Kleinunternehmer und die E-Rechnung: Was § 19 UStG bedeutet

Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind durch das Jahressteuergesetz 2024 dauerhaft von der Pflicht befreit, E-Rechnungen auszustellen. Empfangen müssen sie E-Rechnungen trotzdem — und zwar wie jeder andere Betrieb schon seit dem 1. Januar 2025. Diese Zweiteilung sorgt für die meisten Missverständnisse, deshalb hier die klare Einordnung, was für dich als Kleinunternehmer gilt und was nicht.

Die Ausstellungspflicht gilt für dich dauerhaft nicht

Der Gesetzgeber hat beim Ausbau der E-Rechnung erkannt, dass die verpflichtende Umstellung für sehr kleine Betriebe unverhältnismäßig wäre. Mit dem Jahressteuergesetz 2024 wurde deshalb festgelegt: Wer die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG nutzt, muss seine Ausgangsrechnungen nicht als strukturierte E-Rechnung erstellen. Diese Befreiung ist nicht auf die Übergangsjahre beschränkt, sondern dauerhaft angelegt.

Damit fällst du als Kleinunternehmer aus der gestaffelten Ausstellungspflicht heraus, die für regelbesteuerte Betriebe greift. Du musst dir also keine Frist merken, ab der du zwingend E-Rechnungen schreiben müsstest. Ob du diese Erleichterung nutzt oder freiwillig doch umstellst, ist allein deine unternehmerische Entscheidung — sie wird dir nicht durch einen Stichtag abgenommen.

Das bedeutet: Du darfst deine Rechnungen weiterhin auf Papier oder als klassische PDF schreiben, solange dein Kunde damit einverstanden ist. Die großen Stichtage 2027 und 2028, ab denen andere Unternehmen verpflichtend E-Rechnungen ausstellen müssen, lösen für dich als Kleinunternehmer keine Ausstellungspflicht aus. Wie sich diese Stufen für Regelbesteuerte staffeln, ordnet die Pillar zur E-Rechnungspflicht 2027/2028 ein.

Empfangen musst du trotzdem — ohne Ausnahme

Hier liegt der entscheidende Punkt, der oft untergeht: Die Empfangspflicht gilt seit dem 1. Januar 2025 für jedes inländische Unternehmen. Kleinunternehmer sind davon ausdrücklich nicht ausgenommen. Sobald ein Lieferant oder Dienstleister dir eine E-Rechnung schickt — etwa im Format XRechnung oder ZUGFeRD — musst du sie annehmen und verarbeiten können.

Praktisch heißt das: Du brauchst ein E-Mail-Postfach, über das Rechnungen zuverlässig eingehen, und eine Software oder ein Portal, das den strukturierten Datensatz lesbar macht. Eine reine PDF-Ansicht reicht bei einer XRechnung nicht, weil dort der maschinenlesbare Kern zählt. Verlass dich nicht darauf, dass deine Partner Rücksicht nehmen — ein Betrieb, der zur E-Rechnung verpflichtet ist, wird dir früher oder später eine schicken.

Zur Empfangsseite gehört mehr als das bloße Öffnen der Datei. Du musst die eingehende E-Rechnung acht Jahre lang revisionssicher, unveränderbar und im Originalformat aufbewahren. Bei der E-Rechnung ist das strukturierte XML das Original — ein Ausdruck oder eine reine Sichtkopie genügt der GoBD nicht. Richte deine Ablage also gleich so ein, dass der Datensatz erhalten bleibt und nicht beim ersten Ausdrucken verloren geht.

Freiwillig ausstellen — wann das sinnvoll ist

Befreit heißt nicht verboten. Du darfst freiwillig E-Rechnungen ausstellen, wenn es dir passt. In manchen Konstellationen ist genau das die pragmatischere Wahl, auch wenn du rechtlich nicht musst.

1. Deine Kunden sind überwiegend Geschäftskunden, die ihre Eingangsrechnungen ohnehin strukturiert verarbeiten. Dann sparst du und deinem Gegenüber manuelle Nacherfassung.
2. Du arbeitest mit größeren Auftraggebern, die aus ihren eigenen Prozessen heraus E-Rechnungen bevorzugen oder erwarten.
3. Deine Software erzeugt E-Rechnungen ohnehin, weil du sie für andere Zwecke nutzt. Dann ist der Mehraufwand gering.

Wenn du dagegen fast nur an Privatkunden verkaufst, bringt dir die freiwillige Umstellung wenig. An Privatkunden — also im B2C — ist die E-Rechnung ohnehin nicht vorgeschrieben; dort bleiben Papier und PDF der Normalfall. Auch Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Fahrausweise sind generell von der E-Rechnungspflicht ausgenommen, sodass sich eine Umstellung dort selten lohnt.

Wichtig bei der freiwilligen Variante: Wenn du dich für die E-Rechnung entscheidest, gelten dieselben Formatanforderungen wie für alle. Deine E-Rechnung muss dann der Norm EN 16931 entsprechen — also eine echte XRechnung oder ZUGFeRD-Datei sein, keine umbenannte PDF. Ein Zwischending gibt es nicht: Entweder du bleibst bei Papier und PDF, oder du erzeugst einen normkonformen strukturierten Datensatz.

Abgrenzung zu Regelbesteuerten

Der Unterschied zu einem regelbesteuerten Unternehmen liegt allein auf der Ausstellungsseite. Ein Betrieb ohne Kleinunternehmer-Status fällt unter die gestaffelte Ausstellungspflicht: ab 1. Januar 2027 bei mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab 1. Januar 2028 für alle übrigen im B2B-Bereich. Beim Empfang gibt es dagegen keinen Unterschied — die Pflicht seit 2025 trifft Kleinunternehmer und Regelbesteuerte gleichermaßen.

Auch die formalen Anforderungen an eine Rechnung sind identisch. Die Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG — Name und Anschrift beider Parteien, Steuernummer oder USt-IdNr., Ausstellungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, Leistungsdatum sowie die Angaben zum Entgelt und zum Steuersatz — gelten unabhängig davon, ob du als Kleinunternehmer oder regelbesteuert abrechnest. Als Kleinunternehmer weist du keine Umsatzsteuer aus, sondern gibst den Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG an. Welche Angaben deine Rechnungen konkret enthalten müssen, kannst du mit der Pflichtangaben-Checkliste abgleichen.

Was dich weiterbringt

Als Kleinunternehmer musst du dich um das Ausstellen von E-Rechnungen dauerhaft nicht kümmern, um das Empfangen dagegen sofort. Sorge also zuerst dafür, dass du eingehende XRechnungen und ZUGFeRD-Dateien öffnen und archivieren kannst — damit ist die Pflichtseite erledigt. Über eine freiwillige Umstellung entscheidest du in Ruhe nach deiner Kundenstruktur: Bei überwiegend geschäftlichen Kunden kann sie Arbeit sparen, bei Privatkundschaft bringt sie meist keinen Vorteil. Merke dir vor allem, dass die fehlende Ausstellungspflicht dich nicht von der Empfangspflicht befreit — beide Seiten sind getrennt zu betrachten. Weitere Details und passende Werkzeuge findest du im E-Rechnung-Hub.

Rechtsgrundlage: § 14 UStG (Wachstumschancengesetz), § 19 UStG (JStG 2024), Norm EN 16931. Stand: 2026, ohne Gewähr.