Urlaubsanspruch berechnen: Vollzeit, Teilzeit, Minijob im Vergleich

Urlaubsanspruch nach § 3 BUrlG: 24 Werktage = 20 Arbeitstage Mindestanspruch pro Jahr, Teilzeit anteilig nach Wochentag-Verteilung, nicht nach Stunden. Ein Mitarbeiter mit 4 Arbeitstagen pro Woche bekommt 16 Urlaubstage (20 × 4/5), unabhängig davon, ob er an diesen 4 Tagen je 8 oder je 6 Stunden arbeitet. Der volle Anspruch entsteht erst nach 6 Monaten Wartezeit nach § 4 BUrlG, vorher gibt es einen anteiligen Teilurlaub von einem Zwölftel pro vollen Beschäftigungsmonat. Verfällt nicht genommener Urlaub einfach zum 31. Dezember? Seit der BAG-Rechtsprechung 2019 (9 AZR 423/16) nur, wenn du den Mitarbeiter explizit auf den Verfall hingewiesen hast.

Der Mindestanspruch nach BUrlG

§ 3 Absatz 1 BUrlG legt fest: 24 Werktage pro Jahr. Werktag bedeutet Montag bis Samstag. Wer wie in fast allen Branchen üblich Montag bis Freitag arbeitet, kommt also auf 20 Arbeitstage gesetzlichen Mindesturlaub. Das ist die Untergrenze, du darfst mehr gewähren, weniger ist unwirksam. Eine Klausel im Arbeitsvertrag mit „15 Tage Urlaub" ist nichtig, der Mitarbeiter hat trotzdem die 20 Tage.

Tariflich oder per Betriebsvereinbarung sind häufig 25 bis 30 Tage Standard. Im öffentlichen Dienst sind 30 Tage normal, in der Metall- und Elektroindustrie 30 Tage ab dem 30. Lebensjahr. Achte beim Arbeitsvertrag genau auf die Formulierung: „30 Tage Urlaub" ohne Zusatz heißt 30 Arbeitstage. „30 Werktage" wäre eine Woche weniger, diese Formulierung führt in der Praxis regelmäßig zu Streit.

Sonderregelungen: Schwerbehinderte Menschen haben nach § 208 SGB IX zusätzlich 5 Arbeitstage Zusatzurlaub. Jugendliche unter 18 haben nach § 19 JArbSchG abgestufte Ansprüche von 25 bis 30 Werktagen je nach Alter. Diese Tage kommen oben drauf, du kannst sie nicht in den allgemeinen Urlaubsanspruch einrechnen.

Teilzeit: die Wochentag-Regel

Bei Teilzeit gilt das Prorata-Prinzip, anteilig nach der Anzahl der wöchentlichen Arbeitstage, nicht nach den Stunden. Die Formel: Vollzeit-Urlaubsanspruch × (Wochentage Teilzeit ÷ Wochentage Vollzeit). Bei 30 Tagen Vollzeit-Urlaub und einer 3-Tage-Woche ergeben sich 18 Tage Urlaub (30 × 3/5). Die genaue Stundenzahl an den Arbeitstagen ist irrelevant.

Das wirkt erstmal seltsam, wer 3 Tage je 8 Stunden arbeitet, hat denselben Urlaubsanspruch wie wer 3 Tage je 4 Stunden arbeitet. Der Hintergrund: An jedem Urlaubstag „fällt" die geplante Arbeit dieses Tages aus. Wer am Mittwoch 8 Stunden arbeitet, bekommt durch Urlaub am Mittwoch 8 Stunden bezahlte Freizeit. Die Wochentag-Verteilung bleibt die Berechnungsbasis, nicht die Stundensumme.

Konkret: Ein Mitarbeiter wechselt im Jahr von Vollzeit (5 Tage) auf Teilzeit (3 Tage). Der Urlaubsanspruch wird neu berechnet, die ersten 6 Monate Vollzeit-Anspruch (10 Tage anteilig), die letzten 6 Monate Teilzeit-Anspruch (9 Tage anteilig bei 30 Vollzeit-Tagen × 3/5). Wichtig: Bereits angesammelte Urlaubstage werden nicht „eingedampft", wenn er von Vollzeit auf Teilzeit wechselt. Das hat der EuGH 2010 (C-486/08) klargestellt.

Minijob: derselbe Anspruch wie Festangestellte

Ein häufiges Missverständnis: Minijobber hätten weniger Urlaub. Falsch. § 4 Absatz 1 TzBfG legt das Diskriminierungsverbot fest, Teilzeitkräfte und Minijobber haben anteilig denselben Anspruch wie Vollzeitkräfte. Wer als Minijob-Aushilfe 2 Tage pro Woche arbeitet, bekommt 8 Tage gesetzlichen Mindesturlaub und bei 30-Tage-Vertrag 12 Tage.

Bei Aushilfen mit unregelmäßigen Einsätzen: Wochentage-Quote des letzten Jahres mal Vollzeit-Anspruch. Wer im Jahresdurchschnitt 1,5 Tage pro Woche arbeitet, bekommt bei 20 Tagen Mindesturlaub 6 Tage.

