E-Rechnungen archivieren: GoBD, 8 Jahre und das Originalformat

Acht Jahre lang musst du eine E-Rechnung aufbewahren, und zwar in genau dem strukturierten Format, in dem sie bei dir angekommen ist. Ein PDF-Ausdruck oder ein schnell weggespeicherter Screenshot reicht nicht. Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können – vom Kleinunternehmer über den Verein bis zum Freiberufler. Damit stellt sich für jeden Betrieb dieselbe Frage: Wie lagere ich diese Dateien so, dass sie einer Betriebsprüfung standhalten?

Acht Jahre, revisionssicher – das verlangt die GoBD

Rechnungen unterliegen einer gesetzlichen Aufbewahrungsfrist. Seit 2025 wurde diese für Buchungsbelege und damit auch für Rechnungen von zehn auf acht Jahre verkürzt. Diese Frist gilt für E-Rechnungen genauso wie für klassische Papier- oder PDF-Rechnungen.

Entscheidend ist nicht nur das Wie-lange, sondern das Wie. Die GoBD – die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern in elektronischer Form – fordern, dass die Ablage revisionssicher und unveränderbar ist. Praktisch heißt das: Eine einmal archivierte Rechnung darf nachträglich nicht mehr still geändert werden, jede Version muss nachvollziehbar bleiben, und du musst die Dateien während der gesamten acht Jahre lesbar und maschinell auswertbar vorhalten.

„Originalformat“ heißt: das XML zählt, nicht der Ausdruck

Der wichtigste Unterschied zur alten Papierwelt: Eine E-Rechnung ist ein strukturierter, maschinenlesbarer Datensatz nach der Norm EN 16931. In der Praxis begegnet er dir als XRechnung (reines XML) oder als ZUGFeRD (ein PDF mit eingebettetem XML). Der eigentliche rechtsrelevante Kern ist der XML-Datensatz – nicht die hübsche Bildschirmansicht, die deine Software daraus erzeugt.

Genau hier passiert der teuerste Denkfehler: Viele drucken die E-Rechnung als PDF aus oder speichern nur die lesbare Ansicht und werfen die XML-Datei weg. Damit ist das Original verloren. Aufbewahrungspflichtig ist die Datei im Originalformat – also das XML beziehungsweise das komplette ZUGFeRD-PDF samt eingebettetem Datensatz. Ein reiner Ausdruck genügt nicht.

Wenn du unsicher bist, welches Format bei dir überhaupt eingeht oder ausgeht, hilft der Format-Finder weiter. Die Übersicht, welches Format welche Rolle spielt, findest du im E-Rechnung-Hub.

Warum das E-Mail-Postfach kein Archiv ist

Lose Rechnungen im Posteingang liegen zu lassen, ist der Klassiker – und aus GoBD-Sicht riskant. Ein Postfach ist nicht auf Unveränderbarkeit ausgelegt: Mails lassen sich verschieben, löschen, Anhänge gehen bei Serverwechseln verloren, und eine vollständige, geprüfte Ablage über acht Jahre kannst du damit kaum belegen.

Sinnvoll ist stattdessen ein System, das eingehende E-Rechnungen automatisch erfasst, das XML dauerhaft speichert und einen unveränderbaren Bestand aufbaut – etwa ein Dokumentenmanagementsystem (DMS), eine Buchhaltungssoftware mit Archivfunktion oder die Belegablage über deinen Steuerberater. Wichtig ist, dass der strukturierte Datensatz erhalten bleibt und nicht nur eine PDF-Vorschau.

Ein häufiges Missverständnis: Manche verlassen sich darauf, dass die Rechnung ja „irgendwo im Mailverlauf“ noch liegt. Doch in einer Prüfung musst du den Beleg gezielt vorlegen, ihn einem Geschäftsvorfall zuordnen und die Unveränderbarkeit belegen können. Ein durchsuchbares Postfach ersetzt kein geordnetes Archiv – es verlagert das Problem nur, bis der Ernstfall kommt.

