 · Angaben ohne Gewähr.
  • Dieser Rechner ersetzt keine Steuerberatung. Im Einzelfall (Sonderfälle, Rechtsform, Auslandsbezug) sollten Steuerberater oder die zuständige IHK eingebunden werden.

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