E-Rechnung: Die häufigsten Fehler und wie du sie vermeidest

Eine als PDF verschickte Rechnung ist im Sinne der neuen Regeln keine E-Rechnung, dieser eine Irrtum steckt hinter vielen Problemen, die Unternehmen sich beim Umstieg einhandeln. Als E-Rechnung zählt ausschließlich ein strukturierter, maschinenlesbarer Datensatz nach der Norm EN 16931, also eine XRechnung (reines XML) oder ein ZUGFeRD-Dokument (PDF mit eingebettetem XML). Wer das übersieht, baut sich unbemerkt Formatfehler ein, die später den Vorsteuerabzug ins Stocken bringen können.

Die folgenden sechs Fehler tauchen in der Praxis besonders oft auf. Geh sie einmal durch und gleiche sie mit deinen eigenen Abläufen ab, die meisten davon lassen sich mit wenigen Handgriffen entschärfen.

Fehler 1: Die PDF für eine E-Rechnung halten

Eine hübsch gestaltete PDF sieht nach Rechnung aus, ist aber technisch nur ein Bild-Dokument ohne auswertbaren Datensatz. Ein Scan einer Papierrechnung ist ebenfalls keine E-Rechnung. Entscheidend ist der strukturierte Kern nach EN 16931, den ein Buchhaltungssystem automatisch einlesen kann.

Ab dem Zeitpunkt, an dem du zur Ausstellung verpflichtet bist, genügt eine reine PDF im B2B-Bereich nicht mehr. Ob im Einzelfall XRechnung oder ZUGFeRD besser passt, kannst du mit dem Format-Finder eingrenzen.

Fehler 2: Pflichtangaben fehlen oder sind unvollständig

Eine E-Rechnung enthält inhaltlich dieselben Pflichtangaben wie eine Papierrechnung, nur in strukturierter Form. Fehlt eine davon, kann der Empfänger die Rechnung zurückweisen, und der Vorsteuerabzug kann stocken, bis eine korrekte Fassung vorliegt. Nach § 14 Abs. 4 UStG gehören unter anderem dazu:

• Name und Anschrift beider Parteien
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Ausstellungsdatum und fortlaufende Rechnungsnummer
• Menge und Art der Leistung sowie das Leistungsdatum
• nach Steuersätzen aufgeschlüsseltes Netto-Entgelt
• Steuersatz und Steuerbetrag oder Hinweis auf die Steuerbefreiung

Weil sich diese Angaben im XML nicht so leicht auf einen Blick prüfen lassen wie auf Papier, lohnt eine feste Kontrollroutine. Die Pflichtangaben-Checkliste führt dich Punkt für Punkt durch.

Fehler 3: Nur den Ausdruck archivieren

Bei einer E-Rechnung ist das strukturierte XML das Original, und genau dieses Original musst du aufbewahren. Ein Papierausdruck oder eine daraus erzeugte PDF genügt nicht, weil der maschinenlesbare Datensatz dabei verloren geht. Nach den GoBD sind Rechnungen revisionssicher und unveränderbar im Originalformat abzulegen.

Die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen wurde seit 2025 von zehn auf acht Jahre verkürzt. Das ändert aber nichts daran, dass in diesen acht Jahren das XML unverändert vorliegen muss. Wer nur den Ausdruck ablegt, riskiert einen formalen Mangel bei der nächsten Prüfung.

Fehler 4: Den Empfang seit 2025 nicht eingerichtet haben

Seit dem 1.1.2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, und zwar unabhängig davon, ob es selbst schon ausstellen muss. Wer keinen Weg für den Empfang eingerichtet hat, steht schlecht da, sobald ein Lieferant auf E-Rechnung umstellt.

In vielen Fällen reicht ein E-Mail-Postfach, an das der strukturierte Datensatz gesendet werden kann, kombiniert mit einer sicheren Ablage. Wichtig ist, dass eingehende E-Rechnungen nicht in einem persönlichen Postfach versickern, sondern zuverlässig in die Buchhaltung gelangen.

