Bewirtungskosten richtig absetzen: Beleg, Anlass und 70-Prozent-Regel

Bewirtungskosten aus geschäftlichem Anlass sind zu 70 Prozent als Betriebsausgabe abzugsfähig, die restlichen 30 Prozent gelten als nicht abziehbarer Repräsentationsanteil nach § 4 Absatz 5 Nr. 2 EStG. Die Vorsteuer aus solchen Rechnungen ist jedoch zu 100 Prozent erstattungsfähig, sofern die Bewirtungsbescheinigung vollständig ausgefüllt ist. Pro Bewirtung ist ein eigener Beleg mit Anlass, Datum, Ort, Teilnehmern und Höhe nötig, fehlt ein Pflichtangabe, streicht das Finanzamt den kompletten Abzug.

Voraussetzungen für die 70-Prozent-Regel

Die Bewirtung muss einen konkreten geschäftlichen Anlass haben: Kundenakquise, Lieferantengespräch, Projektbesprechung, Mitarbeiterveranstaltung mit externem Bezug. Reine Privatessen, auch wenn sie mit Geschäftspartnern stattfinden, fallen nicht unter die Regelung und sind komplett nicht abzugsfähig. Die Grenze wird scharf gezogen.

Die Aufwendungen müssen angemessen sein. Was "angemessen" bedeutet, hängt vom Anlass und Geschäftsumfang ab. Bei einem 80-Euro-Essen mit einem mittelständischen Kunden ist niemand auffällig, bei 400 Euro pro Person mit Champagner und Trüffel wird das Finanzamt nachfragen. Die Rechtsprechung akzeptiert in der Regel bis 100 Euro pro Person als unproblematisch.

Pflicht ist außerdem die Eigenheit, dass die Bewirtung in einem Restaurant oder vergleichbarem Lokal stattfindet. Selbst bestellte Pizza ins Büro oder ein Catering im eigenen Haus fallen nicht unter die 70-Prozent-Regel, solche Kosten sind als Geschäftsausstattung oder Veranstaltungskosten anders zu behandeln und unterliegen anderen Abzugsregeln.

Der Bewirtungsbeleg im Detail

Restaurants müssen seit 2020 eine ordnungsgemäße Rechnung nach § 14 UStG ausstellen. Maschinell erstellt, mit Name und Anschrift des Wirts, Datum, Speisen und Getränken einzeln aufgeführt, Netto- und Mehrwertsteuer getrennt. Ein handschriftlicher Beleg vom Wirt oder ein nachträglich ausgestellter Quittungs-Block reicht nicht mehr aus und führt zur kompletten Aberkennung.

Auf der Rückseite oder einem separaten Vordruck dokumentierst du: Anlass der Bewirtung ("Akquise Müller GmbH"), Datum, Ort, Teilnehmer (Name und Firma), Unterschrift. Die Angabe "Geschäftsessen mit Kunden" reicht nicht, du solltest konkret werden. Anonyme Sammelbegriffe sind das häufigste Streichungs-Argument bei Betriebsprüfungen.

Die Bewirtungsbescheinigung muss zeitnah ausgefüllt werden, spätestens am Folgetag. Wer den Beleg drei Wochen später hervorholt und versucht zu rekonstruieren, riskiert die Aberkennung. Das Finanzamt akzeptiert keine "Gedächtnisleistungen", wer sich nicht erinnert, was er besprochen hat, hatte vermutlich kein Geschäftsessen.

Pflichtangaben auf dem Beleg

1. Anlass: konkrete Geschäftsbeziehung, nicht "Gespräch"
2. Datum: Bewirtungstag, nicht Beleg-Erstellungstag
3. Ort: Name und Anschrift des Restaurants
4. Teilnehmer: alle anwesenden Personen mit Name und Firma
5. Höhe: Bruttobetrag inklusive Trinkgeld
6. Unterschrift: des bewirtenden Unternehmers
7. Maschinelle Rechnung: mit allen § 14 UStG-Pflichtangaben
8. Trinkgeld: separat ausgewiesen oder per Bareintrag dokumentiert

Trinkgeld und Sonderfälle

Trinkgeld ist Teil der Bewirtungskosten und unterliegt der gleichen 70-Prozent-Regel. Wer 100 Euro Rechnung plus 10 Euro Trinkgeld zahlt, hat 77 Euro abzugsfähigen Anteil. Das Trinkgeld muss aber dokumentiert sein: entweder auf dem Restaurant-Beleg vermerkt oder mit separatem Eigenbeleg bei Barzahlung. Ohne Beleg keine Anerkennung, auch wenn die Höhe branchenüblich erscheint.

