Buchhaltung im KMU: Lexoffice, sevDesk und DATEV Unternehmen online im Vergleich

Die GoBD nach BMF-Schreiben vom 28. November 2019 verlangt von jedem Unternehmer in Deutschland eine elektronische Buchführung, die unveränderbar, vollständig und nachvollziehbar ist, Papier-Belege in Schuhkartons reichen seit 2020 für die Betriebsprüfung nicht mehr. Im KMU mit 50.000 bis 2 Millionen Euro Jahresumsatz haben sich drei Lösungen durchgesetzt: Lexoffice (29-89 Euro monatlich), sevDesk (16-59 Euro monatlich) und DATEV Unternehmen online (40-120 Euro monatlich plus Steuerberater-Anbindung). Die Wahl zwischen den dreien entscheidet darüber, ob die Buchhaltung in 4 oder in 12 Stunden pro Monat erledigt ist, und wie hoch die Steuerberater-Rechnung am Jahresende ausfällt.

Was die GoBD im KMU konkret verlangt

Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoBD) verlangen sieben Kernprinzipien: Vollständigkeit, Richtigkeit, Zeitgerechtigkeit, Ordnung, Unveränderbarkeit, Nachvollziehbarkeit und Aufbewahrung. Konkret bedeutet das: jeder Beleg muss innerhalb von 10 Tagen nach Erhalt verbucht werden (§ 146 AO), die Belege müssen 10 Jahre revisionssicher archiviert werden, nachträgliche Änderungen müssen protokolliert sein.

Wer noch mit Excel arbeitet, verstößt fast zwangsläufig gegen das Unveränderbarkeits-Prinzip, eine Excel-Zelle kann nachträglich geändert werden, ohne dass ein Protokoll entsteht. Die Finanzverwaltung kann bei Verstößen die Buchführung verwerfen und nach § 162 AO schätzen, was meist deutlich teurer ist als das tatsächliche Ergebnis.

Alle drei vorgestellten Lösungen sind nach GoBD-Standard zertifiziert, Lexoffice von der WPGmbH, sevDesk von Audicon, DATEV implizit als Marktstandard. Die Software-Wahl ist damit nicht das Problem, die Frage ist eher: Welche passt zum eigenen Geschäftsmodell und zur bestehenden Steuerberater-Beziehung?

Die drei Anbieter im Profil

Lexoffice von Haufe-Lexware richtet sich an Solo-Unternehmer und kleine KMU mit 1-15 Mitarbeitern und bis zu rund 500.000 Euro Jahresumsatz. Die Oberfläche ist deutlich aufgeräumter als bei DATEV, das Onboarding dauert keine 30 Minuten. DATEV-Export inklusive (für die Übergabe an den Steuerberater zum Jahresabschluss), Banken-Anbindung an die meisten deutschen Institute, Belegerfassung per Smartphone-Foto.

sevDesk kommt aus Offenburg und positioniert sich bei kleineren Firmen mit deutlichem Fokus auf Rechnungsstellung und Mahnwesen. Die kostenlose Belegerfassungs-App ist im Markt führend (Tessa-OCR-Engine, erkennt Beträge auch von schlechten Scans). Schnittstellen zu PayPal, Stripe und Klarna sind nativ, gut für Online-Händler mit gemischten Zahlungswegen.

DATEV Unternehmen online ist die Profi-Lösung für Firmen ab 10 Mitarbeitern, die mit einem Steuerberater eng zusammenarbeiten. Der Vorteil: alle Daten landen direkt im DATEV-Rechenzentrum, der Steuerberater arbeitet ohne Datenexport. Der Nachteil: die Oberfläche ist sperriger, das Einrichten dauert 2-4 Stunden mit Steuerberater-Hilfe.

Lexoffice in der Detail-Bewertung

Lexoffice ist seit der Übernahme durch die Haufe-Gruppe massiv ausgebaut worden. Die drei Tarife heißen heute Buchhaltung & Berichte (29 Euro), Buchhaltung & Bank (49 Euro) und Lohn & Gehalt (89 Euro mit eigenem Lohnmodul). Bis zu 5 Mitarbeiterzugänge sind inklusive, jeder weitere kostet 10 Euro monatlich.

Was gut ist: die Banken-Anbindung läuft automatisch über 99 Prozent der deutschen Institute, die Belegerkennung per Smartphone-Foto ist solide (nicht best-in-class, aber für Standard-Belege ausreichend), die Umsatzsteuer-Voranmeldung lässt sich mit einem Klick ans Finanzamt übermitteln.

Was nervt: das Mahnwesen ist im Basistarif eingeschränkt, mehrstufige Mahnungen erst ab Tarif Buchhaltung & Bank. Komplexere Buchungen wie Mietverhältnisse mit anteiliger Vorsteuer oder Reverse-Charge bei EU-B2B kosten Nachfragen beim Steuerberater, Lexoffice ist auf einfache Sachverhalte ausgelegt.

sevDesk in der Detail-Bewertung

sevDesk ist der Preis-Leistungs-Sieger im Solo- und Mini-Segment. Die drei Tarife (Rechnung 16 Euro, Buchhaltung 28 Euro, Warenwirtschaft 59 Euro) staffeln sauber nach Bedarf. Wer nur Rechnungen schreiben muss und keine Bank-Anbindung braucht, kommt mit 16 Euro monatlich aus.