Gilt das auch für kleine Rechnungen und Papierbelege?

Nicht jede Rechnung muss überhaupt eine E-Rechnung sein. Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro (§ 33 UStDV), Fahrausweise und Rechnungen an Privatkunden (B2C) dürfen weiter als Papier oder PDF laufen. Für die Aufbewahrung ändert das aber nichts am Grundsatz: Auch diese Belege unterliegen der acht­jährigen Frist und müssen vollständig und unveränderbar abgelegt werden – ein Papieroriginal als Papier, ein PDF als PDF im Original.

Entscheidend ist die Logik dahinter: Aufbewahrt wird immer die Form, in der der Beleg entstanden ist. Kommt eine E-Rechnung herein, ist die Papier-Kopie eben nicht das Original. Kommt ein Papierbeleg herein, musst du ihn nicht künstlich in ein XML zwingen. Sortiere deine Belege deshalb von Anfang an nach Eingangsformat, dann läufst du nicht Gefahr, das falsche Dokument als „Original“ zu behandeln.

So archivierst du E-Rechnungen sauber – Schritt für Schritt

1. Original sichern: Speichere die eingegangene XRechnung (XML) oder das ZUGFeRD-PDF unverändert ab, bevor du irgendetwas druckst oder umbenennst.
2. In ein revisionssicheres System übernehmen: Leg die Datei in ein DMS oder eine Buchhaltungssoftware, die eine unveränderbare Ablage garantiert – nicht in einen frei bearbeitbaren Ordner.
3. Zuordnung und Suchbarkeit: Verknüpfe die Rechnung mit Buchung, Zahlung und Geschäftsvorfall, damit sie in der Prüfung schnell auffindbar ist.
4. Acht Jahre lesbar halten: Stelle sicher, dass du das Format auch in Jahren noch öffnen und maschinell auswerten kannst. Formatwechsel oder Systemumstellungen dürfen keine Belege verschlucken.
5. Backup: Sichere den Bestand regelmäßig, damit ein Hardware-Ausfall nicht deine Aufbewahrungspflicht reißt.

Häufige Fehler bei der Aufbewahrung

Zwei weitere Stolperfallen kommen dazu. Erstens die inhaltliche Vollständigkeit: Eine E-Rechnung muss dieselben Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG enthalten wie jede andere Rechnung – vollständige Namen und Anschriften, Steuernummer oder USt-IdNr., fortlaufende Rechnungsnummer, Leistungsdatum, nach Steuersätzen aufgeschlüsseltes Entgelt und den Steuerbetrag. Fehlt etwas oder stimmt das Format nicht, darf der Empfänger die Rechnung zurückweisen, und der Vorsteuerabzug kann stocken, bis eine korrekte E-Rechnung vorliegt. Ob deine Rechnungen alle Angaben tragen, prüfst du mit der Pflichtangaben-Checkliste.

Zweitens die eigenen Ausgangsrechnungen: Auch die E-Rechnungen, die du selbst verschickst, musst du im Originalformat aufbewahren – nicht nur die des Empfängers. Wer ab 2027 oder 2028 zur Ausstellung verpflichtet ist und was das für den Übergang bedeutet, liest du kompakt in unserem Überblick zur E-Rechnungspflicht 2027/2028.

Der Praxis-Take für deinen Betrieb

Behandle die XML-Datei wie das Original, das sie ist: unverändert speichern, in ein revisionssicheres System übernehmen, acht Jahre lesbar halten. Wer eingehende E-Rechnungen konsequent über ein DMS oder die Buchhaltungssoftware läuft und den Datensatz nie wegwirft, hat die GoBD-Anforderungen im Griff – ganz ohne teure Speziallösung. Der teuerste Weg ist der Zettel im Ordner und die gelöschte XML-Datei.

Rechtsgrundlage: § 14 UStG (Wachstumschancengesetz), § 19 UStG (JStG 2024), Norm EN 16931. Stand: 2026, ohne Gewähr.