E-Rechnung empfangen: Was du seit 2025 brauchst

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können — und zwar unabhängig davon, ob es selbst schon welche ausstellt. Diese Empfangspflicht gilt ohne Übergangsfrist und ohne Umsatzgrenze: Sie trifft den Handwerksbetrieb genauso wie den Kleinunternehmer, den Vermieter mit Umsatzsteuer-Option, den Freiberufler und den Verein. Wenn ein Geschäftspartner dir heute eine XRechnung schickt, musst du sie annehmen und korrekt verarbeiten können.

Empfangen-Können ist die Pflicht — Ausstellen kommt später

Der Gesetzgeber hat die E-Rechnung in zwei Schritten aufgesetzt. Das Ausstellen wird erst gestaffelt Pflicht: ab dem 1. Januar 2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab dem 1. Januar 2028 für alle übrigen Betriebe im B2B-Bereich. Das Empfangen dagegen ist schon seit Anfang 2025 verbindlich. Der Grund ist einfach: Sobald irgendein Lieferant berechtigt ist, dir eine E-Rechnung zu schicken, muss auf der anderen Seite jemand sein, der sie annehmen kann.

Deshalb kannst du dich nicht darauf zurückziehen, dass du selbst noch Papier oder PDF verschickst. Für die Empfangsseite zählt allein, was dein Gegenüber tut. Und mancher große Zulieferer stellt seine Rechnungen bereits vollständig auf das strukturierte Format um.

In der Übergangsphase bis zum 31. Dezember 2026 dürfen zwar alle noch Papier senden und — mit Zustimmung des Empfängers — auch klassische PDF. Diese Erleichterung betrifft aber ausdrücklich das Ausstellen. Für den Empfang gibt es keine solche Schonfrist: Ein Partner, der dir schon heute eine E-Rechnung schicken will, darf das, und du musst sie annehmen.

💡 Gut zu wissen: Auch wer als Kleinunternehmer nach § 19 UStG dauerhaft von der Ausstellungspflicht befreit bleibt, muss E-Rechnungen empfangen können. Die Befreiung betrifft nur das Senden, nicht das Annehmen. Welche Regeln sonst noch für die kommenden Jahre gelten, ordnet der Überblick zur E-Rechnungspflicht 2027/2028 ein.

Was überhaupt als E-Rechnung zählt

Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist ein strukturierter, maschinenlesbarer Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931. In Deutschland treten dir dabei zwei Formate gegenüber: die XRechnung, ein reines XML-Dokument, und ZUGFeRD, eine PDF-Datei mit eingebettetem XML. Beide erfüllen die Norm, sehen für dich aber unterschiedlich aus.

Wichtig ist die Abgrenzung nach unten: Eine ganz normale PDF-Rechnung, die dein Steuerberater bisher per Mail schickt, ist keine E-Rechnung. Ein eingescanntes Papierdokument erst recht nicht. Entscheidend ist der strukturierte Datenteil, den eine Software auslesen kann — nicht das schöne Layout für das menschliche Auge. Welches Format in deiner Konstellation passt, kannst du mit dem Format-Finder eingrenzen.

Für dich als Empfänger heißt das konkret: Du musst beide Varianten verarbeiten können. Eine XRechnung ohne Viewer zeigt dir nur XML-Code, den du kaum lesen kannst — hier braucht es zwingend eine Software, die den Datensatz in eine lesbare Form bringt. Bei ZUGFeRD siehst du zwar ein normales PDF, doch der rechtlich maßgebliche Teil ist das eingebettete XML. Verlasse dich also nie auf das PDF-Bild allein, sondern stelle sicher, dass dein Programm den strukturierten Kern erkennt und übernimmt.

Diese drei Bausteine brauchst du praktisch

Um die Empfangspflicht sauber zu erfüllen, reicht in vielen kleinen Betrieben eine überschaubare Ausstattung. Es geht nicht um teure Spezialsoftware, sondern um drei Bausteine, die zusammenpassen müssen.

1. Ein festes E-Mail-Postfach für Rechnungen. Das Gesetz gibt keinen bestimmten Übertragungsweg vor — E-Mail genügt. Sinnvoll ist eine dedizierte Adresse wie rechnung@deinefirma.de, damit Eingänge nicht in privaten Postfächern untergehen.
2. Software oder ein Portal, das XRechnung und ZUGFeRD lesen kann. Das kann dein Buchhaltungsprogramm, ein Modul deines Steuerberaters oder ein einfacher Viewer sein. Es muss den XML-Datensatz darstellen und weiterverarbeiten können.
3. Ein klarer Prozess, wer prüft und ablegt. Bei einer Person im Betrieb muss festliegen, dass eingehende E-Rechnungen kontrolliert, freigegeben und revisionssicher archiviert werden.

Der Übertragungsweg ist bewusst offengelassen. In der Praxis läuft der Empfang meist über E-Mail, in manchen Branchen über ein Portal oder ein Kundenkonto beim Lieferanten. Entscheidend ist nicht der Kanal, sondern dass der strukturierte Datensatz bei dir ankommt und lesbar wird. Wer mit öffentlichen Auftraggebern arbeitet, trifft zusätzlich auf eigene Anforderungen: Behörden verlangen meist die XRechnung, häufig mit einer Leitweg-ID als Käuferreferenz und Einlieferung über ein Portal. Das betrifft dann allerdings deine ausgehenden Rechnungen an die öffentliche Hand, nicht den reinen Empfang.

Der Prozess dahinter: prüfen, freigeben, archivieren

Empfangen heißt nicht nur, die Datei entgegenzunehmen. Du musst inhaltlich prüfen können, ob die Rechnung stimmt. Die Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG sind bei der E-Rechnung dieselben wie beim Papier — Name und Anschrift beider Parteien, Steuernummer oder USt-IdNr., Ausstellungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, Leistungsdatum, das nach Steuersätzen aufgeschlüsselte Netto-Entgelt sowie Steuersatz und Steuerbetrag. Sie stehen nur strukturiert im Datensatz statt im Layout.

Fehlt eine dieser Angaben oder ist das Format fehlerhaft, kannst du die Rechnung zurückweisen. Bis eine korrekte E-Rechnung vorliegt, kann dein Vorsteuerabzug ins Stocken geraten. Ein spezielles neues E-Rechnungs-Bußgeld gibt es nicht — das eigentliche Risiko ist der gefährdete Vorsteuerabzug und die allgemeine Ordnungsmäßigkeit deiner Buchhaltung.

Nach der Prüfung folgt die Archivierung. Rechnungen sind acht Jahre aufzubewahren (2025 von zehn auf acht Jahre verkürzt), revisionssicher, unveränderbar und im Originalformat. Bei der E-Rechnung ist das strukturierte XML das Original, das erhalten bleiben muss. Ordne deine Ablage von Anfang an so, dass der Datensatz nicht verloren geht.

Was dich weiterbringt

Prüfe zuerst, ob du eine feste Rechnungs-Mailadresse und eine Software hast, die XRechnung und ZUGFeRD öffnet — damit erfüllst du die Empfangspflicht in den meisten Fällen bereits. Lege dann intern fest, wer eingehende E-Rechnungen kontrolliert und im Originalformat archiviert. Für Fristen und Formate helfen dir der Format-Finder und der E-Rechnung-Hub mit allen weiterführenden Ratgebern.

Rechtsgrundlage: § 14 UStG (Wachstumschancengesetz), § 19 UStG (JStG 2024), Norm EN 16931. Stand: 2026, ohne Gewähr.