E-Rechnung im Handwerk: Was Betriebe jetzt tun sollten

Ein Dachdecker, der eine Ziegelreparatur für eine Hausverwaltung abrechnet, und derselbe Dachdecker, der die neue Terrassenüberdachung für die Familie nebenan in Rechnung stellt, stehen ab 2027/2028 in zwei völlig unterschiedlichen Regelwelten: Die Rechnung an die Hausverwaltung fällt unter die E-Rechnungspflicht, die an die Privatfamilie nicht. Genau dieser Mischbetrieb aus Geschäfts- und Privatkunden macht das Handwerk zum Sonderfall.

Warum das Handwerk anders betroffen ist als reine B2B-Firmen

Viele Betriebe im Handwerk fakturieren gemischt: Aufträge für Firmen, Generalunternehmer, Wohnungsgesellschaften oder öffentliche Auftraggeber auf der einen Seite, private Endkunden auf der anderen. Die neue E-Rechnungspflicht greift ausschließlich zwischen inländischen Unternehmen, also im B2B-Bereich. Für Rechnungen an Privatkunden (B2C) bleiben Papier und PDF dauerhaft erlaubt.

Das heißt konkret: Du brauchst nicht deinen kompletten Rechnungsausgang umstellen, sondern musst zwei Wege sauber trennen. Der Anteil der Geschäftskunden entscheidet, wie stark dich die Pflicht trifft. Wer fast nur an Privatleute liefert, spürt beim Ausstellen wenig; wer viel für Bauträger oder Kommunen arbeitet, muss früh handeln.

Ein typischer Stolperstein steckt in der Nachunternehmer-Kette. Bist du als Subunternehmer für einen Generalunternehmer tätig, ist das eine B2B-Beziehung, deine Rechnung an den GU fällt also unter die Pflicht, sobald dein Stichtag erreicht ist. Der GU wiederum kann bereits früher auf E-Rechnung umgestellt haben und dir eine im XML-Format schicken. Beide Richtungen solltest du im Blick behalten, nicht nur den eigenen Ausgang.

Empfangen musst du längst: seit dem 1.1.2025

Die erste Stufe ist bereits scharf: Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Das gilt auch für kleine Handwerksbetriebe, Kleinunternehmer nach § 19 UStG und Solo-Selbstständige. Ein funktionierendes E-Mail-Postfach reicht rechtlich für den Empfang aus, ein Lieferant darf dir eine XRechnung oder ZUGFeRD-Datei schicken, und du musst sie annehmen und lesbar machen können.

Praktisch heißt das: Wenn dein Großhändler oder ein Nachunternehmer heute schon auf E-Rechnung umstellt, brauchst du eine Möglichkeit, das XML zu öffnen und revisionssicher abzulegen. Wer hier noch nichts eingerichtet hat, sollte das nicht auf die Ausstellungspflicht verschieben, der Empfang ist schon jetzt Pflicht und lässt sich nicht mit dem Hinweis abwehren, man sei ja klein.

Ausstellen: Wann genau bist du dran?

Beim Ausstellen von B2B-Rechnungen hängt der Stichtag am Vorjahresumsatz. Betriebe mit über 800.000 Euro Gesamtumsatz im Jahr 2026 müssen ab dem 1.1.2027 E-Rechnungen ausstellen. Alle übrigen Unternehmen folgen ab dem 1.1.2028. Bis zum 31.12.2026 dürfen alle noch auf Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, als PDF fakturieren.

1. Bis 31.12.2026: Papier und PDF an Geschäftskunden weiter erlaubt, Empfang von E-Rechnungen aber schon Pflicht.
2. Ab 1.1.2027: Betriebe über 800.000 Euro Umsatz (2026) müssen B2B als E-Rechnung ausstellen; kleinere dürfen noch Papier/PDF.
3. Ab 1.1.2028: Alle übrigen Betriebe müssen B2B-Rechnungen als E-Rechnung ausstellen.