Fehler 5: Für Behörden das falsche Format wählen

Rechnest du mit öffentlichen Auftraggebern ab, gelten oft besondere Anforderungen. Öffentliche Auftraggeber verlangen meist eine XRechnung, häufig mit einer Leitweg-ID als Käuferreferenz und einer Einlieferung über ein Portal. Wer stattdessen ein anderes Format oder den falschen Kanal nutzt, riskiert, dass die Rechnung gar nicht erst angenommen wird.

Kläre deshalb vor der ersten Rechnung an eine Behörde, welche Leitweg-ID gilt und über welches Portal eingeliefert werden soll. Das steht in der Regel in den Vergabeunterlagen oder lässt sich beim Auftraggeber erfragen.

Fehler 6: Als Kleinunternehmer den Empfang ignorieren

Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind durch das Jahressteuergesetz 2024 dauerhaft von der Ausstellungspflicht befreit, freiwillig ausstellen dürfen sie, müssen aber nicht. Daraus wird gern der Fehlschluss gezogen, das Thema E-Rechnung sei damit erledigt. Das stimmt nicht: Empfangen müssen auch Kleinunternehmer.

Wer also unter die Kleinunternehmerregelung fällt, kann sich beim Ausstellen zurücklehnen, muss aber trotzdem in der Lage sein, eingehende E-Rechnungen anzunehmen und korrekt aufzubewahren. Den Überblick über alle Fristen und Ausnahmen findest du im E-Rechnung-Hub und in der Übersicht zur E-Rechnungspflicht 2027/2028.

Bonus-Fehler: Ausnahmen übersehen

Nicht jede Rechnung muss als E-Rechnung laufen, und wer die Ausnahmen nicht kennt, macht sich unnötig Arbeit oder wählt umgekehrt das falsche Format. Dauerhaft ausgenommen sind Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, Fahrausweise und Rechnungen an Privatkunden im B2C-Bereich. Dort bleiben Papier und PDF weiterhin zulässig.

Ein weiterer Denkfehler ist die Sorge vor einem neuen „E-Rechnungs-Bußgeld". Ein eigenes, spezielles Bußgeld für Formfehler bei der E-Rechnung gibt es nicht. Das eigentliche Risiko liegt woanders: beim gefährdeten Vorsteuerabzug und bei der allgemeinen Ordnungsmäßigkeit deiner Buchführung. Fehlt eine Pflichtangabe oder stimmt das Format nicht, kann der Empfänger zurückweisen, und der Vorsteuerabzug kann so lange stocken, bis eine korrekte E-Rechnung vorliegt.

Die Kurzcheckliste zum Gegenlesen

Bevor eine Rechnung rausgeht oder abgelegt wird, hilft ein knapper Durchgang. Diese Punkte fangen die häufigsten Fehler ab:

1. Ist es ein strukturierter Datensatz nach EN 16931, nicht nur eine PDF?
2. Sind alle Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG enthalten?
3. Wird das Original-XML revisionssicher aufbewahrt, nicht nur ein Ausdruck?
4. Ist der Empfangsweg für eingehende E-Rechnungen eingerichtet?
5. Stimmt bei Behörden das Format samt Leitweg-ID und Portal?
6. Ist die Kleinunternehmer- oder Kleinbetragsausnahme richtig eingeordnet?

So machst du es besser

Die meisten dieser Fehler entstehen nicht aus bösem Willen, sondern aus einem unklaren Bild davon, was eine E-Rechnung überhaupt ist. Wer verinnerlicht hat, dass nur der strukturierte Datensatz zählt, dass die Pflichtangaben vollständig sein müssen und dass das Original-XML aufzubewahren ist, hat die drei größten Klippen bereits umschifft. Kläre zusätzlich frühzeitig deinen Empfangsweg und die Sonderregeln für Behörden, dann bleibt die Umstellung eine Fleißaufgabe statt eines Risikos.

Rechtsgrundlage: § 14 UStG (Wachstumschancengesetz), § 19 UStG (JStG 2024), Norm EN 16931. Stand: 2026, ohne Gewähr.