E-Rechnung für Vermieter: Wann du wirklich betroffen bist

Die Vermietung von Immobilien ist nach dem Umsatzsteuergesetz grundsätzlich steuerfrei, und genau dieser Umstand entscheidet, ob dich die E-Rechnung überhaupt betrifft. Wer nur eine Eigentumswohnung an eine Familie vermietet, stellt keine Rechnung mit ausgewiesener Umsatzsteuer aus und fällt damit nicht in die Ausstellungspflicht, die ab 2027 und 2028 auf Unternehmen zurollt. Sobald du aber zur Umsatzsteuer optierst und an Unternehmer vermietest, sieht die Sache anders aus.

Damit du nicht in die Grauzone rutschst, lohnt sich ein klarer Blick auf zwei getrennte Fragen: Musst du künftig E-Rechnungen ausstellen? Und musst du sie empfangen können? Beide Antworten hängen an deiner umsatzsteuerlichen Stellung, nicht daran, ob du dich subjektiv als Unternehmer fühlst.

Warum die meisten Vermieter erst einmal aufatmen können

Vermietest du Wohnraum steuerfrei an Privatpersonen, weist du in deiner Mietabrechnung keine Umsatzsteuer aus. Rechnungen an Privatkunden, also der klassische B2C-Fall, sind von der neuen E-Rechnungspflicht ohnehin ausgenommen. Für diese reine, steuerfreie Wohnraumvermietung ändert sich beim Rechnungsformat nichts: Papier oder PDF bleiben zulässig.

Die Ausstellungspflicht für strukturierte E-Rechnungen betrifft ausdrücklich nur B2B-Rechnungen, also Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen. Wo keine solche Leistungsbeziehung mit Umsatzsteuer besteht, greift die Pflicht auch nicht. Das nimmt einem Großteil der privaten Vermieter den Druck von der Brust.

Der Wendepunkt: die Umsatzsteuer-Option nach § 9 UStG

Interessant wird es, wenn du auf die Steuerfreiheit verzichtest und zur Umsatzsteuer optierst. Diese Option nach § 9 UStG kommt vor allem bei der Gewerbevermietung in Betracht, etwa wenn du eine Ladenfläche, ein Büro oder eine Halle an ein vorsteuerabzugsberechtigtes Unternehmen vermietest. Optierst du wirksam, weist du in der Miete Umsatzsteuer aus, und dein Mieter kann sie als Vorsteuer ziehen.

Mit dieser Option rechnest du B2B mit Umsatzsteuer ab. Damit kannst du grundsätzlich in den Anwendungsbereich der E-Rechnungspflicht fallen, weil deine Vermietung dann eine steuerpflichtige Leistung zwischen Unternehmern ist. Ob und ab wann du selbst ausstellen musst, hängt am Zeitplan, den der Gesetzgeber vorgegeben hat.

Der Zeitplan im Überblick

Für Vermieter, die B2B mit Umsatzsteuer abrechnen, gilt derselbe Stufenplan wie für andere Unternehmen. Entscheidend ist der Vorjahresumsatz.

Bis Ende 2026 dürfen ohnehin alle noch Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, PDF senden. Ob deine optierte Vermietung im Jahr 2027 schon oder erst 2028 in die Ausstellungspflicht rutscht, kannst du grob über den Stichtag-Checker einordnen. Den großen Rahmen erklärt die Übersicht zur E-Rechnungspflicht 2027/2028.

Empfangen musst du womöglich trotzdem

Auch wenn du keine E-Rechnung ausstellen musst, kann die Empfangspflicht greifen. Seit dem 1.1.2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, und dazu zählen ausdrücklich auch Vermieter mit Umsatzsteuer-Option. Sobald bei dir eine Unternehmereigenschaft vorliegt, solltest du also technisch in der Lage sein, eine strukturierte Rechnung deiner Dienstleister und Lieferanten anzunehmen.

