DATEV Lohn und Gehalt vs. Lexware: Vergleich für KMU mit 5-50 Mitarbeitern

DATEV Lohn und Gehalt kostet bei 12 Mitarbeitern rund 70-110 Euro pro Monat (Basis + Mitarbeiter-Lizenzen), Lexware Lohn+Gehalt liegt bei 35-50 Euro im lexoffice-Bundle. Der entscheidende Unterschied liegt nicht im Preis, sondern in der Berater-Anbindung: DATEV ist die Standard-Plattform aller Steuerberater (über 40.000 Kanzleien in DE), Lexware ist die Eigen-Lösung für KMU ohne enge StB-Anbindung. Wer einen Steuerberater hat, der DATEV nutzt, sollte DATEV nehmen, alles andere produziert Datenchaos und Mehrarbeit. Diese Wahl ist nach § 14 BGB Geschäftsentscheidung mit erheblichen Folgekosten.

DATEV Lohn und Gehalt: Stärken und Schwächen

DATEV ist seit den 70ern der Steuerberater-Standard in Deutschland und bietet zwei Lohnprodukte: "Lohn und Gehalt comfort" (für Kanzleien und Unternehmen mit StB-Anbindung) und "LODAS" (für größere Unternehmen mit eigenständiger Buchhaltung). Bei 12 MA bist du in der comfort-Variante richtig. Die Lizenz kostet als Basis-Paket etwa 60 Euro monatlich, plus 4-6 Euro pro Mitarbeiter, macht für 12 MA rund 110-130 Euro/Monat netto.

Die größte Stärke ist die Berater-Schnittstelle: Alle Daten werden automatisch in das DATEV-Rechenzentrum übertragen, der Steuerberater greift im selben Datenbestand zu. Kein CSV-Export, kein Versionsdurcheinander, keine doppelte Pflege. Bei Betriebsprüfungen ist DATEV-Datenstand quasi unanfechtbar, Krankenkassen und Finanzamt akzeptieren die Auswertungen ohne Rückfragen.

Die größte Schwäche ist die Oberfläche. DATEV Lohn und Gehalt wirkt wie aus den 90ern: Klobige Menüs, viele Karteireiter, kryptische Feldbezeichnungen ("KAB" für Kindertagsstättenabzug, "AAG" für Aufwendungs-Ausgleichsgesetz). Wer keine Lohn-Vorerfahrung hat, braucht 1-3 Tage Schulung. Pflichtmodule wie das DATEV-Update muss man als Anwender jährlich aktivieren (180-300 Euro je nach Paket).

Lexware Lohn+Gehalt: Stärken und Schwächen

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Lexware (Haufe-Gruppe) ist die KMU-Eigenlösung, gedacht für Inhaberinnen und Inhaber, die ihre Lohnabrechnung selbst machen wollen. Das Produkt heißt offiziell "lexware Lohn+Gehalt" oder im Bundle "lexware Office Lohn". Preis im Abo: 35-50 Euro/Monat für unbegrenzte Mitarbeiter (anders als DATEV, wo pro MA Lizenz fällig wird). Das macht Lexware bei wachsendem Team automatisch günstiger.

Die Oberfläche ist deutlich moderner, Web-basiert seit dem Wechsel auf lexware Office 2023, mit Drag-and-Drop-Stammdaten, automatischer ELStAM-Synchronisation und ELSTER-Direktversand. Bedienung ist intuitiver, man braucht maximal 4-6 Stunden Einarbeitung. Mitarbeiter können über ein eigenes Portal ihre Lohnzettel selbst herunterladen, das spart Druck- und Versandaufwand.

Die Schwächen liegen in zwei Punkten: Erstens gibt es keinen direkten DATEV-Export. Wer einen Steuerberater hat, der mit DATEV arbeitet, muss CSV oder PDF rüberschicken, der StB pflegt die Daten dann manuell in seinem System. Zweitens fehlen einige komplexe Module: Kurzarbeit-Berechnung ist nur rudimentär, Pfändungen müssen manuell konfiguriert werden, Tarifverträge wie IG Metall oder TVöD sind nicht vorgefertigt.

Entscheidungslogik: Wann DATEV, wann Lexware

Regel 1: Hat dein Steuerberater DATEV? Wenn ja, nimm DATEV. Die nahtlose Anbindung spart pro Monat 1-2 Stunden, die du sonst mit CSV-Hin-und-Her verbringst. Diese 1-2 Stunden sind bei einem Stundensatz von 25 Euro netto (Bürokraft) bereits 25-50 Euro/Monat, und DATEV hat diesen Aufpreis durch Berater-Anbindung schon eingepreist. Mehrwert ist nicht Software, sondern Workflow.

Regel 2: Machst du Lohnabrechnung ohne Steuerberater? Dann Lexware. Bei reiner Eigenabrechnung sind die DATEV-Vorteile (Berater-Sync) wertlos, der Preisunterschied von 70-90 Euro/Monat aber sehr real. Über 5 Jahre sind das 4.500 Euro Differenz, viel Geld für ein leicht moderneres Frontend, wenn du den Rest selbst kannst.