Bei Bewirtung im Ausland gelten die deutschen Regeln entsprechend. Die Belege müssen ggf. ins Deutsche übersetzt werden, wenn das Finanzamt das verlangt. Die 70-Prozent-Quote bleibt gleich, die Vorsteuer ist im EU-Ausland über das MOSS-Verfahren oder Vorsteuervergütungs-Anträge erstattungsfähig. Bei Drittländern wie der Schweiz oder Großbritannien entfällt die Vorsteuerrückforderung in den meisten Fällen.

Mitarbeiterbewirtungen ohne externe Teilnehmer fallen unter andere Regelungen: bei Betriebsfeiern bis 110 Euro pro Mitarbeiter und Veranstaltung steuerfrei, darüber hinaus voll abzugsfähig aber lohnsteuerpflichtig. Bei reinen Arbeitsessen ohne Veranstaltungscharakter, etwa Mittagessen bei einer langen Sitzung, gelten andere Spielregeln und nur 70 Prozent sind absetzbar, wenn ein externer Bezug nachgewiesen wird.

Geschenke an Geschäftspartner fallen nicht unter die Bewirtungsregel, sondern unter § 4 Absatz 5 Nr. 1 EStG mit der 50-Euro-Freigrenze pro Person und Jahr. Wer einen Kunden also zum Essen einlädt und ihm zusätzlich eine Flasche Wein mitgibt, muss beide Vorgänge separat dokumentieren und bewerten.

Vergleich: Was ist absetzbar?

Bei Mischanlässen, etwa Geschäftspartner und Ehepartner gemeinsam zum Essen, wird der private Anteil herausgerechnet. Wenn vier Personen am Tisch sitzen und zwei sind Angehörige, sind nur 50 Prozent der Rechnung als Bewirtungskosten zu werten, davon dann 70 Prozent abzugsfähig. Die Rechnung wird also doppelt gekürzt.

Häufige Fehler vermeiden

Der häufigste Streichungsgrund ist die fehlende oder unkonkrete Anlass-Angabe. "Geschäftsessen" oder "Kundengespräch" reichen nicht, das Finanzamt verlangt nachvollziehbare Konkretion: Welcher Kunde, welches Projekt, welches Ziel. Ohne diese Information wird der Beleg gestrichen, oft mehrere tausend Euro pro Jahr.

Zweiter Klassiker: Trinkgeld in bar ohne Dokumentation. Wer 50 Euro Trinkgeld bar gibt und das nicht auf dem Beleg vermerkt, verliert den Abzug komplett. Lösung: Trinkgeld auf der Rechnung handschriftlich ergänzen und Wirt gegenzeichnen lassen, oder mit Kartenzahlung quittieren.

Dritter Fehler: zu hohe Rechnungen ohne Begründung. Wer regelmäßig Bewirtungen über 200 Euro pro Person abrechnet, muss bei einer Prüfung den Anlass plausibel machen können. Großkunden, Vertragsabschlüsse, internationale Partner, solche Gründe akzeptiert das Finanzamt, Standardakquise eher nicht.

Wichtigste Schritte

Die 70-Prozent-Regel für Bewirtungskosten ist machbar, wenn die Pflichtangaben sauber dokumentiert sind. Wichtigste Hebel: zeitnah ausfüllen, konkreter Anlass, alle Teilnehmer namentlich erfasst, maschinelle Rechnung mit allen Pflichtangaben des Umsatzsteuergesetzes. Tools wie Lexware, DATEV Belegtransfer oder sevDesk scannen Belege per App und legen die Bewirtungsbescheinigung automatisch dazu, eine Investition, die sich bei mehreren Geschäftsessen pro Monat schnell rechnet und gleichzeitig die GoBD-Anforderungen erfüllt. Bei konkreten Fällen Steuerberater oder Fachanwalt einbeziehen, vor allem bei größeren Veranstaltungen mit gemischtem Personenkreis oder internationalen Bewirtungen, bei denen die Vorsteuerrückforderung komplex wird.