Ob dein Betrieb schon 2027 oder erst 2028 dran ist, kannst du mit dem Stichtag-Checker in wenigen Klicks bestimmen. Die genaue Systematik der Fristen ist im Detail in unserer Übersicht zur E-Rechnungspflicht 2027/2028 erklärt.

Kleinunternehmer und Kleinbeträge: die Entlastungen

Bist du Kleinunternehmer nach § 19 UStG, hat dich das Jahressteuergesetz 2024 dauerhaft von der Ausstellungspflicht befreit. Du darfst deine Rechnungen also auch nach 2028 auf Papier oder als PDF schreiben, empfangen musst du E-Rechnungen aber trotzdem. Freiwillig eine E-Rechnung auszustellen ist erlaubt und kann sich lohnen, wenn Geschäftskunden es wünschen.

Unabhängig von der Betriebsgröße gibt es zwei dauerhafte Ausnahmen: Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto (§ 33 UStDV) und Fahrausweise bleiben von der E-Rechnungspflicht ausgenommen. Auch hier reicht Papier oder PDF. Für den klassischen Kleinauftrag über wenige hundert Euro an einen Geschäftskunden ändert sich damit weniger, als viele befürchten.

Software und öffentliche Auftraggeber: den Übergang praktisch nutzen

Der Übergang bis Ende 2026 ist Zeit zum Testen, kein Grund zum Abwarten. Prüfe, ob deine Handwerker- oder Rechnungssoftware das Erzeugen von XRechnung oder ZUGFeRD und den Empfang von E-Rechnungen bereits beherrscht. Viele Programme haben die Funktion nachgerüstet, welches Format für deine Kundschaft passt, klärt der Format-Finder.

Arbeitest du für Städte, Ämter oder Behörden (B2G), ist der Standard meist die XRechnung, häufig mit einer Leitweg-ID als Käuferreferenz und Einlieferung über ein Portal wie ZRE oder OZG-RE. Wer diese öffentlichen Aufträge schon abwickelt, hat den größten Teil der Umstellung faktisch hinter sich und kann das Verfahren auf B2B-Kunden ausweiten.

Wichtig bleibt bei jedem Format: Die inhaltlichen Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG ändern sich nicht, Name und Anschrift beider Parteien, Steuernummer oder USt-IdNr., Rechnungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Leistung und Leistungsdatum, das nach Steuersätzen aufgeschlüsselte Netto-Entgelt sowie Steuersatz und Steuerbetrag. Bei der E-Rechnung stehen dieselben Angaben nur strukturiert im Datensatz statt im Layout. Weitere Grundlagen sammelt der E-Rechnung-Hub.

Was du als Betrieb jetzt anpacken solltest

Kläre zuerst deinen Empfang, dann deinen Umsatz und dann deine Software: Stelle sicher, dass eingehende E-Rechnungen ankommen und archiviert werden, bestimme über den Vorjahresumsatz deinen Ausstellungs-Stichtag und teste im verbleibenden Übergang ein Format an echten Geschäftsrechnungen. B2C-Rechnungen lässt du wie gewohnt laufen. So trennst du sauber zwischen Pflicht und Wahlfreiheit, statt kurz vor der Frist unter Druck umzustellen.

Sinnvoll ist außerdem, das Thema mit deinem Steuerberater und deiner Software-Betreuung frühzeitig zu besprechen, statt jede Frage selbst zu recherchieren. Wer den Empfang sauber eingerichtet hat, die eigene Umsatzgrenze kennt und ein Format praktisch erprobt hat, geht dem Stichtag gelassen entgegen, egal, ob er 2027 oder 2028 fällt. Der Aufwand steckt fast immer in der Vorbereitung, nicht im laufenden Betrieb danach.

Rechtsgrundlage: § 14 UStG (Wachstumschancengesetz), § 19 UStG (JStG 2024), Norm EN 16931. Stand: 2026, ohne Gewähr.