E-Rechnungspflicht 2027/2028: Der Überblick für KMU

Die E-Rechnung wird für Unternehmen Pflicht — aber nicht für alle zum gleichen Zeitpunkt. Empfangen können musst du E-Rechnungen bereits seit dem 1. Januar 2025. Die Pflicht, selbst welche auszustellen, greift gestaffelt: ab 1. Januar 2027 für größere Unternehmen, ab 1. Januar 2028 für alle übrigen — und Kleinunternehmer bleiben ganz außen vor. Dieser Überblick ordnet ein, was ab wann für dich gilt, was eine E-Rechnung überhaupt ist und was du jetzt konkret tun solltest.

Der Zeitplan auf einen Blick

Wichtig: Es geht ausschließlich um Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen (B2B). Rechnungen an Privatkunden (B2C) sind nicht betroffen.

Was ist überhaupt eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist nicht einfach eine PDF-Datei per E-Mail. Gemeint ist ein strukturierter, maschinenlesbarer Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931. In Deutschland sind das vor allem zwei Formate: XRechnung (reines XML) und ZUGFeRD (ein Hybrid aus PDF plus eingebettetem XML). Eine eingescannte Papierrechnung oder ein normales PDF erfüllt die Anforderung ausdrücklich nicht. Welches Format für dich das richtige ist, klären wir im Detail unter XRechnung vs. ZUGFeRD.

Kleinunternehmer: dauerhaft von der Ausstellung befreit

Eine gute Nachricht für alle mit Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG: Mit dem Jahressteuergesetz 2024 wurden Kleinunternehmer von der Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen dauerhaft befreit — auch nach Ablauf der Übergangsfrist. Du darfst weiterhin Papier oder PDF verwenden. Aber Achtung: Empfangen können musst auch du seit 2025, denn deine Geschäftspartner dürfen dir eine E-Rechnung schicken.

Diese Rechnungen sind immer ausgenommen

Unabhängig von Umsatz und Stichtag gelten drei Ausnahmen, für die weiterhin Papier oder PDF erlaubt ist:

• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro
• Fahrausweise
• Rechnungen an private Endverbraucher (B2C)

Was in der Übergangszeit gilt

Bis zu deinem persönlichen Stichtag (1.1.2027 oder 1.1.2028) darfst du B2B-Rechnungen weiterhin auf Papier oder — mit Zustimmung des Empfängers — als PDF stellen. Die Empfangsfähigkeit ist davon unberührt: Sobald ein Geschäftspartner dir ab 2025 eine E-Rechnung schickt, musst du sie annehmen und verarbeiten können. Praktisch heißt das: Kümmere dich zuerst um den Empfang, dann in Ruhe um die Ausstellung.

Deine To-do-Liste — jetzt starten

1. Empfang sicherstellen (sofort): eine Rechnungs-E-Mail-Adresse plus Software oder Portal, das XRechnung und ZUGFeRD lesen kann.
2. Deinen Stichtag bestimmen: mit dem E-Rechnungspflicht-Checker in Sekunden.
3. Rechnungs-System wählen, das EN-16931-Formate erzeugt — Schritt für Schritt zeigen wir das unter E-Rechnung erstellen.
4. Archivierung klären: GoBD-konform, 8 Jahre, im Originalformat.
5. Steuerberatung/DATEV einbinden für die technische Anbindung.

Die E-Rechnungspflicht klingt nach Bürokratie, ist aber vor allem eine planbare Umstellung mit klaren Fristen. Wer den Empfang jetzt regelt und seinen Ausstellungs-Stichtag kennt, hat genug Vorlauf, um in Ruhe das passende System zu wählen — statt kurz vor knapp umstellen zu müssen.

Quellen: Wachstumschancengesetz / § 14 UStG (E-Rechnungspflicht); Jahressteuergesetz 2024 (Kleinunternehmer-Befreiung); Norm EN 16931. Orientierung u. a. IHK, Haufe, DATEV. Stand: 2026. Angaben ohne Gewähr, keine Steuerberatung.