Krankmeldung Mitarbeiter: Pflichten ab Tag 1 und ab Tag 3

Mitarbeiter müssen sich am 1. Krankheitstag vor Arbeitsbeginn telefonisch oder schriftlich krankmelden, eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU) solltest du spätestens am 4. Krankheitstag in den Händen halten, nach § 5 EntgFG. Seit dem 1. Januar 2023 läuft die AU als elektronische Meldung (eAU) zwischen Arzt und Krankenkasse, du als Arbeitgeber rufst die Daten selbst bei der Krankenkasse ab. Die Entgeltfortzahlung läuft 6 Wochen mit 100 Prozent des regelmäßigen Verdienstes, verkürzt um bestätigte Krankheitstage in den letzten 12 Monaten bei derselben Erkrankung.

Tag 1: die Meldepflicht des Mitarbeiters

§ 5 Absatz 1 Satz 1 EntgFG verpflichtet jeden Mitarbeiter, die Arbeitsunfähigkeit „unverzüglich" mitzuteilen. Unverzüglich heißt: vor Beginn der Arbeitszeit, in der Regel am gleichen Werktag bis 9 Uhr oder zur üblichen Schichtanfangszeit. Eine SMS, ein Anruf oder eine WhatsApp an den Vorgesetzten genügt formal, solange du als Arbeitgeber die Information rechtzeitig hast, damit du den Ausfall organisatorisch auffangen kannst.

Die Meldepflicht gilt auch bei Verlängerung. Wer Montag bis Mittwoch krank ist und Donnerstag immer noch nicht kann, muss sich am Donnerstag erneut melden, nicht warten, bis die alte AU verlängert wird.

Was, wenn der Mitarbeiter wegen Operation oder Bettruhe nicht anrufen kann? Dann beauftragt er einen Angehörigen. Schweigen über mehrere Tage ist arbeitsrechtlich ein Verstoß und kann nach Abmahnung zum Kündigungsgrund werden.

Tag 3 und Tag 4: die AU-Pflicht

Standardregel: Ab dem 4. Kalendertag muss eine AU vorliegen, das heißt der Mitarbeiter geht spätestens am 4. Tag zum Arzt und lässt sich krankschreiben. Wichtig: Wenn der 4. Tag auf ein Wochenende oder einen Feiertag fällt, verschiebt sich die Frist auf den nächsten Werktag. Beispiel: Beginn Krankheit Freitag, 4. Tag wäre Montag, also AU spätestens am Montag.

Du kannst die AU-Pflicht aber arbeitsvertraglich vorverlegen. § 5 Absatz 1 Satz 3 EntgFG erlaubt dir, „die Vorlage der ärztlichen Bescheinigung früher zu verlangen", bis hin zum 1. Krankheitstag. Konkret heißt das: Wenn du in den Arbeitsvertrag schreibst „Eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ist spätestens am 1. Krankheitstag vorzulegen", ist das wirksam. Praxis-Empfehlung: Standard auf den 1. Tag setzen, das senkt Blau-machen-Versuche signifikant.

Seit 1. Januar 2023 läuft die AU elektronisch (eAU). Der Arzt schickt die Krankschreibung digital an die Krankenkasse, du ziehst die Daten als Arbeitgeber selbst per Schnittstelle deines Lohnprogramms oder über das SV-Net-Portal bei der Krankenkasse ab. Der Mitarbeiter muss dir keinen gelben Schein mehr abgeben, aber er muss dich weiterhin telefonisch oder schriftlich informieren, dass er krank ist. Die eAU ersetzt nicht die Meldepflicht aus § 5 Absatz 1 EntgFG.

Die Entgeltfortzahlung: 6 Wochen 100 Prozent

§ 3 Absatz 1 EntgFG regelt die Entgeltfortzahlung: 6 Wochen ab dem 1. Krankheitstag bekommt der Mitarbeiter sein volles Gehalt, inklusive aller regelmäßigen Zulagen, Provisionen und Überstundenpauschalen. Maßgeblich ist der Durchschnittsverdienst der letzten 3 Monate vor der Krankheit. Bei Stundenlöhnern rechnest du die durchschnittliche Wochenarbeitszeit hoch.

Achtung bei wiederholten Krankheiten: Erkrankt der Mitarbeiter innerhalb von 12 Monaten an derselben Krankheit erneut, werden die bereits gezahlten Tage angerechnet. Beispiel: Bandscheibenvorfall im Februar, 4 Wochen Lohnfortzahlung. Erneuter Bandscheibenvorfall im November, du zahlst noch maximal 2 Wochen weiter, dann übernimmt die Krankenkasse mit Krankengeld. Bei unterschiedlichen Krankheiten beginnen die 6 Wochen jeweils neu.

Die U1-Umlage erstattet dir bei bis zu 30 Mitarbeitern einen Teil der Lohnfortzahlungskosten zurück, typisch 40 bis 80 Prozent, je nach gewähltem Umlagesatz bei der Krankenkasse. Frage deinen Steuerberater oder die Lohnabrechnung, welcher Satz für deinen Betrieb gilt. Bei wenigen, schweren Krankheitsfällen lohnt sich der höhere Umlagesatz mit 80 Prozent Erstattung schnell.

