E-Rechnung in der Gastronomie: Was Betriebe beachten müssen

Der Bon, den ein Gast am Tisch bekommt, bleibt auch nach der E-Rechnungsreform ein Papierbeleg, denn die Bewirtung von Gästen ist ein klassisches B2C-Geschäft, und Rechnungen an Privatkunden sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen. Für den Alltag im Service ändert sich damit erst einmal nichts. Trotzdem ist das Thema für Gastronomiebetriebe nicht vom Tisch: Sobald Firmen ins Spiel kommen, greifen andere Regeln.

Es lohnt sich deshalb, den Betrieb gedanklich in zwei Bereiche zu teilen: das Gästegeschäft mit Privatpersonen und die Geschäftsbeziehungen zu Unternehmen. Beim einen bleibt fast alles wie gehabt, beim anderen zieht die E-Rechnung in den Betrieb ein.

Das Gästegeschäft: B2C bleibt Papier

Wer im Restaurant, Café oder Imbiss Gäste bewirtet, rechnet mit Privatpersonen ab. Solche Rechnungen an Privatkunden fallen nicht unter die E-Rechnungspflicht, Papierbon und ausgedruckte Rechnung bleiben zulässig. Auch die Bewirtungsquittung, die ein Gast für seine Unterlagen mitnimmt, ist davon zunächst nicht betroffen.

Hinzu kommt eine dauerhafte Erleichterung für kleine Beträge: Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro sind generell von der E-Rechnungspflicht ausgenommen. Ein Großteil dessen, was in der Gastronomie über den Tresen geht, liegt genau in diesem Bereich und bleibt damit unkompliziert.

Wo es doch B2B wird

Kritisch wird es, sobald du für Unternehmen leistest. Ein Catering für eine Firmenfeier, die Bewirtung einer Geschäftsgruppe, die über die Firma abgerechnet wird, oder ein Rahmenvertrag mit einem lokalen Betrieb, das sind Geschäftsbeziehungen zwischen Unternehmen. Genau dort kann die E-Rechnungspflicht greifen, weil es sich um B2B-Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen handelt.

In der Praxis heißt das: Ein einzelner Firmen-Auftrag kippt dein Tagesgeschäft nicht um, verlangt aber, dass du für diesen Vorgang das richtige Format bereitstellen kannst, sobald die Ausstellungspflicht für dich gilt. Sonderregeln bleiben dabei bestehen, eine Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro darfst du auch im Firmengeschäft weiterhin ohne strukturierten Datensatz ausstellen.

Ob du im Jahr 2027 oder erst 2028 ausstellen musst, hängt an deinem Vorjahresumsatz. Die folgende Übersicht ordnet die Stichtage ein.

Bis Ende 2026 dürfen ohnehin alle noch Papier oder mit Zustimmung des Empfängers PDF senden. Wann genau dein Betrieb dran ist, kannst du grob mit dem Stichtag-Checker einordnen; den großen Rahmen erklärt die E-Rechnungspflicht 2027/2028.

Was überhaupt als E-Rechnung zählt

Für den B2B-Teil deines Betriebs ist wichtig zu wissen, was das Gesetz unter einer E-Rechnung versteht. Gemeint ist ein strukturierter, maschinenlesbarer Datensatz nach der Norm EN 16931. In der Praxis sind das zwei Formen: die XRechnung als reines XML und ZUGFeRD als PDF mit eingebettetem XML. Eine gewöhnliche PDF ohne diesen Datensatz oder ein eingescanntes Papier zählen ausdrücklich nicht dazu.

Welche der beiden Formen für dich praktischer ist, hängt von deiner Software und deinen Geschäftspartnern ab. ZUGFeRD hat den Vorteil, dass die Rechnung zusätzlich als lesbare PDF vorliegt, während die XRechnung im reinen Maschinenformat läuft. Zum Eingrenzen hilft der Format-Finder.