Bei Minijobs ist der Urlaubslohn 1:1 das Geld, das der Mitarbeiter an den Arbeitstagen verdient hätte. Wer pauschal 538 Euro im Monat für 12 Stunden Arbeit pro Woche bekommt, bekommt pro Urlaubstag den entsprechenden Tageslohn, bei 2 Tagen pro Woche etwa 62 Euro pro Urlaubstag. Das ist Pflicht, auch wenn der Minijobber den Urlaub nicht aktiv nimmt.

Die Wartezeit und der Teilurlaub

§ 4 BUrlG sagt: Der volle Urlaubsanspruch entsteht erst nach 6-monatiger Wartezeit. Wer im April einsteigt, hat ab Oktober vollen Anspruch. Vor Ablauf der Wartezeit gibt es Teilurlaub von einem Zwölftel pro vollen Beschäftigungsmonat, bei 20 Tagen Mindesturlaub also 1,67 Tage pro Monat, gerundet auf halbe oder ganze Tage.

Beispielrechnung: Mitarbeiter startet am 1. April. Er hat im April, Mai, Juni, Juli, August, September je 1,67 Tage = 10 Tage Teilurlaub. Ab dem 1. Oktober hat er den vollen Anspruch von 20 Tagen für das ganze Jahr. Aber Achtung, die 10 Teilurlaubstage werden in die 20 eingerechnet, nicht oben drauf. Er hat also für das gesamte Jahr 2026 insgesamt 20 Tage Urlaub.

Tritt der Mitarbeiter in der zweiten Jahreshälfte aus, gibt es ebenfalls nur Teilurlaub, ein Zwölftel pro vollen Beschäftigungsmonat. § 5 BUrlG regelt diesen „Quotenurlaub bei Ausscheiden". Ausnahme: Wer nach erfüllter Wartezeit in der zweiten Jahreshälfte ausscheidet, behält den vollen Anspruch, eine Klausel im Arbeitsvertrag, die das aufhebt, ist unwirksam.

Urlaubsabgeltung beim Ausscheiden

Kann der Mitarbeiter den Resturlaub vor seinem letzten Arbeitstag nicht mehr nehmen, solltest du ihn nach § 7 Absatz 4 BUrlG in Geld abgelten. Die Berechnung: Bruttogehalt des letzten Monats geteilt durch durchschnittliche Wochenarbeitstage × 4,35 = Tageslohn. Bei 3.000 Euro brutto und 5-Tage-Woche sind das 138 Euro pro Urlaubstag. 5 Resttage Urlaub = 690 Euro Abgeltung brutto.

Die Abgeltung ist steuer- und sozialversicherungspflichtig wie regulärer Lohn und wird mit der letzten Gehaltsabrechnung ausgezahlt. Eine Klausel „Resturlaub verfällt mit Ausscheiden" ist nichtig, Mitarbeiter haben immer Abgeltungsanspruch.

Vorsicht beim Aufhebungsvertrag: Eine pauschale Klausel „alle Urlaubsansprüche abgegolten" reicht nur, wenn die Abgeltungshöhe im Vertrag genannt wird oder die Freistellung tatsächlich der Resturlaubsdauer entspricht.

Schwerbehinderten-Zusatzurlaub und Sonderfälle

Drei Gruppen haben Sonderansprüche oder besondere Spielregeln, die bei der Berechnung leicht vergessen werden:

1. Schwerbehinderte (§ 208 SGB IX): 5 Arbeitstage Zusatzurlaub bei Grad der Behinderung ab 50. Teilzeit anteilig nach Wochentag-Regel, 3-Tage-Woche bringt 3 Zusatztage. Voraussetzung: Mitarbeiter teilt die Schwerbehinderung mit.
2. Jugendliche (§ 19 JArbSchG): 30 Werktage unter 16, 27 Werktage unter 17, 25 Werktage unter 18, gerechnet auf 6-Tage-Woche. Bei 5-Tage-Woche entsprechend weniger Arbeitstage.
3. Sonderurlaub: Hochzeit, Geburt, Todesfall, nicht gesetzlich geregelt, § 616 BGB greift teils. Üblich 1 Tag Hochzeit, 1 Tag Geburt, 1-3 Tage Todesfall. Keine Urlaubstage im Sinne des BUrlG, sondern bezahlte Freistellung.

Fazit: Der gesetzliche Mindesturlaub ist 24 Werktage bzw. 20 Arbeitstage bei einer 5-Tage-Woche. Teilzeit wird nach Wochentag-Verteilung anteilig berechnet, nicht nach Stunden, eine 3-Tage-Woche bringt 12 Mindesttage. Minijobber haben anteilig denselben Anspruch wie Festangestellte. Resturlaub verfällt zum 31. Dezember nur, wenn du den Mitarbeiter nachweisbar darauf hingewiesen hast, sonst bleibt er bestehen. Beim Ausscheiden ist Resturlaub in Geld abzugelten, eine pauschale Verfallsklausel im Arbeitsvertrag ist unwirksam. Bei konkreten Berechnungen mit unterschiedlichen Arbeitsmodellen, Schwerbehinderung oder Wechseln innerhalb des Jahres Steuerberater oder Fachanwalt für Arbeitsrecht einbeziehen, die Rückforderungen aus fehlerhaft berechnetem Urlaub können sich schnell auf 5.000 bis 10.000 Euro pro Mitarbeiter summieren.