E-Rechnung für Freiberufler: Was für dich gilt

Seit dem 1.1.2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können – und dazu zählen auch Freiberufler. Diese Empfangspflicht gilt unabhängig davon, wie gross deine Praxis, deine Kanzlei oder dein Büro ist und ob du Umsatzsteuer ausweist. Die spannendere Frage lautet für die meisten Selbstständigen aber: Ab wann muss ich selbst E-Rechnungen ausstellen? Und die Antwort hängt an deinem umsatzsteuerlichen Status.

Freiberufler sind steuerlich keine eigene Sonderkategorie, wenn es um die E-Rechnung geht. Entscheidend ist, ob du regelbesteuert bist oder die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG nutzt. Diese eine Weiche bestimmt, was auf dich zukommt.

Empfangen: Pflicht seit 2025 – ohne Ausnahme

Fang mit dem Teil an, der bereits gilt. Egal ob Steuerberaterin, Grafiker, IT-Consultant oder Hebamme: Wenn eine E-Rechnung eines anderen inländischen Unternehmens bei dir eingeht, musst du sie annehmen und verarbeiten können. Es reicht in vielen Fällen ein E-Mail-Postfach, das die strukturierten Dateien – XRechnung als reines XML oder ZUGFeRD als PDF mit eingebettetem XML – entgegennimmt.

Wichtig ist die Aufbewahrung: Eine E-Rechnung archivierst du im strukturierten Originalformat, revisionssicher und unveränderbar. Ein Ausdruck oder ein abgespeichertes PDF des Sichtbelegs genügt dafür nicht – das eigentliche Original ist der XML-Datensatz. Praktisch heißt das: Lege dir schon jetzt einen klaren Ablauf zurecht, wo eingehende E-Rechnungen landen und wie sie im Originalformat gesichert werden. Wer das erst regelt, wenn die erste XRechnung im Postfach liegt, verliert unnötig Zeit – und riskiert, dass ein Beleg nur als Ausdruck existiert und damit nicht ordnungsgemäß archiviert ist.

Für den Empfang selbst brauchst du keine teure Lösung. In vielen Fällen genügt es, dass dein Rechnungsprogramm oder ein einfaches Sichtprogramm die strukturierten Dateien lesbar macht, damit du Inhalt und Betrag prüfen kannst. Die eigentliche gesetzliche Anforderung ist, dass du die Datei annehmen, verarbeiten und aufbewahren kannst.

Die entscheidende Weiche: regelbesteuert oder Kleinunternehmer?

Ob und ab wann du ausstellen musst, entscheidet dein Status. Deshalb zürst die saubere Abgrenzung:

Kleinunternehmer nach § 19 UStG wurden durch das Jahressteuergesetz 2024 daürhaft von der Pflicht befreit, E-Rechnungen auszustellen. Du darfst weiter auf Papier oder als PDF fakturieren – und du darfst freiwillig auf E-Rechnung umstellen, wenn du oder deine Kunden das möchten. Empfangen musst du aber trotzdem können.

Bist du regelbesteuert, greift dagegen die gestaffelte Ausstellungspflicht. Sie richtet sich nach deinem Vorjahresumsatz und trifft nur B2B-Rechnungen – also Rechnungen an andere inländische Unternehmen.

Der Zeitplan für regelbesteuerte Freiberufler

Wenn du Umsatzsteuer ausweist, kommt die Ausstellungspflicht in Stufen. Diese Reihenfolge solltest du kennen:

1. Bis 31.12.2026: Du darfst weiter Papier oder – mit Zustimmung des Empfängers – PDF versenden. In dieser Übergangszeit musst du also noch nichts umstellen.
2. Ab 1.1.2027: Pflicht zur E-Rechnung für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz (bezogen auf den Gesamtumsatz 2026). Die meisten einzelnen Freiberufler liegen darunter.
3. Ab 1.1.2028: Die Ausstellungspflicht gilt für alle übrigen regelbesteuerten Unternehmen – also auch für kleinere Freiberufler-Umsätze.