Stärken: die Tessa-OCR-Engine zur Belegerfassung ist im Markt-Test seit drei Jahren immer auf Platz 1 oder 2, die Schnittstellen zu Online-Shops (Shopify, WooCommerce, Amazon, eBay) sind tief integriert. Wer im E-Commerce arbeitet, spart sich mit sevDesk die manuelle Erfassung jeder einzelnen Bestellung.

Schwächen: weniger Bank-Anbindungen als Lexoffice (vor allem bei kleineren Sparkassen und Volksbanken), das Lohnmodul ist deutlich schwächer als bei den Wettbewerbern und für die Lohnabrechnung empfiehlt sevDesk selbst die Übergabe an Datev oder einen externen Lohn-Service.

DATEV Unternehmen online in der Detail-Bewertung

DATEV ist der Standard für Steuerberater-Kanzleien in Deutschland, über 90 Prozent aller Kanzleien arbeiten mit DATEV. Wenn der eigene Steuerberater DATEV nutzt (was meist der Fall ist), bietet DATEV Unternehmen online den nahtlosesten Workflow: der Kanzlist greift direkt auf die Buchungen zu, ohne Datenexport-Zwischenschritte.

Stärken: die Datenintegrität ist branchenführend, die Belegarchivierung erfüllt selbst die strengsten Audit-Anforderungen, die Jahresabschluss-Übergabe an den Steuerberater dauert Stunden statt Tage. Wer expandiert und in 2-3 Jahren auf 30-50 Mitarbeiter wachsen will, sollte direkt mit DATEV starten, der Wechsel später ist teuer und schmerzhaft.

Schwächen: die Oberfläche wirkt wie aus 2010, das Onboarding ohne Steuerberater-Hilfe ist kaum machbar, die Preise sind 40-60 Prozent über Lexoffice/sevDesk. Für Solo-Unternehmer und Mini-KMU meist überdimensioniert.

Entscheidungs-Checkliste vor dem Vertragsabschluss

Bevor man einen Vertrag abschließt, und alle drei Anbieter binden im Standard-Tarif für 12 Monate, sollten ein paar Klärungspunkte abgehakt sein. Wer die Liste durchgeht, vermeidet die häufigsten Fehlentscheidungen, die später nicht mehr revidierbar sind.

Die wichtigsten Kriterien in der Reihenfolge der Priorität:

1. Welche Software nutzt der eigene Steuerberater? Bei DATEV-Kanzlei direkt DATEV UO wählen, spart Konvertierungs-Honorare
2. Wie viele Belege pro Monat fallen an? Bei über 200 Belegen/Monat OCR-Qualität testen (sevDesk Tessa führend)
3. Welche Banken werden genutzt? Anbindung vorher prüfen, vor allem bei kleinen regionalen Instituten
4. Werden Löhne intern oder extern abgerechnet? Bei intern: Lexoffice Lohn & Gehalt-Tarif oder DATEV LODAS
5. Wie viele Mitarbeiter brauchen Zugang? Bei mehr als 5 Personen die Mehrkosten beachten
6. Wie sieht der Wachstumsplan aus? Bei geplantem Wachstum auf 30+ MA besser direkt mit DATEV starten
7. Probemonat nutzen, alle drei bieten 30 Tage kostenlosen Test mit Echtdaten

Was du jetzt tun solltest: Welche Lösung für welchen Betrieb

Für Solo-Unternehmer und Freelancer mit unter 100.000 Euro Jahresumsatz und einfacher Belegstruktur ist sevDesk Rechnung-Tarif für 16 Euro die wirtschaftlichste Wahl, mehr Funktionsumfang als nötig würde nur Kosten produzieren. Für KMU mit 5-15 Mitarbeitern, die intern buchen und nur den Jahresabschluss zum Steuerberater geben, ist Lexoffice Buchhaltung & Bank die Standard-Empfehlung. Die Bedienung ist die einfachste am Markt, der DATEV-Export für den Steuerberater funktioniert sauber.

Für mittelständische Firmen ab 15 Mitarbeitern, die eng mit einer DATEV-Kanzlei zusammenarbeiten oder in den nächsten 2-3 Jahren auf 30+ Beschäftigte wachsen wollen, lohnt der direkte Einstieg in DATEV Unternehmen online, der spätere Wechsel ist teuer und unterbricht oft die Buchungs-Kontinuität. Wer im E-Commerce mit Multi-Channel-Verkauf (Shopify, Amazon, eBay parallel) arbeitet, ist mit sevDesk Buchhaltung-Tarif am schnellsten produktiv, weil die Shop-Anbindungen tiefer sind als bei Lexoffice.

Wichtigste Regel: vor dem Vertragsabschluss mit dem eigenen Steuerberater sprechen, er bezahlt zwar nicht das Tool, aber seine Stundensätze für „Korrekturen wegen Tool-Inkompatibilität" können das Doppelte des Software-Preises kosten. Bei konkreten Fällen Steuerberater oder Fachanwalt einbeziehen, weil die GoBD-Auslegung in Detailfragen branchenspezifisch unterschiedlich gehandhabt wird.