Praktisch heißt das: Der Hausmeisterdienst, die Handwerkerfirma oder der Energieversorger kann dir künftig eine E-Rechnung schicken, und du musst sie entgegennehmen können. Als E-Rechnung gilt dabei nur ein strukturierter, maschinenlesbarer Datensatz nach der Norm EN 16931, konkret eine XRechnung (reines XML) oder ein ZUGFeRD-Dokument (PDF mit eingebettetem XML). Eine einfache PDF ohne Datensatz ist keine E-Rechnung. Welches Format in deinem Fall passt, zeigt dir der Format-Finder.

Was du jetzt sinnvoll prüfst

Bevor du in Aktionismus verfällst, sortiere deine Vermietung entlang weniger Leitfragen. Die folgende Reihenfolge hilft, die Betroffenheit realistisch einzuschätzen.

1. Vermietest du steuerfrei an Privat? Dann bist du beim Ausstellen sehr wahrscheinlich außen vor.
2. Hast du zur Umsatzsteuer optiert und rechnest B2B mit Umsatzsteuer ab? Dann kann die Ausstellungspflicht greifen, je nach Umsatz 2027 oder 2028.
3. Liegt bei dir überhaupt eine Unternehmereigenschaft vor? Dann prüfe deine Empfangsfähigkeit, unabhängig vom Ausstellen.
4. Bekommst du Eingangsrechnungen von Dienstleistern? Dann richte einen sicheren Empfangs- und Ablageweg für das Originalformat ein.

Alle Details rund um Fristen, Formate und Ausnahmen bündelt der E-Rechnung-Hub. Für die inhaltlichen Anforderungen an eine korrekte Rechnung hilft dir die Pflichtangaben-Checkliste.

Gemischte Objekte und die Übergangsphase

Viele Vermieter bewegen sich nicht sauber in einer Schublade. Ein Haus mit Ladenzeile im Erdgeschoss und Wohnungen darüber kann teils steuerfrei an Privat, teils optiert an Gewerbe vermietet sein. In solchen gemischten Konstellationen kann ein Teil der Mietverhältnisse in den B2B-Bereich mit Umsatzsteuer fallen, während der andere steuerfrei bleibt. Pauschale Aussagen führen hier schnell in die Irre, es kommt auf die einzelne Leistungsbeziehung an.

Zeitlich verschafft dir die Übergangsphase Luft. Bis zum 31.12.2026 dürfen alle noch auf Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, per PDF abrechnen. Im Jahr 2027 dürfen die Unternehmen mit bis zu 800.000 Euro Vorjahresumsatz weiterhin Papier oder PDF senden, während größere bereits ausstellen müssen. Erst ab 2028 gilt die Ausstellungspflicht dann für alle betroffenen Unternehmen. Für optierte Vermieter mit überschaubarem Umsatz bleibt damit realistisch bis 2028 Zeit, die Umstellung vorzubereiten, die Empfangsfähigkeit sollte aber schon jetzt stehen.

Der Praxis-Take für Vermieter

Wer ausschließlich steuerfrei an Privat vermietet, muss beim Ausstellen aller Voraussicht nach nichts umstellen, Papier bleibt erlaubt. Sobald du aber nach § 9 UStG optierst und B2B mit Umsatzsteuer abrechnest, gehörst du in den Kreis der Unternehmen, für die 2027 oder 2028 die Ausstellungspflicht greifen kann, und die Empfangsfähigkeit ist bei Unternehmereigenschaft ohnehin schon seit 2025 Thema. Weil die Option und ihre Reichweite im Detail komplex sind, ist der frühzeitige Griff zum Steuerberater hier kein Luxus, sondern der günstigste Weg, spätere Vorsteuer-Probleme zu vermeiden.

Rechtsgrundlage: § 14 UStG (Wachstumschancengesetz), § 19 UStG (JStG 2024), Norm EN 16931. Stand: 2026, ohne Gewähr.