Diese Rechnungen sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen

Nicht jede Rechnung muss künftig eine E-Rechnung sein. Der Gesetzgeber hat drei feste Ausnahmen vorgesehen, die dauerhaft von der E-Rechnungspflicht befreit bleiben: Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro nach § 33 UStDV, Fahrausweise und Rechnungen an Privatkunden. In diesen Fällen darfst du weiter Papier oder eine klassische PDF verwenden. Wer diese Grenzen kennt, spart sich unnötigen Umstellungsaufwand — und vermeidet die häufigste Falle, das Format zu verwechseln.

Die Ausnahmen betreffen ausschließlich das Ausstellen von Rechnungen. Deine Pflicht, E-Rechnungen empfangen zu können, bleibt davon unberührt und gilt seit dem 1. Januar 2025 für jedes inländische Unternehmen. Es lohnt sich also, beide Seiten sauber auseinanderzuhalten: Beim Senden hast du Spielraum, beim Empfangen nicht.

Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro

Die praktisch wichtigste Ausnahme sind Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto. Nach § 33 UStDV gelten für sie ohnehin erleichterte Regeln, und sie fallen nicht unter die E-Rechnungspflicht. Der typische Kassenbon, die Tankquittung oder die Rechnung über Büromaterial im kleinen Rahmen dürfen also weiterhin auf Papier oder als PDF vorliegen.

Die 250-Euro-Grenze bezieht sich auf den Gesamtbetrag einschließlich Umsatzsteuer. Liegt eine Rechnung darüber, greift die Ausnahme nicht mehr — dann kommt es darauf an, ob es sich um eine B2B-Rechnung zwischen inländischen Unternehmen handelt und welcher Stichtag für den Aussteller gilt. Ob eine konkrete Rechnung überhaupt betroffen ist, kannst du mit dem Stichtag-Checker einordnen.

Für die Übergangszeit bis zum 31. Dezember 2026 gilt ohnehin eine Erleichterung: In diesem Zeitraum dürfen alle Unternehmen noch Papierrechnungen und — mit Zustimmung des Empfängers — klassische PDF versenden. Die dauerhaften Ausnahmen für Kleinbeträge, Fahrausweise und B2C wirken darüber hinaus, also auch nach Ende der Übergangsphase. Genau das macht sie für die Praxis so wichtig.

Fahrausweise

Auch Fahrausweise sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen. Das Bahnticket, der Nahverkehrsschein oder vergleichbare Belege müssen nicht als strukturierte E-Rechnung ausgestellt werden. Sie gelten unter besonderen Regeln als Rechnung und behalten ihre bisherige Form. Für dich als Unternehmer bedeutet das: Reisebelege deiner Mitarbeiter kannst du weiterhin wie gewohnt sammeln und verbuchen, ohne auf ein E-Rechnungsformat zu achten.

Das ist im Alltag eine spürbare Erleichterung, denn Reisekosten fallen oft in vielen kleinen Belegen an und stammen von Verkehrsanbietern, die nicht auf deine Buchhaltung abgestimmt sind. Achte trotzdem darauf, dass die Belege vollständig und lesbar bleiben und du sie ordnungsgemäß aufbewahrst — die Ausnahme betrifft nur das Format, nicht die grundsätzliche Belegpflicht.

Rechnungen an Privatkunden (B2C)

Die E-Rechnungspflicht zielt ausschließlich auf den B2B-Bereich — also auf Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen. Verkaufst du an Privatkunden, gilt die Pflicht nicht. Der Handwerker, der eine Reparatur beim privaten Auftraggeber abrechnet, und der Onlinehändler, der an Endverbraucher liefert, dürfen weiterhin Papier oder PDF ausstellen.

Das entlastet vor allem Betriebe mit überwiegend privater Kundschaft. Wichtig bleibt aber die saubere Trennung: Sobald dein Kunde ein Unternehmen ist und die übrigen Voraussetzungen erfüllt sind, kann die E-Rechnungspflicht greifen — je nach Stichtag und Umsatz des Ausstellers. Die genaue Staffelung der Jahre 2027 und 2028 findest du in der Pillar zur E-Rechnungspflicht 2027/2028.

Beachte außerdem, dass die B2C-Ausnahme nur das Ausstellen betrifft. Auf der Empfangsseite gibt es keine solche Erleichterung: Jedes inländische Unternehmen muss seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können, auch wenn es selbst fast nur an Privatkunden verkauft. Die Ausnahmen dieses Artikels helfen dir also beim Senden — sie ersetzen nicht die technische Fähigkeit, eingehende E-Rechnungen anzunehmen.

Die Falle: Eine PDF ist keine E-Rechnung

Der größte Irrtum bei diesem Thema betrifft das Format. Viele halten die gewohnte PDF-Rechnung, die sie seit Jahren per Mail verschicken, bereits für eine E-Rechnung. Das ist sie nicht. Eine E-Rechnung im gesetzlichen Sinne ist ein strukturierter, maschinenlesbarer Datensatz nach der Norm EN 16931 — konkret eine XRechnung als reines XML oder eine ZUGFeRD-Datei als PDF mit eingebettetem XML. Eine reine PDF oder ein Scan erfüllt diese Anforderung nicht.

Diese Falle wirkt in beide Richtungen. Beim Ausstellen musst du ab deinem Stichtag ein echtes E-Rechnungsformat erzeugen, keine umbenannte PDF. Beim Empfangen wiederum darfst du eine eingehende XRechnung nicht einfach ausdrucken und den Ausdruck als Original behandeln — für die GoBD-konforme Aufbewahrung zählt der strukturierte Datensatz. Rechnungen sind acht Jahre revisionssicher und im Originalformat aufzubewahren.

Der Unterschied ist nicht nur formal. Fehlt einer echten E-Rechnung eine Pflichtangabe nach § 14 Abs. 4 UStG oder stimmt das Format nicht, kann der Empfänger sie zurückweisen, und der Vorsteuerabzug kann ins Stocken geraten, bis eine korrekte Rechnung vorliegt. Ein eigenes neues E-Rechnungs-Bußgeld gibt es zwar nicht — das Risiko liegt aber im gefährdeten Vorsteuerabzug und in der allgemeinen Ordnungsmäßigkeit deiner Buchhaltung. Deshalb lohnt es sich, bei jedem Beleg kurz zu klären, ob eine Ausnahme greift oder ob ein strukturiertes Format nötig ist.

So gehst du mit den Ausnahmen um

Präge dir die drei dauerhaften Ausnahmen ein — Kleinbeträge bis 250 Euro, Fahrausweise und B2C-Rechnungen — und behandle alles andere im Zweifel als potenziell E-Rechnungspflichtig, sobald es sich um inländische B2B-Umsätze über der Bagatellgrenze handelt. Verwechsle dabei nie eine PDF mit einer echten E-Rechnung. Wenn du unsicher bist, ob ein konkreter Beleg unter die Pflicht fällt, hilft dir der Stichtag-Checker; einen Überblick über alle Regeln bietet der E-Rechnung-Hub.

Rechtsgrundlage: § 14 UStG (Wachstumschancengesetz), § 19 UStG (JStG 2024), § 33 UStDV, Norm EN 16931. Stand: 2026, ohne Gewähr.