E-Rechnung erstellen: Schritt für Schritt

Eine E-Rechnung zu erstellen klingt technischer, als es ist. Sobald das richtige Werkzeug steht, läuft der Alltag fast wie bisher, nur reisen im Hintergrund strukturierte Daten mit. Diese sechs Schritte bringen dich von null bis zur ersten normkonformen E-Rechnung, ohne dass du eine Zeile XML von Hand schreiben musst.

Schritt 1: Deinen Stichtag kennen

Bevor du investierst, kläre, ob und ab wann dich die Ausstellungspflicht überhaupt trifft, 1.1.2027, 1.1.2028 oder (als Kleinunternehmer) gar nicht. Das erledigt der E-Rechnungspflicht-Checker in Sekunden und nennt dir gleich das passende Format. Den vollen Überblick über Fristen und Ausnahmen gibt der E-Rechnung-Hub. Selbst wenn deine Ausstellungspflicht erst 2028 greift: Empfangen können musst du bereits jetzt, denn ein Geschäftspartner darf dir schon ab 2025 eine E-Rechnung schicken.

Schritt 2: Format festlegen

Entscheide dich für XRechnung (reines XML, vor allem für Behörden) oder ZUGFeRD (PDF plus eingebettetes XML, angenehm im B2B). Beide sind EN-16931-konform und damit zulässig. Die Unterschiede und wann welches passt, erklärt XRechnung vs. ZUGFeRD. Praktischer Tipp: Viele Programme erzeugen beide Formate, dann bleibst du flexibel und wählst pro Empfänger.

Schritt 3: Software wählen

Du musst nichts selbst programmieren. Je nach Bedarf hast du mehrere Wege:

• Rechnungs- oder Buchhaltungsprogramm mit E-Rechnungs-Funktion, die meisten gängigen Tools können es inzwischen. Für viele KMU der einfachste Weg.
• ERP-System, wenn du ohnehin eines nutzt: Rechnungsstellung, Warenwirtschaft und Archiv aus einer Hand.
• Steuerberater-Anbindung (etwa über DATEV), wenn deine Kanzlei die Rechnungsstellung mitträgt oder du sauber übergeben willst.
• Kostenlose Web-Tools für wenige Rechnungen im Monat, solange sie EN-16931-Formate erzeugen und du GoBD-konform archivierst.

Faustregel: Bei vielen Rechnungen lohnt ein System mit Automatisierung und Steuerberater-Anbindung; bei wenigen genügt ein schlankes Programm. Der Checker gibt dir dazu eine erste Einordnung nach deinem Rechnungsvolumen.

Schritt 4: Stammdaten und Pflichtangaben prüfen

Eine E-Rechnung enthält dieselben umsatzsteuerlichen Pflichtangaben wie eine Papierrechnung (§ 14 UStG), nur in strukturierten Feldern. Prüfe vor dem ersten Versand einmal gründlich: vollständige Adress- und Umsatzsteuerdaten, korrekte Steuersätze, fortlaufende Rechnungsnummer und, bei öffentlichen Auftraggebern, die Leitweg-ID. Sauber gepflegte Stammdaten ersparen dir später jede Menge Fehlermeldungen und Rückläufer.

Schritt 5: Testrechnung und Validierung

Erzeuge zuerst eine Testrechnung und prüfe sie mit einem Validierungstool, bevor du sie an einen echten Kunden schickst. Viele Programme haben eine Validierung eingebaut; es gibt auch kostenlose Online-Prüfer, die den Datensatz gegen die Norm testen. So findest du Formatfehler, ein fehlendes Pflichtfeld, ein falscher Steuerschlüssel, im geschützten Raum statt beim Empfänger.

Schritt 6: Versand und Archivierung

Verschickt wird die E-Rechnung je nach Empfänger unterschiedlich: per E-Mail (im B2B üblich), über ein Portal (bei Behörden, z. B. ZRE/OZG-RE) oder über das Peppol-Netzwerk, einen europaweiten Standard für den sicheren Austausch. Anschließend gilt die Pflicht zur GoBD-konformen Aufbewahrung: acht Jahre, im Originalformat. Aufbewahrt wird der strukturierte Datensatz (das XML), nicht ein nachträglicher Ausdruck.

Einmal eingerichtet, unterscheidet sich der Alltag kaum vom bisherigen Rechnungsschreiben: Du gibst deine Positionen ein, das Programm erzeugt den normkonformen Datensatz, du verschickst und archivierst ihn. Der Aufwand steckt fast ganz in der einmaligen Umstellung, und die ist mit etwas Vorlauf entspannt zu stemmen.

Quellen: § 14 UStG (Pflichtangaben); Norm EN 16931; GoBD; Peppol. Orientierung u. a. IHK, DATEV, Haufe. Stand: 2026. Ohne Gewähr, keine Steuerberatung.