Regel 3: Hast du Tarifbindung (IG Metall, ver.di, TVöD)? Dann DATEV. Die vorinstallierten Tarife sparen Wochen an Konfiguration. Lexware kannst du auf Tarif konfigurieren, aber das ist Bastelei und prüfanfällig. Bei IG-Metall-Bindung mit Tariferhöhungen, Sonderzahlungen und Schichtzulagen ist DATEV LODAS oder mindestens Lohn und Gehalt comfort die einzig saubere Lösung.

Migration zwischen DATEV und Lexware

Beide Systeme bieten Datenexport: DATEV als "LBW-Export" (Lohnbuchhalter-Wechsel), Lexware als CSV-Export von Stammdaten und Jahres-Lohnkonten. Migration zwischen beiden Systemen dauert für 12 MA etwa 4-8 Stunden Arbeit: Stammdaten exportieren, ins neue System importieren, Eröffnungsbilanz der Konten setzen, ELStAM-Abruf neu starten.

Empfehlung: Migration nur zum Jahreswechsel oder Beginn eines Quartals. Mitten im Jahr ist möglich, aber doppelte Datenhaltung und Lohnsteuerbescheinigungs-Konsolidierung wird ein Albtraum. Wer von DATEV zu Lexware wechselt (z.B. nach Trennung vom Steuerberater), sollte zur Sicherheit 3 Monate parallel fahren und Differenzen abgleichen.

Kosten der Migration: Lexware-Onboarding kann man selbst machen oder einen Lexware-Partner buchen (250-500 € einmalig). DATEV-Einrichtung läuft normalerweise über die Steuerkanzlei und wird mit 400-800 € pauschal abgerechnet. Bei DATEV gibt's außerdem 3 Monate kostenlose Hotline für Setup-Fragen, was den höheren Preis teilweise rechtfertigt.

Praxis-Tipps zur Software-Auswahl

Tipp 1: Frag deinen Steuerberater zuerst. Steuerberater haben pro Mandant einen Daten-Zugriff im DATEV-Rechenzentrum und können sehen, was du machst. Wenn er stark DATEV-orientiert arbeitet, ist deine Lexware-Lösung für ihn Mehrarbeit, und die rechnet er dir gegebenenfalls als zusätzliche Stunden ab. Im Zweifel kostet das mehr, als du bei der Software sparst.

Tipp 2: Teste beide Systeme. DATEV bietet 4 Wochen kostenlose Testphase (über DATEV.de), Lexware 30 Tage gratis. Lege in jedem System 3 typische Mitarbeiter an und mache eine Probe-Lohnabrechnung. Schau, womit du schneller klarkommst, Bauchgefühl zählt, weil du das System monatlich nutzen musst.

Tipp 3: Achte auf Cloud vs. lokal. DATEV ist klassisch Desktop-Software mit lokaler Datenhaltung + Sync zum Rechenzentrum. Lexware Office ist reine Cloud-Lösung. Cloud ist bequem (Zugriff von überall, automatische Backups), hat aber bei DSGVO-relevanten Daten ein Compliance-Thema. DATEV hat eigene zertifizierte Rechenzentren in Deutschland, datenschutzrechtlich der Premium-Standard.

1. Frag deinen Steuerberater nach seiner Software-Präferenz (meist DATEV).
2. Teste beide Systeme 4 Wochen kostenlos mit 3 Probe-Mitarbeitern.
3. Prüfe Tarifbindung, bei IG Metall/TVöD ist DATEV alternativlos.
4. Kalkuliere Mehrkosten Lexware × Steuerberater-Stunden für CSV-Pflege.
5. Migrationen nur zum Jahres- oder Quartalswechsel planen.

Praktisch heißt das: Bei StB-Bindung DATEV, ohne Steuerberater Lexware

Bei 12 Mitarbeitern und engem Steuerberater-Verhältnis ist DATEV Lohn und Gehalt comfort die richtige Wahl trotz 70-90 Euro Mehrkosten gegenüber Lexware. Die Berater-Anbindung amortisiert sich über gesparte Doppelpflege und prüfungssichere Datenbasis. Vor allem bei Tarifbindung oder komplexen Sonderfällen (Kurzarbeit, Pfändung, Mutterschutz) ist DATEV deutlich überlegen.

Bei reiner Inhouse-Abrechnung ohne Steuerberater ist Lexware Lohn+Gehalt das pragmatische Setup: modernes UI, fairer Festpreis, MA-Portal inklusive. Wer wachsen will und in 2-3 Jahren auf 20-30 MA kommt, sollte aber bereits jetzt prüfen, ob HR-Software wie Personio (ab 99 €/Monat) als Alternative passt, die hat Lohn integriert und skaliert mit. Bei konkreten Fällen Steuerberater oder Fachanwalt einbeziehen.