Für viele Solo-Selbstständige läuft es damit auf 2028 hinaus. Ob dein persönlicher Stichtag früher liegt, kannst du mit dem Stichtag-Checker eingrenzen. Den kompletten Zeitplan mit allen Stufen findest du im Ratgeber zur E-Rechnungspflicht 2027/2028.

Freiwillig ausstellen – wann das Sinn ergibt

Auch wenn dich die Pflicht noch nicht trifft, kann die freiwillige Umstellung sinnvoll sein. Manche Auftraggeber – etwa grössere Unternehmen oder öffentliche Stellen – wünschen sich E-Rechnungen schon heute, weil sie ihre eigene Verarbeitung automatisiert haben. Wer als Freiberufler früh liefern kann, was der Kunde braucht, erspart sich Rückfragen und beschleunigt in vielen Fällen die Zahlung.

Als Kleinunternehmer darfst du freiwillig E-Rechnungen ausstellen, obwohl du dazu nicht verpflichtet bist. Und als regelbesteuerter Freiberufler musst du nicht bis zum letzten Stichtag warten – du kannst dein Rechnungsprogramm jederzeit vorher umstellen. Der Vorteil einer frühen Umstellung: Du sammelst Routine, bevor es eng wird, und stolperst nicht im Januar 2028 über Formatfragen.

Ein Punkt zur Klarheit: Wenn du an öffentliche Auftraggeber fakturierst (B2G), gelten oft schon länger eigene Vorgaben. Behörden verlangen die E-Rechnung meist als XRechnung, häufig mit einer Leitweg-ID und über ein bestimmtes Einreichungsportal. Das ist unabhängig von den B2B-Stichtagen und betrifft dich, sobald du einen öffentlichen Auftrag abrechnest.

Was für alle Freiberufler gleich bleibt

Ein paar Punkte gelten unabhängig von Status und Stichtag. Erstens die Ausnahmen: Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, Fahrausweise und Rechnungen an Privatkunden bleiben von der E-Rechnungspflicht ausgenommen – dort sind Papier und PDF weiter erlaubt. Wer ausschließlich an Privatpersonen fakturiert, ist von der Ausstellungspflicht im B2B-Bereich ohnehin nicht betroffen, muss aber empfangen können.

Zweitens die Pflichtangaben: Eine E-Rechnung enthält inhaltlich dasselbe wie eine Papierrechnung nach § 14 Abs. 4 UStG – Name und Anschrift beider Seiten, Steuernummer oder USt-IdNr., Ausstellungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, Leistungsdatum, das nach Steuersätzen aufgeschlüsselte Netto-Entgelt sowie Steuersatz und Steuerbetrag. Nur die Form ist strukturiert statt gedruckt. Ob deine Angaben vollständig sind, prüfst du mit der Pflichtangaben-Checkliste.

Drittens der Praxis-Tipp für die Umstellung: Die meisten gängigen Rechnungs- und Buchhaltungsprogramme können XRechnung und ZUGFeRD bereits erzeugen und per E-Mail versenden. Für die meisten Freiberufler ist der Umstieg damit eher eine Software- als eine Großbaustelle. Einen Überblick über alle Bausteine gibt der E-Rechnung-Hub.

Praxis-Take

Empfangen können musst du als Freiberufler schon jetzt – das ist die dringendste Baustelle. Ob du selbst ausstellen musst, hängt an einer einzigen Frage: Regelbesteuert bedeutet gestaffelte Pflicht ab 2027 oder 2028 je nach Vorjahresumsatz, Kleinunternehmer nach § 19 bedeutet daürhafte Befreiung vom Ausstellen. Kläre deinen Status im Zweifel mit deinem Steuerberater und richte dein Rechnungsprogramm rechtzeitig auf E-Rechnung ein, statt bis zum Stichtag zu warten.

Rechtsgrundlage: § 14 UStG (Wachstumschancengesetz), § 19 UStG (JStG 2024), Norm EN 16931. Stand: 2026, ohne Gewähr.