Der E-Rechnungs-Fahrplan 2025–2028: Was wann gilt

Vier Stichtage strukturieren die Einführung der E-Rechnung in Deutschland: der 1.1.2025 für den Empfang, der 31.12.2026 als Ende des großzügigen Übergangs, der 1.1.2027 für die ersten Aussteller und der 1.1.2028 für alle übrigen. Wer diese vier Daten im Kopf hat, weiß jederzeit, was für den eigenen Betrieb schon gilt und was noch Zeit hat.

Der Fahrplan 2025 bis 2028 auf einen Blick

Die Umstellung läuft gestaffelt. Zuerst kommt die Empfangspflicht für alle, dann eine lange Übergangsphase für das Ausstellen, und erst danach greifen die eigentlichen Ausstellungspflichten — abgestuft nach Vorjahresumsatz. Die folgende Tabelle fasst zusammen, was zu welchem Datum gilt.

Der rote Faden dahinter: Zuerst wird sichergestellt, dass jeder E-Rechnungen annehmen kann, damit niemand von einem Geschäftspartner ausgebremst wird. Erst danach folgt die Pflicht, selbst welche auszustellen — und die kommt nach Umsatzgröße gestaffelt, damit große Betriebe mit meist besserer IT vorangehen und kleinere mehr Zeit bekommen.

Deinen persönlichen Termin liest du am schnellsten mit dem Stichtag-Checker ab — er verknüpft Umsatz und Kundentyp zu einem konkreten Datum.

1.1.2025 — Empfangen müssen alle

Die erste Stufe ist längst aktiv. Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Diese Pflicht kennt keine Umsatzgrenze und keine Größenausnahme: Auch Kleinunternehmer, Freiberufler, Vereine und Vermieter mit Umsatzsteueroption sind eingeschlossen. Ein erreichbares E-Mail-Postfach genügt rechtlich, um den Empfang sicherzustellen.

Wichtig ist, das eingehende Dokument nicht nur zu empfangen, sondern auch lesbar zu machen und korrekt zu archivieren. Denn eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach der Norm EN 16931 — als XRechnung (reines XML) oder ZUGFeRD (PDF mit eingebettetem XML). Das XML ist das Original und muss revisionssicher abgelegt werden.

Diese Empfangspflicht ist der Grund, warum das Thema keinen Betrieb kaltlässt — auch nicht den kleinsten. Sobald ein einziger deiner Lieferanten auf E-Rechnung umstellt, landet der strukturierte Datensatz in deinem Postfach, und du musst ihn verarbeiten können. Wer hier nichts vorbereitet hat, steht schnell mit unlesbaren Dateien da.

Bis 31.12.2026 — die Übergangsphase

Bis Ende 2026 gilt eine großzügige Übergangsregelung: Alle Unternehmen dürfen ihre B2B-Rechnungen weiterhin auf Papier oder — mit Zustimmung des Empfängers — als PDF ausstellen. Diese Phase ist bewusst als Puffer gedacht, damit Betriebe ihre Prozesse und ihre Software in Ruhe umstellen können.

Klug ist, den Übergang aktiv zu nutzen statt ihn zu verschlafen. Wer jetzt testet, welches Format zu seiner Kundschaft passt, ist zum eigenen Stichtag vorbereitet. Der Format-Finder hilft bei der Wahl zwischen XRechnung und ZUGFeRD, und der E-Rechnung-Hub sammelt die weiteren Grundlagen.

1.1.2027 — die großen Betriebe stellen aus

Der erste echte Ausstellungs-Stichtag ist der 1. Januar 2027. Ab diesem Tag müssen Unternehmen mit über 800.000 Euro Gesamtumsatz im Jahr 2026 ihre B2B-Rechnungen als E-Rechnung ausstellen. Maßgeblich ist der Vorjahresumsatz — nicht die aktuelle Auftragslage. Kleinere Betriebe dürfen 2027 noch Papier oder PDF senden.

Die Details zur Umsatzgrenze und was in den Gesamtumsatz einfließt, erklärt die Übersicht zur E-Rechnungspflicht 2027/2028. Wer knapp an der Grenze liegt, sollte den Wert früh mit dem Steuerberater prüfen, um nicht versehentlich ein Jahr zu spät umzustellen.

Ein kurzer Blick auf die Reihenfolge lohnt sich: Der 800.000-Euro-Schwelle liegt der Gesamtumsatz des Jahres 2026 zugrunde, nicht der laufende. Wer 2026 stark wächst, kann so schon 2027 in die Pflicht rutschen, obwohl das Geschäft im Vorjahr noch kleiner war. Umgekehrt bleibt es bei einem schwachen 2026 zunächst bei 2028 — auch wenn 2027 wieder mehr Umsatz bringt.

1.1.2028 — dann sind alle dran

Mit dem 1. Januar 2028 endet die Staffelung: Ab diesem Datum müssen alle übrigen inländischen Unternehmen ihre B2B-Rechnungen als E-Rechnung ausstellen — unabhängig vom Umsatz. Damit ist die Einführung für den regulären Geschäftsverkehr abgeschlossen. Papier und PDF bleiben dann nur noch für die dauerhaften Ausnahmen und für B2C zulässig.

Eine Ausnahme bleibt dauerhaft bestehen: Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind durch das Jahressteuergesetz 2024 von der Ausstellungspflicht befreit. Sie dürfen auch nach 2028 auf Papier oder PDF fakturieren, müssen E-Rechnungen aber weiterhin empfangen können. Freiwillig ausstellen ist erlaubt.

Für viele kleine Betriebe ist der 1.1.2028 damit der eigentlich relevante Termin für das Ausstellen. Das ist aber kein Grund, bis dahin nichts zu tun: Wer Empfang, Software und Format erst kurz vor knapp angeht, gerät unnötig unter Druck. Die frühen Jahre sind der bequeme Zeitpunkt, um in Ruhe umzustellen.

Damit ist auch die häufigste Rückfrage beantwortet, ob man denn 2027 schon E-Rechnungen bekommen kann, obwohl man selbst noch Papier schreiben darf: Ja. Empfang und Ausstellen laufen auf getrennten Zeitschienen. Du kannst also längst E-Rechnungen erhalten und verarbeiten müssen, während dein eigener Ausstellungs-Stichtag noch in der Zukunft liegt.

Praxis-Take: den eigenen Stichtag kennen

Der Fahrplan ist einfacher, als er zunächst wirkt: Empfangen gilt seit 2025 für alle, ausstellen kommt 2027 für die Großen und 2028 für den Rest, und Kleinunternehmer bleiben beim Ausstellen außen vor. Bestimme mit dem Stichtag-Checker dein konkretes Datum, richte den Empfang jetzt sauber ein und nutze den Übergang bis Ende 2026 zum Testen. Dann trifft dich kein Stichtag unvorbereitet. Und das Gute daran: Ist der Empfang einmal sauber eingerichtet und ein Format erprobt, läuft der Rechnungsverkehr danach wieder wie gewohnt — nur eben strukturiert.

Rechtsgrundlage: § 14 UStG (Wachstumschancengesetz), § 19 UStG (JStG 2024), Norm EN 16931. Stand: 2026, ohne Gewähr.