Was du als Arbeitgeber konkret prüfen darfst

Erste Frage: Anruf zu Hause? Ja, freundliche Besserungs-Erkundigung ist zulässig. Nicht erlaubt: Fragen nach Diagnose oder Details, das fällt unter Art. 9 DSGVO. Ein „Weißt du, wann du zurückkommst?" ist okay, „Was hast du genau?" nicht.

Zweite Frage: Hausbesuche? Nein, ohne Einladung ist das Hausfriedensbruch. Genesungswünsche per Brief sind erlaubt. Verdacht auf Blau-machen rechtfertigt keine Privat-Detektivarbeit.

Dritte Frage: Darfst du die Krankschreibung anzweifeln und den Medizinischen Dienst (MDK) einschalten? Ja, nach § 275 SGB V kannst du bei begründetem Zweifel eine MDK-Begutachtung anregen. Begründeter Zweifel liegt vor bei häufigen kurzen Krankschreibungen rund um Wochenenden, bei Krankheit unmittelbar nach Urlaubsverweigerung oder bei Beobachtung sportlicher Aktivitäten während der Krankschreibung. Die MDK-Begutachtung ist kostenlos für dich.

Die eAU-Praxis im Alltag

Seit 2023 läuft die elektronische AU. Konkret bedeutet das: Der Mitarbeiter geht zum Arzt, der Arzt übermittelt die AU-Daten an die Krankenkasse. Du als Arbeitgeber fragst die Daten elektronisch bei der Krankenkasse ab, entweder direkt aus deinem Lohnprogramm (DATEV, Lexware, SAGE, Personio) oder über das kostenlose SV-Net-Portal der ITSG.

Was wichtig ist: Die Abfrage muss aktiv erfolgen. Die Krankenkasse schickt dir nicht automatisch eine eAU. Du solltest nach der mündlichen Krankmeldung selbst abfragen, mit Sozialversicherungsnummer und Krankheitsbeginn. Die Antwort kommt meist binnen 24 Stunden, bei jüngeren Krankenkassen oder kleinen Ärzten kann es 2 bis 3 Tage dauern.

1. Mitarbeiter meldet sich morgens telefonisch krank.
2. Du notierst Datum, Uhrzeit und voraussichtliche Dauer.
3. Falls keine AU-Pflicht ab Tag 1: Mitarbeiter geht spätestens am 4. Tag zum Arzt.
4. Arzt übermittelt eAU an die Krankenkasse (digital, automatisch).
5. Du fragst eAU bei der Krankenkasse ab, über Lohnprogramm oder SV-Net.
6. Daten landen automatisch im Lohnsystem, Lohnfortzahlung startet.
7. Nach 6 Wochen: Wechsel auf Krankengeld der Krankenkasse, du meldest „Arbeitsunfähigkeit länger als 42 Tage" über DEÜV-Schnittstelle.

Wann eine Kündigung wegen Krankheit funktioniert

Krankheitsbedingte Kündigung ist möglich, aber rechtlich heikel. Voraussetzung: negative Gesundheitsprognose, erhebliche Beeinträchtigung der betrieblichen Interessen und Interessenabwägung zu deinen Gunsten. Praktisch bedeutet das: über 30 Krankheitstage pro Jahr in 3 aufeinander folgenden Jahren und ein BEM-Verfahren (Betriebliches Eingliederungsmanagement) nach § 167 Absatz 2 SGB IX, das du dokumentiert angeboten hast.

Beim BEM lädst du den Mitarbeiter schriftlich ein, gemeinsam Maßnahmen zur Vermeidung weiterer Krankheit zu besprechen, Umsetzung an anderen Arbeitsplatz, Reduzierung der Belastung, technische Hilfsmittel. Lehnt der Mitarbeiter ab oder bringen die Maßnahmen nichts, ist eine spätere Kündigung deutlich rechtssicherer. Ohne dokumentiertes BEM scheitern krankheitsbedingte Kündigungen vor dem Arbeitsgericht regelmäßig.

Was du jetzt tun solltest: die wichtigsten Eckpfeiler

Mitarbeiter müssen sich am 1. Krankheitstag melden, AU spätestens am 4. Tag, du kannst die AU-Pflicht per Arbeitsvertrag auf den 1. Tag vorziehen. Die eAU läuft seit 2023 elektronisch, du fragst selbst bei der Krankenkasse ab. Lohnfortzahlung 6 Wochen 100 Prozent, U1-Umlage erstattet bei kleinen Betrieben bis 80 Prozent. Bei Verdacht auf Blau-machen schaltest du den MDK ein, kürzt aber nie eigenmächtig den Lohn. Krankheitsbedingte Kündigung nur mit sauberem BEM-Verfahren, sonst Klage-Risiko über 80 Prozent. Bei konkreten Fällen mit häufigen Krankschreibungen oder vermutetem Missbrauch Steuerberater oder Fachanwalt für Arbeitsrecht einbeziehen, denn ein falsch geführtes Kündigungsverfahren kostet schnell 20.000 Euro Abfindung statt 0 Euro.