E-Rechnung erstellen: Schritt für Schritt

Eine E-Rechnung zu erstellen klingt technischer, als es ist. Sobald das richtige Werkzeug steht, läuft der Alltag fast wie bisher — nur reisen im Hintergrund strukturierte Daten mit. Diese sechs Schritte bringen dich von null bis zur ersten normkonformen E-Rechnung, ohne dass du eine Zeile XML von Hand schreiben musst.

Schritt 1: Deinen Stichtag kennen

Bevor du investierst, kläre, ob und ab wann dich die Ausstellungspflicht überhaupt trifft — 1.1.2027, 1.1.2028 oder (als Kleinunternehmer) gar nicht. Das erledigt der E-Rechnungspflicht-Checker in Sekunden und nennt dir gleich das passende Format. Den vollen Überblick über Fristen und Ausnahmen gibt der E-Rechnung-Hub. Selbst wenn deine Ausstellungspflicht erst 2028 greift: Empfangen können musst du bereits jetzt, denn ein Geschäftspartner darf dir schon ab 2025 eine E-Rechnung schicken.

Schritt 2: Format festlegen

Entscheide dich für XRechnung (reines XML, vor allem für Behörden) oder ZUGFeRD (PDF plus eingebettetes XML, angenehm im B2B). Beide sind EN-16931-konform und damit zulässig. Die Unterschiede und wann welches passt, erklärt XRechnung vs. ZUGFeRD. Praktischer Tipp: Viele Programme erzeugen beide Formate — dann bleibst du flexibel und wählst pro Empfänger.

Schritt 3: Software wählen

Du musst nichts selbst programmieren. Je nach Bedarf hast du mehrere Wege:

• Rechnungs- oder Buchhaltungsprogramm mit E-Rechnungs-Funktion — die meisten gängigen Tools können es inzwischen. Für viele KMU der einfachste Weg.
• ERP-System, wenn du ohnehin eines nutzt: Rechnungsstellung, Warenwirtschaft und Archiv aus einer Hand.
• Steuerberater-Anbindung (etwa über DATEV), wenn deine Kanzlei die Rechnungsstellung mitträgt oder du sauber übergeben willst.
• Kostenlose Web-Tools für wenige Rechnungen im Monat — solange sie EN-16931-Formate erzeugen und du GoBD-konform archivierst.

Faustregel: Bei vielen Rechnungen lohnt ein System mit Automatisierung und Steuerberater-Anbindung; bei wenigen genügt ein schlankes Programm. Der Checker gibt dir dazu eine erste Einordnung nach deinem Rechnungsvolumen.

Schritt 4: Stammdaten und Pflichtangaben prüfen

Eine E-Rechnung enthält dieselben umsatzsteuerlichen Pflichtangaben wie eine Papierrechnung (§ 14 UStG) — nur in strukturierten Feldern. Prüfe vor dem ersten Versand einmal gründlich: vollständige Adress- und Umsatzsteuerdaten, korrekte Steuersätze, fortlaufende Rechnungsnummer und, bei öffentlichen Auftraggebern, die Leitweg-ID. Sauber gepflegte Stammdaten ersparen dir später jede Menge Fehlermeldungen und Rückläufer.

Schritt 5: Testrechnung und Validierung

Erzeuge zuerst eine Testrechnung und prüfe sie mit einem Validierungstool, bevor du sie an einen echten Kunden schickst. Viele Programme haben eine Validierung eingebaut; es gibt auch kostenlose Online-Prüfer, die den Datensatz gegen die Norm testen. So findest du Formatfehler — ein fehlendes Pflichtfeld, ein falscher Steuerschlüssel — im geschützten Raum statt beim Empfänger.

Schritt 6: Versand und Archivierung

Verschickt wird die E-Rechnung je nach Empfänger unterschiedlich: per E-Mail (im B2B üblich), über ein Portal (bei Behörden, z. B. ZRE/OZG-RE) oder über das Peppol-Netzwerk, einen europaweiten Standard für den sicheren Austausch. Anschließend gilt die Pflicht zur GoBD-konformen Aufbewahrung: acht Jahre, im Originalformat. Aufbewahrt wird der strukturierte Datensatz (das XML) — nicht ein nachträglicher Ausdruck.

Einmal eingerichtet, unterscheidet sich der Alltag kaum vom bisherigen Rechnungsschreiben: Du gibst deine Positionen ein, das Programm erzeugt den normkonformen Datensatz, du verschickst und archivierst ihn. Der Aufwand steckt fast ganz in der einmaligen Umstellung — und die ist mit etwas Vorlauf entspannt zu stemmen.

Quellen: § 14 UStG (Pflichtangaben); Norm EN 16931; GoBD; Peppol. Orientierung u. a. IHK, DATEV, Haufe. Stand: 2026. Ohne Gewähr, keine Steuerberatung.