Eingangsrechnungen: empfangen musst du schon jetzt

Unabhängig vom Ausstellen betrifft dich die E-Rechnung als Empfänger bereits. Seit dem 1.1.2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, das gilt auch für den Gastronomiebetrieb. Deine Lieferanten, vom Getränkegroßhandel bis zur Wäscherei, können dir künftig strukturierte Rechnungen schicken, und die musst du annehmen und korrekt aufbewahren können.

Praktisch heißt das: Richte einen verlässlichen Empfangsweg ein, meist ein E-Mail-Postfach für den strukturierten Datensatz, und sorge für eine revisionssichere Ablage. Bei einer E-Rechnung ist das XML das Original, ein bloßer Ausdruck genügt für die Aufbewahrung nicht. Nach den GoBD sind Rechnungen unveränderbar im Originalformat aufzubewahren, seit 2025 für acht statt zehn Jahre.

Gerade in der Gastronomie, wo täglich viele Belege anfallen, zahlt sich ein sauberer Ablageprozess aus. Wenn eingehende E-Rechnungen automatisch im Originalformat gespeichert werden, ersparst du dir bei der nächsten Prüfung die Suche nach fehlenden XML-Dateien. Eine zusätzliche lesbare Ansicht der Rechnung ist erlaubt, solange sie den strukturierten Datensatz nicht ersetzt, sondern nur ergänzt.

Bewirtungsbelege richtig behandeln

Ein Sonderfall sind Bewirtungsbelege, die über die Firma des Gastes abgerechnet werden. Bewirtest du Geschäftskunden und rechnet dein Gast das gegenüber seinem Unternehmen ab, kann daraus ein B2B-Sachverhalt werden. Ob und wann hier eine E-Rechnung nötig ist, hängt vom Einzelfall ab, pauschale Aussagen führen schnell in die Irre.

Für die inhaltliche Korrektheit solcher Rechnungen bleibt maßgeblich, dass die Pflichtangaben vollständig sind. Fehlt eine, kann der Empfänger zurückweisen und der Vorsteuerabzug stocken. Die Pflichtangaben-Checkliste hilft dir, nichts zu übersehen; alle Formate und Ausnahmen bündelt der E-Rechnung-Hub.

Vier Schritte, die jeder Betrieb jetzt gehen kann

Du musst die Umstellung nicht in einem Rutsch stemmen. Eine sinnvolle Reihenfolge macht das Thema handhabbar:

1. Trenne deine Umsätze gedanklich in Gast (B2C) und Firma (B2B), nur der zweite Bereich ist beim Ausstellen relevant.
2. Richte einen verlässlichen Empfangsweg für eingehende E-Rechnungen ein, meist ein Postfach für den strukturierten Datensatz plus revisionssichere Ablage.
3. Kläre für dein Firmengeschäft, ab wann du ausstellen musst, grob über den Stichtag-Checker und den Vorjahresumsatz.
4. Sprich die kniffligen Fälle, Bewirtungsbelege, gemischte Aufträge, mit deinem Steuerberater durch, bevor du Formate festlegst.

Damit hast du die vier größten Baustellen adressiert, ohne dich in Details zu verlieren, die im Alltag kaum vorkommen.

Der Praxis-Take für Gastrobetriebe

Für das reine Gästegeschäft bleibt fast alles beim Alten: B2C-Bewirtung und Kleinbeträge bis 250 Euro laufen weiter auf Papier. Sobald du aber für Firmen cateriest oder feste Geschäftskunden abrechnest, rutschst du in den B2B-Bereich, wo je nach Umsatz 2027 oder 2028 die Ausstellungspflicht greifen kann. Und die Empfangsfähigkeit für Eingangsrechnungen ist seit 2025 ohnehin Pflicht. Trenne im Kopf sauber zwischen Gast und Firma, richte deinen Empfangsweg ein, und hol bei den kniffligen Bewirtungsfällen deinen Steuerberater dazu.

Rechtsgrundlage: § 14 UStG (Wachstumschancengesetz), § 19 UStG (JStG 2024), Norm EN 16931. Stand: 2026, ohne Gewähr.