XRechnung vs. ZUGFeRD: Welches E-Rechnungs-Format brauchst du?

Wer sich mit der E-Rechnungspflicht beschäftigt, stolpert sofort über zwei Namen: XRechnung und ZUGFeRD. Beide sind gültige E-Rechnungs-Formate nach der europäischen Norm EN 16931, beide erfüllen die gesetzliche Pflicht — sie sind aber grundlegend anders aufgebaut. Welches du brauchst, hängt vor allem davon ab, an wen du deine Rechnungen schickst. Dieser Artikel erklärt die Unterschiede in Ruhe und sagt dir, wann welches Format die klügere Wahl ist.

Erst mal: Was macht eine Datei zur E-Rechnung?

Wichtig ist der Unterschied zwischen „digital" und „E-Rechnung im Sinne des Gesetzes". Eine PDF, die du per Mail verschickst, ist digital — aber keine E-Rechnung. Der Gesetzgeber verlangt einen strukturierten, maschinenlesbaren Datensatz, den Buchhaltungssoftware ohne Abtippen weiterverarbeiten kann. Diese Struktur definiert die Norm EN 16931. XRechnung und ZUGFeRD sind zwei Umsetzungen genau dieser Norm — sie enthalten dieselben Pflichtfelder, verpacken sie nur unterschiedlich.

XRechnung: reines XML für Behörden

XRechnung ist ein reiner XML-Datensatz. Für Maschinen ist das ideal lesbar, für Menschen ohne passenden Viewer aber nur eine Wand aus Code. XRechnung ist der Standard für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (B2G) und dort auf Bundesebene bereits seit 2020 Pflicht.

Zwei Dinge begegnen dir dabei häufig: die Leitweg-ID, eine Art Adresscode, über den die Rechnung dem richtigen Amt zugeordnet wird, und die Einlieferung über ein Portal (etwa ZRE oder OZG-RE) statt per einfacher E-Mail. Wenn du also an Kommunen, Länder oder Bundesbehörden fakturierst, kommst du an XRechnung und ihren Spielregeln kaum vorbei.

ZUGFeRD: das Hybridformat fürs B2B

ZUGFeRD kombiniert beide Welten in einer Datei: Es ist ein PDF/A-3 mit eingebettetem XML. Der Empfänger öffnet eine ganz normale, lesbare PDF-Rechnung — während im Hintergrund unsichtbar die strukturierten Daten mitreisen, die seine Software automatisch verarbeiten kann. Ab Version 2.1 (im Profil EN 16931 bzw. XRechnung) ist ZUGFeRD voll normkonform.

Der große Vorteil im B2B: Selbst ein Geschäftspartner, der die strukturierten Daten (noch) nicht automatisch einliest, kann die Rechnung als PDF ansehen, prüfen und ablegen. Du zwingst niemanden zu einer bestimmten Software — und bist trotzdem gesetzeskonform. Genau deshalb ist ZUGFeRD im normalen Geschäftsverkehr oft die angenehmere Wahl.

Der direkte Vergleich

Woran erkenne ich, was ich empfangen habe?

Kommt eine reine .xml-Datei an, ist es fast immer eine XRechnung. Kommt eine PDF, die sich öffnen lässt, aber zusätzlich eingebettete Daten enthält, ist es ZUGFeRD — gute Buchhaltungssoftware erkennt das automatisch und liest die Werte aus. Genau deshalb solltest du unabhängig vom Format eine Software oder ein Portal haben, das beide Varianten verarbeiten kann; die Empfangsfähigkeit ist schließlich schon seit 2025 Pflicht.

Was solltest du wählen?

• Du fakturierst an öffentliche Auftraggeber (B2G)? Dann führt an XRechnung kaum ein Weg vorbei — meist inklusive Leitweg-ID und Portal.
• Du fakturierst überwiegend an Unternehmen (B2B)? ZUGFeRD ist oft die pragmatischere Wahl, weil deine Kunden die Rechnung auch ohne spezielle Software als PDF sehen.
• Du hast beides? Kein Problem: Gute Rechnungsprogramme erzeugen sowohl XRechnung als auch ZUGFeRD. Du musst dich nicht ein für alle Mal festlegen — du wählst pro Empfänger.

Was beide gemeinsam haben

Beide Formate sind ab deinem persönlichen Stichtag zulässig, beide enthalten dieselben umsatzsteuerlichen Pflichtangaben wie eine Papierrechnung — nur strukturiert. Und für beide gilt die GoBD-konforme Aufbewahrung von acht Jahren im Originalformat: Ein nachträglicher Ausdruck genügt nicht, aufbewahrt werden muss der strukturierte Datensatz selbst. Vor dem Versand lohnt eine kurze Validierung — viele Programme haben eine eingebaut, es gibt auch kostenlose Online-Prüfer, die Formatfehler finden, bevor sie beim Kunden landen. Wie du eine solche Rechnung praktisch erzeugst, zeigen wir in E-Rechnung erstellen: Schritt für Schritt.

Quellen: Norm EN 16931; XRechnung (KoSIT), ZUGFeRD (FeRD). Orientierung u. a. IHK, Haufe. Stand: 2026. Ohne Gewähr.